Automatyzacja obiegu dokumentów w firmie: kto zatwierdza i do kiedy
Wniosek urlopowy leży w mailu, zamówienie na kartce, a umowa krąży w czterech wersjach. Gdy nikt nie wie, u kogo jest dokument, tracą się dni, a nie minuty. Obieg można opisać raz i potem pilnować go automatycznie.
Autor: Szymon Łakomy. Aktualizacja:
Mapa dokumentów: kto zatwierdza i gdzie to ląduje
| Dokument | Kto zatwierdza | Po zatwierdzeniu |
|---|---|---|
| Wniosek urlopowy | przełożony, potem kadry | wpis w kalendarzu zespołu i w ewidencji urlopów |
| Zamówienie zakupu | osoba odpowiedzialna za budżet, przy większych kwotach także zarząd | zlecenie do dostawcy i kopia dla księgowości |
| Umowa z klientem lub dostawcą | prowadzący sprawę, potem osoba podpisująca | plik w archiwum z datą i numerem wersji |
| Rozliczenie delegacji | przełożony | przekazanie do rozliczenia |
| Prośba o dostęp lub sprzęt | przełożony i osoba od IT | zadanie z terminem dla działu IT |
To przykład. Właściwą mapę spisujemy na początku, razem z osobami, które dziś te dokumenty obsługują.
Reguły przydziału i zastępstwa
Sednem obiegu nie jest formularz, tylko odpowiedź na pytanie, kto ma zatwierdzić. Zapisuję te reguły jawnie, żeby każdy mógł je przeczytać i zmienić:
- zatwierdzający zależy od działu, rodzaju dokumentu i kwoty,
- przy nieobecności wniosek idzie do wskazanego zastępcy, a nie czeka na powrót,
- po ustalonym czasie bez odpowiedzi przychodzi przypomnienie, a potem sprawa trafia piętro wyżej,
- osoba składająca widzi, na jakim jest etapie i u kogo.
Zmiana zatwierdzającego po odejściu pracownika to poprawka jednej reguły, a nie przebudowa przepływu. Dlatego trzymam reguły osobno od samego formularza.
Podpisy i archiwum
Zatwierdzony dokument ląduje w archiwum pod nazwą według jednego wzoru, z datą i powiązaniem z klientem lub sprawą. Szukanie umowy sprzed roku nie wymaga wtedy przeglądania skrzynek. Do wpisu dołączam historię: kto złożył dokument, kto go zatwierdził i kiedy. Do podpisywania można podłączyć usługę podpisu elektronicznego.
Czego ten obieg nie obejmuje
Odczyt i księgowanie faktur kosztowych to osobny proces z własnymi regułami, opisany w automatycznym księgowaniu faktur kosztowych. Ogłoszenia, procedury i wiedzę dla zespołu lepiej zbiera się w intranecie dla małej firmy. Obieg z tej strony odpowiada na jedno pytanie: kto ma teraz decyzję i do kiedy.
Od którego dokumentu zaczynam
Wybieram ten, który najczęściej utyka, zwykle zakupy albo wnioski urlopowe. Obieg buduję w n8n lub Make albo w narzędziach, które firma już ma, na przykład w poczcie i formularzach pakietu biurowego. Po kilku tygodniach pracy na prawdziwych dokumentach poprawiamy reguły i dopiero wtedy dokładamy kolejne rodzaje.
Najczęstsze pytania
Czy pracownicy muszą uczyć się nowego systemu?
Zwykle nie. Wniosek wypełnia się w prostym formularzu, a zatwierdzający dostaje wiadomość z przyciskami decyzji. Osobnej aplikacji nie wprowadzam tam, gdzie wystarczy poczta i formularz.
Czy da się oprzeć obieg na Microsoft 365 albo Google Workspace?
Często to najprostsza droga, bo formularze, kalendarze i foldery już są. Dostępne funkcje zależą od wersji i licencji, więc przed projektem sprawdzam je w dokumentacji.
Co, jeśli każdy dział ma inny obieg?
To normalne. Każdy dział może mieć własną ścieżkę i własnych zatwierdzających, a wspólny jest formularz, archiwum i zasady powiadomień. Zaczynamy od jednego działu.
Czy wszystkie dokumenty muszą przechodzić przez system?
Nie. Zaczynam od tych, które najczęściej się gubią. Wprowadzanie wszystkiego naraz zwykle kończy się obchodzeniem systemu, więc kolejne rodzaje dokładam, gdy pierwszy zadziała.
Powiązane strony
Chcesz wiedzieć, u kogo leży każdy dokument?
Wskaż dwa lub trzy dokumenty, które najczęściej utykają. Odpowiem z propozycją obiegu.