Wdrożenie Microsoft 365 w małej firmie
Licencje kupuje się w kilka minut. Trudniej ustawić konta, uprawnienia i zabezpieczenia tak, żeby po pół roku firma nie miała bałaganu w poczcie, plikach i zespołach.
Autor: Szymon Łakomy. Aktualizacja:
Z czego składa się pakiet
Poczta i kalendarz
Skrzynki na domenie firmy, wspólne kalendarze i skrzynki współdzielone na adresy typu biuro lub faktury.
OneDrive
Prywatne miejsce pracownika na pliki z synchronizacją na komputerze. Dobre na dokumenty robocze, słabsze na wspólne zasoby zespołu.
SharePoint
Wspólne biblioteki dokumentów zespołu lub działu, z uprawnieniami i historią wersji.
Teams
Rozmowy, spotkania wideo i kanały projektowe. Pliki zespołów leżą pod spodem w SharePoint.
Które funkcje wchodzą w skład licencji, zależy od wersji planu. Sprawdzam to w dokumentacji Microsoftu przed rekomendacją, bo nazwy i zakresy się zmieniają.
Wdrożenie krok po kroku
- Inwentaryzacja. Lista osób, skrzynek, udziałów sieciowych, domen i programów, które łączą się z pocztą, na przykład skanera lub programu do faktur.
- Domena i konta. Podłączenie domeny firmy, założenie kont i grup, wyznaczenie administratora.
- Uprawnienia. Kto widzi które biblioteki w SharePoint i kto może zapraszać osoby z zewnątrz.
- Przeniesienie poczty i plików. Skrzynki i foldery przenoszę etapami, a samą zmianę dostawcy poczty opisuje tekst migracja poczty firmowej.
- Urządzenia. Konfiguracja komputerów i telefonów, logowanie, synchronizacja plików.
- Krótkie szkolenie zespołu. Co gdzie leży, jak udostępniać pliki i do kogo pisać, gdy coś nie działa.
Konta administratorów i zwykłych użytkowników
Częsty błąd w małych firmach to jedno konto administratora używane przez kilka osób albo właściciel pracujący na koncie z prawami do wszystkiego. Dzielę role: zwykłe konta pracowników i osobne konto administracyjne, które nie służy do codziennej pracy.
- każda osoba ma własne konto, bez wspólnego logowania na adres biuro,
- administrator ma osobne konto z dwuskładnikowym uwierzytelnianiem,
- po odejściu pracownika konto jest wyłączone, a dane przejmuje przełożony, według listy z tekstu o onboardingu i offboardingu IT pracownika.
Zabezpieczenia od pierwszego dnia
- włączone uwierzytelnianie dwuskładnikowe dla wszystkich kont, co opisuje strona uwierzytelnianie dwuskładnikowe w firmie,
- zasady udostępniania plików na zewnątrz i wygasanie linków,
- kopia poczty i plików, bo licencja nie zawsze ją obejmuje, o czym w opisie kopii zapasowych i NAS,
- rekordy SPF, DKIM i DMARC dla domeny, żeby wiadomości firmy nie trafiały do spamu.
Microsoft 365 czy Google Workspace
Oba rozwiązania pokrywają potrzeby małej firmy. Microsoft 365 jest naturalnym wyborem, gdy zespół pracuje na Wordzie i Excelu z makrami i używa programów łączących się z Outlookiem. Google Workspace bywa prostszy dla zespołów pracujących głównie w przeglądarce. Wybór opieram na tym, czego już używacie, a nie na reklamie.
Najczęstsze pytania
Ile kosztuje Microsoft 365 dla małej firmy?
Cena licencji zależy od wybranego planu i liczby użytkowników, a cenniki się zmieniają, więc nie podaję kwot. Aktualne ceny sprawdzam przed rekomendacją. Moją pracę przy wdrożeniu wyceniam po rozmowie.
Czy mogę zostawić obecny adres e-mail?
Tak, jeśli masz własną domenę: adresy zostają takie same, a zmienia się tylko miejsce, w którym leżą skrzynki. Przy adresach z darmowych usług trzeba założyć nowe na domenie firmy.
Czy trzeba przenosić wszystkie pliki naraz?
Nie. Zwykle zaczynam od poczty, a pliki przenoszę działami, żeby zespół mógł się przyzwyczaić. Stary serwer plików może działać równolegle, dopóki wszyscy nie przejdą.
Czy konfigurujesz też Teams?
Tak, w zakresie ustawień i uprawnień: zespoły, kanały, goście z zewnątrz i zasady nagrywania spotkań. Pomagam też uruchomić Teams na komputerach i telefonach zespołu.
Powiązane strony
Chcesz uporządkować Microsoft 365?
Napisz, ile osób pracuje w firmie i gdzie dziś leżą poczta oraz pliki. Odpowiem z planem wdrożenia.