Asystent AI na dokumentach firmy
W firmie leżą procedury, oferty, instrukcje i umowy, których nikt nie umie szybko znaleźć. Asystent AI odpowiada na pytania na podstawie tych dokumentów i pokazuje, skąd wziął odpowiedź.
Autor: Szymon Łakomy. Aktualizacja:
Do czego się przydaje
- Onboarding. Nowa osoba zadaje pytania asystentowi, a nie przerywa pracy kolegom.
- Handlowcy. Szybkie sprawdzenie parametrów produktu, warunków oferty lub zasad rabatowych.
- Obsługa klienta. Wsparcie przy odpowiedziach na pytania, które wymagają przeszukania wielu dokumentów.
- Procedury. Odpowiedź, jak postępować w nietypowej sytuacji, z odesłaniem do właściwego dokumentu.
Jak to działa, bez żargonu
Dokumenty są wczytane i przygotowane tak, żeby dało się je przeszukiwać po znaczeniu, a nie tylko po słowach. Gdy ktoś zadaje pytanie, system wyszukuje najbardziej pasujące fragmenty i dopiero na ich podstawie model formułuje odpowiedź. Dzięki temu odpowiedź opiera się na Twoich materiałach, a nie na tym, co model „wie z internetu”. Każda odpowiedź ma odnośnik do dokumentu, z którego pochodzi, żeby można było ją sprawdzić.
Co musi być zrobione, żeby to działało dobrze
Uporządkowane źródła
Sprzeczne i nieaktualne dokumenty dają sprzeczne odpowiedzi. Zanim wczytam materiały, razem sprawdzamy, które są obowiązujące.
Kontrola dostępu
Nie każdy powinien widzieć wszystko. Asystent uwzględnia, kto pyta, i nie pokazuje dokumentów, do których osoba nie ma dostępu.
Zasada „nie wiem”
Jeśli wyszukiwanie nie znajdzie pewnych fragmentów, asystent mówi to wprost zamiast zgadywać.
Aktualizacja
Dokument zmienia się, więc asystent musi o tym wiedzieć. Ustalamy sposób odświeżania, najlepiej automatyczny.
Gotowe rozwiązanie czy własne
Jeśli firma pracuje w pakiecie, który ma wbudowanego asystenta przeszukującego dokumenty, może on wystarczyć i warto go najpierw sprawdzić. Własny asystent ma sens, gdy materiały są rozproszone po kilku systemach, gdy potrzebna jest ścisła kontrola dostępu albo gdy asystent ma też wykonywać działania, na przykład założyć zgłoszenie. Cenę i zakres porównasz na stronach ile kosztuje chatbot dla firmy oraz ile kosztuje agent AI.
Najczęstsze pytania
Czy dokumenty wyjdą poza firmę?
To zależy od architektury. Można ograniczyć przetwarzanie do usług z odpowiednimi warunkami albo użyć rozwiązań działających na własnej infrastrukturze. Wybór uzgadniamy ze względu na poufność materiałów.
Jakie formaty dokumentów da się wczytać?
Najczęściej pliki PDF, dokumenty tekstowe, arkusze i strony internetowe. Skany wymagają dodatkowego odczytu, który obejmuję w projekcie.
Czy asystent może się mylić?
Tak. Dlatego odpowiedzi mają źródła, a w sprawach o wysokim ryzyku warto je zweryfikować. Testuję asystenta na pytaniach, na które znasz odpowiedź, zanim trafi do zespołu.
Ile to kosztuje?
Rozwiązanie na dokumentach firmy zaczyna się od około 1500 zł netto. Dodatkowe źródła, kontrola dostępu i integracje podnoszą zakres, a wycenę podaję po analizie materiałów.
Powiązane strony
Chcesz asystenta znającego dokumenty Twojej firmy?
Napisz, jakie dokumenty macie i kto miałby z niego korzystać.