Onboarding i offboarding IT pracownika: konta, sprzęt i dostępy
Nowa osoba pierwszego dnia czeka na konto, a po odejściu innej wciąż działa jej poczta i dostęp do systemów. Obie sytuacje wynikają z braku listy, nie ze złej woli.
Autor: Szymon Łakomy. Aktualizacja:
Lista na pierwszy dzień nowej osoby
- Konto pocztowe i adres zgodny z przyjętym w firmie schematem.
- Dostęp do systemów nadany według roli, a nie „tak jak poprzednik”.
- Komputer z systemem, programami i włączonym szyfrowaniem dysku.
- Hasło początkowe przekazane bezpiecznie i wymuszona zmiana przy pierwszym logowaniu.
- Drugi składnik logowania skonfigurowany na urządzeniu pracownika.
- Dostęp do drukarki, Wi-Fi i wspólnych folderów.
- Krótkie wprowadzenie: gdzie zgłaszać problemy i czego nie robić z danymi firmy.
Kto za co odpowiada
| Krok | Zgłasza | Wykonuje |
|---|---|---|
| Przyjęcie nowej osoby | przełożony lub kadry, z wyprzedzeniem | IT: konta, sprzęt, dostępy |
| Zmiana stanowiska | przełożony | IT: dopasowanie uprawnień do nowej roli |
| Zakończenie współpracy | kadry lub zarząd, najlepiej przed ostatnim dniem | IT: zamknięcie kont w uzgodnionej kolejności |
| Odbiór sprzętu | przełożony | IT: spis stanu, czyszczenie i przygotowanie do ponownego użycia |
Kolejność przy odejściu pracownika
- W ustalonym momencie wyłączam logowanie do poczty, systemów i zdalnego dostępu, o którym piszę na stronie VPN i zdalny dostęp dla firmy. Konta usuwam później.
- Wylogowuję urządzenia: telefon, przeglądarki i aplikacje pocztowe.
- Ustawiam przekazanie poczty i kalendarza osobie wskazanej przez przełożonego.
- Zmieniam hasła wspólne, które znała ta osoba, na przykład do paneli i firmowych kont w mediach społecznościowych.
- Odbieram sprzęt, zapisuję jego stan i czyszczę go przed ponownym użyciem.
- Aktualizuję rejestr: kto ma jakie dostępy i jakie licencje wróciły do puli.
Gdy rozstanie jest nagłe
Przy konflikcie lub zwolnieniu dyscyplinarnym kolejność się zmienia: dostępy wyłączam w chwili przekazania decyzji, a rozmowa o sprzęcie odbywa się później. Skrzynka i dysk służbowe zawierają dane firmy, ale bywa w nich także korespondencja prywatna, więc zasady dostępu do niej warto uzgodnić z prawnikiem jeszcze przed takim zdarzeniem. To opis organizacji technicznej, nie porada prawna.
Rejestr dostępów, który zostaje w firmie
Najcenniejszy efekt takiej listy to rejestr: kto ma dostęp do czego i od kiedy. Dzięki niemu odejście osoby nie wymaga szukania po pamięci. Rejestr powstaje przy audycie IT w małej firmie albo prowadzę go w ramach stałej obsługi. Wspólne konta najłatwiej zamykać, gdy firma korzysta z menedżera haseł, a logowanie chroni uwierzytelnianie dwuskładnikowe. Przyjęcie nowego klienta, a nie pracownika, to inny proces, opisany w automatyzacji onboardingu klienta.
Najczęstsze pytania
Czy konto byłego pracownika trzeba usuwać od razu?
Dostęp wyłączam od razu, ale samo konto i skrzynkę zwykle zostawiam na ustalony czas, żeby przejąć korespondencję i dokumenty. Okres przechowywania warto ustalić z księgowością lub prawnikiem.
Co z prywatnym telefonem używanym do poczty?
Z takiego telefonu usuwam tylko konto firmowe i dane aplikacji, a nie całą zawartość. Dlatego od początku lepiej mieć zasady używania prywatnych urządzeń spisane w jednym dokumencie.
Czy taka lista ma sens przy kilku osobach w firmie?
Tak, i zwykle to dobry start. Wystarczy jedna strona dokumentu, którą przełożony uzupełnia przy każdej zmianie, a IT potwierdza wykonanie.
Czy to jest w abonamencie?
To zależy od zakresu umowy, który opisuję przed podpisaniem. Pojedyncze zlecenie bez stałej obsługi wyceniam po rozmowie.
Powiązane strony
Chcesz uporządkować dostępy pracowników?
Napisz, ile osób pracuje w firmie i z jakich systemów korzystają. Odpowiem z propozycją listy i zakresu obsługi.