Bot w Microsoft Teams: powiadomienia i akceptacje z CRM

Trzy rodzaje botów, od najprostszego

Powiadomienia

Przepływ publikuje wiadomość w kanale albo czacie, gdy w systemie coś się wydarzy: nowy lead w CRM, zamówienie powyżej ustalonej wartości, brak towaru, zaległa płatność. Komunikacja w jedną stronę, najszybsza do uruchomienia.

Akceptacje

Karta z danymi sprawy, przyciskami „Zatwierdź” i „Odrzuć” oraz polem na komentarz. Decyzja wraca do systemu źródłowego: faktura kosztowa, urlop, rabat powyżej progu, zakup sprzętu.

Bot do rozmowy

Reaguje na polecenia w rodzaju „status zamówienia 1234” albo „nowe zgłoszenie” i odpowiada kartą z danymi. Wymaga rejestracji aplikacji i zgody administratora Microsoft 365.

Zwykle zaczynam od powiadomień, bo szybko dają efekt i nie zmieniają nawyków zespołu. Akceptacje dokładam, gdy widać, że decyzje utykają w mailach i na karteczkach. Bot do rozmowy ma sens dopiero przy pytaniach, które naprawdę padają codziennie, inaczej nikt nie zapamięta jego poleceń.

Z czego to jest zbudowane

Przepływ w Power Automate albo w n8n, który nasłuchuje zdarzeń w CRM, ERP lub skrzynce i decyduje, komu wysłać wiadomość.
Wejście do Teams, czyli przepływ w aplikacji Workflows albo webhook kanału. Microsoft zmieniał już sposób przyjmowania wiadomości z zewnątrz, więc metodę dobieram według aktualnej dokumentacji.
Karty adaptacyjne, czyli format wiadomości z polami, krótką tabelą, linkiem do dokumentu i przyciskami.
Aplikacja zarejestrowana w Microsoft Entra ID, gdy bot ma prowadzić rozmowę albo działać w imieniu firmy, a nie konkretnej osoby.

Czy przepływy budować w narzędziu Microsoftu, czy w n8n, zależy od tego, z jakimi systemami trzeba się połączyć i kto ma je potem utrzymywać. Oba warianty porównuję na stronie Power Automate czy n8n.

Przykład: akceptacja faktury kosztowej w czacie

Faktura wpływa z KSeF albo ze skrzynki i zostaje odczytana, tak jak przy automatycznym księgowaniu faktur kosztowych.
Przepływ sprawdza kwotę i dział, a potem wybiera osobę, która zatwierdza wydatki z tej kategorii.
Ta osoba dostaje w czacie Teams kartę: kontrahent, kwota, opis, link do PDF i dwa przyciski.
Po kliknięciu decyzja zapisuje się w programie księgowym lub arkuszu, z datą i nazwiskiem.
Brak reakcji przez ustalony czas wywołuje przypomnienie, a potem przekazanie sprawy zastępcy.

Ten sam schemat działa przy urlopach, zakupach i rabatach. Szerzej o ścieżkach zatwierdzania piszę przy automatyzacji obiegu dokumentów.

Dane z ERP i CRM w kanale zespołu

Bot jest tylko okienkiem, a dane pochodzą z systemów firmy. Subiekt, Comarch Optima, enova365, Pipedrive czy HubSpot udostępniają dane przez API, bazę albo eksport, w zakresie zależnym od wersji i licencji, co sprawdzam na początku. Łączenie samych systemów opisuje strona integracja ERP i CRM.

Załóżmy, że handlowcy kilka razy dziennie piszą do magazynu z pytaniem o stan towaru. Polecenie w Teams odpytuje ERP i od razu zwraca kartę ze stanem i rezerwacjami, a magazyn przestaje odpowiadać na te same pytania. Jeśli pracownicy mają też pytać o procedury i instrukcje, bot może być wejściem do asystenta AI na dokumentach firmy. Gdy ma sam decydować o kolejnych krokach, mówimy już o agencie, co wyjaśnia strona co to jest agent AI.

Uprawnienia administratora i porządek w kanałach

zgoda administratora Microsoft 365 na aplikację i najwęższy zakres uprawnień, który wystarcza,
konto techniczne lub tożsamość aplikacji zamiast konta pracownika, żeby przepływ nie przestał działać po czyimś odejściu,
osobny kanał na powiadomienia i próg ważności, żeby wiadomości nie zagłuszały rozmów,
dziennik decyzji: kto zatwierdził, co i kiedy,
sprawdzenie licencji, bo część połączeń w Power Automate wymaga wyższego planu.

Konfigurację samego Teams, zespołów i kanałów opisuję przy wdrożeniu Microsoft 365. Firmy pracujące na Slacku dostają ten sam układ, bo mechanika powiadomień i przycisków jest tam bardzo podobna.

Najczęstsze pytania

Czy bot w Teams wymaga dodatkowej licencji?

Powiadomienia i proste akceptacje zwykle działają w ramach Microsoft 365, który firma już ma. Dodatkowy koszt może wynikać z licencji Power Automate dla wybranych połączeń albo z serwera n8n. Sprawdzam to przed wyceną, żeby nie było niespodzianek po wdrożeniu.

Czy da się to samo zrobić w Slacku albo Google Chat?

Tak. Mechanika jest podobna: wiadomość z przepływu, karta z przyciskami, odpowiedź wraca do systemu. Różnią się formaty wiadomości i sposób rejestracji aplikacji, więc buduję pod komunikator, w którym zespół faktycznie pracuje.

Co jeśli ktoś kliknie Zatwierdź przez pomyłkę?

Decyzję da się cofnąć w ustalonym czasie, a każda akcja jest zapisana w dzienniku. Przy dużych kwotach dodaję drugą akceptację albo potwierdzenie w karcie, więc jedno przypadkowe kliknięcie nie zamyka sprawy.

Ile kosztuje bot w Microsoft Teams?

Pojedyncze powiadomienie z jednego systemu to prosta automatyzacja od około 500 zł netto. Akceptacje z zapisem decyzji w ERP lub programie księgowym to zwykle złożony przepływ od około 2000 zł netto. Bota do rozmowy z dostępem do kilku systemów wyceniam po rozmowie.

Bot w Microsoft Teams, który przynosi sprawy z ERP i CRM do zespołu