Migracja poczty firmowej do nowego dostawcy
Zmiana dostawcy poczty wygląda na kilka kliknięć. W praktyce chodzi o skrzynki, archiwa, kalendarze, rekordy w DNS i moment, w którym wiadomości zaczynają trafiać w nowe miejsce, a nie do starego.
Autor: Szymon Łakomy. Aktualizacja:
Co przenosi się razem ze skrzynką
| Element | Czy się przenosi | Na co uważam |
|---|---|---|
| Wiadomości | tak, narzędziem migracyjnym lub importem | duże skrzynki i załączniki wydłużają kopiowanie |
| Foldery | zwykle tak | nazwy folderów mogą się zmienić między systemami |
| Kalendarze i kontakty | tak, jeśli oba systemy obsługują wspólny format | spotkania cykliczne i zaproszenia od innych osób |
| Reguły i filtry | nie zawsze | trzeba je spisać i odtworzyć ręcznie |
| Aliasy i skrzynki współdzielone | konfiguruję na nowo | adresy typu biuro, z których korzysta kilka osób |
| Archiwa lokalne, na przykład pliki PST | wczytuję osobno | często leżą na komputerach, a nie na serwerze |
Rekordy DNS, które decydują o dostarczaniu poczty
MX
Wskazuje, na który serwer mają trafiać wiadomości do Twojej domeny. To rekord, który faktycznie przełącza pocztę.
SPF
Lista serwerów, którym wolno wysyłać pocztę w imieniu domeny. Źle ustawiony powoduje trafianie wiadomości do spamu.
DKIM
Podpis wiadomości wychodzących. Potwierdza odbiorcy, że list wyszedł z Twojego systemu pocztowego.
DMARC
Polityka mówiąca odbiorcy, co zrobić z wiadomością niezgodną z SPF i DKIM, oraz adres do raportów.
Dokładne wartości rekordów podaje dostawca poczty, więc sprawdzam je w jego dokumentacji. Zmieniam je w panelu domeny, do którego potrzebuję dostępu od Ciebie.
Okno przełączenia
- Kilka dni wcześniej obniżam czas ważności rekordów, żeby zmiana rozeszła się szybciej.
- Tworzę skrzynki w nowej usłudze i kopiuję większość wiadomości, zanim cokolwiek przełączę.
- W ustalonym terminie, najlepiej poza godzinami pracy, zmieniam rekord MX i dopisuję SPF, DKIM i DMARC.
- Dokopiowuję wiadomości, które przyszły w międzyczasie, i sprawdzam wysyłkę oraz odbiór na kilku adresach zewnętrznych.
- Konfiguruję telefony i programy pocztowe zespołu.
- Starą usługę zostawiam na uzgodniony czas, żeby w razie błędu dało się coś odzyskać.
Ryzyka migracji i sposoby ich ograniczania
- Wiadomości z okresu przełączenia. Przez pewien czas część nadawców może jeszcze wysyłać na stary serwer, dlatego po zmianie dokopiowuję pocztę.
- Utracone reguły. Spisuję reguły i filtry przed migracją.
- Poczta wychodząca w spamie. Sprawdzam rekordy uwierzytelniające na kilku skrzynkach zewnętrznych.
- Urządzenia zespołu. Telefony i programy pocztowe wymagają ponownego logowania, więc uprzedzam zespół.
- Brak dostępu do domeny. Bywa, że nikt w firmie nie pamięta, gdzie jest zarejestrowana. Ustalam to jako pierwsze.
Skrzynki bez kopii to kolejne ryzyko, bo przeniesienie nie zastępuje backupu. Układ kopii opisuje tekst kopie zapasowe dla firmy, a zabezpieczenie logowania do poczty strona o uwierzytelnianiu dwuskładnikowym w firmie.
Po przełączeniu
Przez kilka dni zbieram uwagi zespołu i sprawdzam, czy nic nie wraca jako niedostarczone. Dopiero potem zamykam starą usługę. Jeśli razem z pocztą przenosisz pliki do pakietu biurowego, całość opisuje strona o Microsoft 365 w małej firmie.
Najczęstsze pytania
Czy podczas migracji poczta przestanie działać?
Przerwa jest zwykle krótka i dotyczy chwili zmiany rekordu MX. Planuję ją poza godzinami pracy. Przez moment część wiadomości może jeszcze trafiać na stary serwer, dlatego po przełączeniu dokopiowuję pocztę.
Czy adresy e-mail się zmienią?
Nie, jeśli zostajesz przy tej samej domenie. Zmienia się dostawca, na którego wskazuje domena, a adresy pozostają takie same. Zmiana samej domeny to osobny projekt.
Co ze starymi plikami PST i archiwami?
Archiwa z komputerów wczytuję do nowych skrzynek albo do archiwum online, zależnie od możliwości usługi i rozmiaru. Zanim to zrobię, wykonuję ich kopię.
Czy mogę przeprowadzić migrację sam?
Przy kilku skrzynkach i prostym przypadku często tak, bo dostawcy mają instrukcje. Pomoc przydaje się, gdy skrzynek jest więcej, są skrzynki współdzielone albo nikt nie wie, kto zarządza domeną.
Powiązane strony
Planujesz zmianę dostawcy poczty?
Napisz, ile masz skrzynek i u kogo leży domena. Zaproponuję plan przełączenia.