Aplikacja do inwentaryzacji: spis kodów telefonem lub skanerem
Spis z natury na kartkach kończy się godzinami przepisywania i wątpliwościami, czy to było dwanaście sztuk, czy dwadzieścia jeden. Skanowanie usuwa większość takich pomyłek.
Autor: Szymon Łakomy. Aktualizacja:
Jak przebiega spis ze skanowaniem
- Tworzę sesję spisu: który magazyn lub dział, jaka data, kto liczy.
- System przygotowuje listę lokalizacji lub grup do przeliczenia i przydziela je osobom.
- Osoba skanuje kod i wpisuje ilość albo skanuje każdą sztukę osobno.
- Wyniki zapisują się na bieżąco, a kierownik widzi postęp i miejsca jeszcze nieprzejrzane.
- Po zamknięciu system porównuje wynik ze stanem i tworzy listę różnic.
Przed spisem warto wstrzymać ruch w magazynie albo przynajmniej zapisać, które dokumenty powstały w trakcie liczenia. Inaczej różnice biorą się z ruchu towaru, a nie z błędów w liczeniu.
Różnice i ich wyjaśnianie
| Wynik spisu | Co może oznaczać | Co dalej |
|---|---|---|
| Policzono mniej niż w systemie | niedobór albo błąd w dokumentach | ponowne przeliczenie, szukanie przyczyny, dopiero potem decyzja |
| Policzono więcej niż w systemie | nadwyżka albo nieprzyjęta dostawa | sprawdzenie dokumentów przyjęcia |
| Jest na półce, nie ma w systemie | nowy lub źle oznaczony towar | dopisanie do kartoteki albo wyjaśnienie |
| Jest w systemie, nie policzono | pominięta lokalizacja albo brak towaru | powtórne przejście po lokalizacji |
Zasady korekt i rozliczania różnic ustala księgowość firmy. Aplikacja przygotowuje dane, a decyzje zostają po stronie ludzi.
Telefon czy skaner
Telefon z kamerą
Nie wymaga zakupu sprzętu, bo aplikacja działa w przeglądarce. Dobry przy niewielkiej liczbie pozycji i dobrym oświetleniu.
Skaner ręczny
Szybszy przy dużej liczbie pozycji. Wiele skanerów zachowuje się jak klawiatura, więc dane trafiają do aplikacji bez osobnych sterowników. Model ustalam z Tobą przed zakupem.
Towar bez etykiet
Aplikacja pozwala wybrać pozycję z listy albo wydrukować etykiety wewnętrzne, które nadają kody.
Nie musisz wybierać raz na zawsze. Telefon wystarcza przy spisie kilku regałów, a skaner dokupujesz, gdy zaczynasz liczyć cały magazyn.
Eksport do ERP i magazynu
Wynik spisu ma sens, gdy trafia tam, gdzie żyje stan magazynowy. Aplikacja eksportuje różnice do pliku w formacie, który przyjmuje Twój program, albo przekazuje je przez API, jeśli program je udostępnia. Co jest możliwe, zależy od wersji i licencji, więc sprawdzam to w dokumentacji. Stałe prowadzenie stanów to temat strony system magazynowy dla małej firmy, a o połączeniach z ERP piszę na stronie integracja ERP i CRM. Moduł spisu z sesjami, skanowaniem, listą różnic i eksportem pliku zaczyna się od około 8000 zł netto.
Nie tylko towar: sprzęt i wyposażenie
Ta sama aplikacja nadaje się do ewidencji rzeczy, które nie są towarem:
- komputery, monitory i telefony przypisane do pracowników,
- narzędzia i wyposażenie ekip, z informacją, gdzie się znajdują,
- meble i środki trwałe, spisywane według pomieszczeń.
Dla sprzętu IT bywa to pierwszy krok do uporządkowania parku komputerów, który opisuję w audycie IT w małej firmie.
Najczęstsze pytania
Czy aplikacja działa w magazynie bez zasięgu?
Może zapisywać skany w telefonie i wysyłać je po odzyskaniu sieci, co przydaje się w halach ze słabym sygnałem. Zakres trybu offline ustalam przed wyceną, bo wpływa na koszt.
Ile osób może liczyć jednocześnie?
Wiele, o ile każda ma przydzielone lokalizacje lub grupy. System pilnuje, żeby dwie osoby nie liczyły tego samego miejsca bez wiedzy kierownika.
Czy da się spisywać towary z numerami seryjnymi?
Tak, numer seryjny skanuje się osobno dla każdej sztuki. Wydłuża to spis, więc włączam taki tryb tylko dla pozycji, w których numer jest potrzebny.
Czy można spisać tylko część magazynu?
Tak, to inwentaryzacja cykliczna. Spisujesz wybraną lokalizację lub grupę towarów, a pozostałe zostają bez zmian, dzięki czemu sprawdzasz stany bez zatrzymywania całego magazynu.
Powiązane strony
Spis z natury trwa zbyt długo?
Napisz, ile masz pozycji i w jakim programie prowadzisz stany. Odpowiem z propozycją.