Drukarka offline w Windows 11: jak przywrócić ją online

Dwie minuty przy samej drukarce

Najpierw wykluczam rzeczy, które nie wymagają zaglądania do Windows. Zdarza się, że na tym etapie problem znika.

Wyłącz drukarkę przyciskiem, odczekaj chwilę i włącz ponownie. Po wybudzeniu z głębokiego uśpienia drukarka bywa niewidoczna w sieci.
Na wyświetlaczu albo w menu drukarki sprawdź, czy jest połączona z Wi-Fi i z którą siecią. Po wymianie routera lub zmianie hasła drukarka sama się nie połączy.
Upewnij się, że laptop jest w tej samej sieci. Sieć dla gości jest zwykle odcięta od urządzeń w sieci głównej, więc laptop podłączony do niej drukarki nie zobaczy.
Przy drukarce na USB zmień port i kabel, a potem odłącz huby i przejściówki.

Adres IP drukarki i port WSD albo TCP/IP

Windows 11 często dodaje drukarkę sieciową przez port WSD, który wyszukuje ją po nazwie. Gdy router przydzieli drukarce nowy adres albo wykrywanie zawiedzie, system jej nie widzi i pokazuje status offline. Pewniejszy jest standardowy port TCP/IP ze stałym adresem.

Wydrukuj z menu drukarki stronę konfiguracji sieci albo odczytaj adres IP na wyświetlaczu.
W Ustawieniach otwórz Bluetooth i urządzenia, potem Drukarki i skanery, wybierz drukarkę i wejdź we Właściwości drukarki.
Na karcie Porty zobacz, który port jest zaznaczony. Nazwa zaczynająca się od WSD oznacza wykrywanie po nazwie, a adres IP w nazwie oznacza port TCP/IP.
Jeśli port ma stary adres albo jest typu WSD, kliknij Dodaj port, wybierz standardowy port TCP/IP i wpisz aktualny adres drukarki.
Gdy drukarka przy poprawnym adresie nadal jest offline, w konfiguracji portu wyłącz sprawdzanie stanu przez SNMP. Część drukarek źle odpowiada na te zapytania i Windows błędnie uznaje je za niedostępne.

Żeby problem nie wrócił, ustawiam w routerze rezerwację adresu DHCP dla drukarki. Adres przestaje się zmieniać, także po zaniku prądu i restarcie routera.

Ręczny przełącznik trybu offline i kolejka

Windows ma przełącznik, który zaznaczony raz zostaje na stałe. W ustawieniach drukarki kliknij Otwórz kolejkę wydruku, rozwiń menu Drukarka i sprawdź, czy przy pozycji Użyj drukarki w trybie offline nie ma zaznaczenia. Jeśli jest, odznacz je.

W tej samej kolejce mogą wisieć stare zadania z błędem, które blokują kolejne. Usuwam je przez Anuluj wszystkie dokumenty. Gdy zadanie nie znika, pomaga restart usługi Bufor wydruku: wpisz services.msc w wyszukiwarce, odszukaj usługę i wybierz Uruchom ponownie. Jeśli drukarka jest już online, a dokumenty dalej nie wychodzą, dalsze kroki opisuję w poradniku drukarka nie drukuje.

Sterownik producenta zamiast domyślnego

Windows 11 potrafi zainstalować drukarkę sam, ze sterownikiem ogólnym. Drukuje on podstawowe dokumenty, ale gorzej raportuje stan urządzenia, a po aktualizacji systemu bywa, że pojawia się drugi wpis drukarki z dopiskiem „Kopia 1”. Wtedy porządkuję to tak:

usuwam wszystkie wpisy tej drukarki w Drukarki i skanery, łącznie z kopiami,
pobieram pakiet sterowników ze strony producenta dla danego modelu i Windows 11, a nie z przypadkowej witryny ze sterownikami,
instaluję go i dodaję drukarkę od nowa, od razu na porcie TCP/IP,
wyłączam w drukarce głębokie uśpienie albo wydłużam czas do jego włączenia, jeśli drukarka znika z sieci po dłuższej bezczynności.

Wbudowane narzędzie dla drukarek znajdziesz w Ustawieniach, w sekcji System, pod Rozwiązywanie problemów i Inne narzędzia do rozwiązywania problemów. Uruchamiam je przed ponowną instalacją, bo czasem samo poprawia port albo bufor.

Drukarka offline u wszystkich w biurze

Gdy ta sama drukarka jest offline na kilku komputerach, przyczyna rzadko leży w Windows. Zwykle drukarka dostała nowy adres od routera, wypada z Wi-Fi przy słabym zasięgu albo stoi w innej części sieci niż komputery. Porządkuję to przy konfiguracji sieci Wi-Fi w biurze: drukarka dostaje kabel albo stały adres i trafia do sieci firmowej, a nie do sieci dla gości. Firmom, które chcą mieć jedną osobę od takich spraw, proponuję obsługę informatyczną w Katowicach, a jej zakres opisuje strona co zawiera obsługa informatyczna firmy.

W domu i w jednoosobowej działalności przyjeżdżam w ramach serwisu komputerowego na Śląsku, na przykład przy naprawie komputerów w Katowicach i w Tarnowskich Górach. Dojazd kosztuje 30 do 50 zł. Inne usterki zebrałem na stronie problemy z komputerem.

Najczęstsze pytania

Dlaczego drukarka przechodzi w tryb offline po każdym uśpieniu komputera?

Zwykle przez port WSD i oszczędzanie energii. Po wybudzeniu Windows szuka drukarki po nazwie, a ta jeszcze śpi albo ma inny adres. Port TCP/IP ze stałym adresem i rezerwacją w routerze najczęściej kończy ten kłopot.

Telefon drukuje, a laptop widzi drukarkę jako offline. Co to oznacza?

Drukarka działa w sieci, więc problem jest po stronie Windows: nieaktualny port, zaznaczona praca w trybie offline albo sterownik. Zacznij od karty Porty we właściwościach drukarki i porównaj adres z tym, który pokazuje wyświetlacz.

Czy reset drukarki do ustawień fabrycznych pomoże?

Rzadko jest potrzebny, a kasuje ustawienia Wi-Fi, więc drukarkę trzeba potem łączyć z siecią od nowa. Sięgam po niego dopiero wtedy, gdy drukarka nie łączy się z żadnym urządzeniem, także z telefonem.

Czy lepiej podłączyć drukarkę kablem?

Kabel sieciowy do routera to najstabilniejsze rozwiązanie, gdy drukarka stoi blisko. Przy USB znika problem adresów, ale drukuje tylko jeden komputer, chyba że udostępnisz drukarkę w sieci. Wtedy ten komputer musi być włączony.

Drukarka offline w Windows 11: kolejność sprawdzania od najprostszej przyczyny