Power Automate czy n8n: co wybieram, gdy firma pracuje w Microsoft 365
Firma ma Microsoft 365, więc Power Automate jest pod ręką. Pytanie brzmi, czy wystarczy do Twoich procesów, czy lepiej postawić obok n8n. Opisuję, jak podejmuję tę decyzję.
Autor: Szymon Łakomy. Aktualizacja:
Dwa narzędzia, dwa punkty wyjścia
Power Automate
Usługa Microsoftu wbudowana w Microsoft 365. Przepływy w chmurze uruchamiają się po zdarzeniu w Outlooku, SharePoincie, Teams czy Forms, a przepływy pulpitu klikają w programach na Windowsie. Działa w dzierżawie firmy, z kontami i uprawnieniami z Entra ID.
n8n
Narzędzie do przepływów, które uruchamiasz na własnym serwerze albo w chmurze producenta. Ma węzły do setek usług, węzeł HTTP Request do dowolnego API i węzeł Code w JavaScripcie lub Pythonie. Szerzej opisuję je w tekście co to jest n8n.
Porównanie w punktach, które decydują
| Kryterium | Power Automate | n8n |
|---|---|---|
| Usługi Microsoft 365 | najgłębsza integracja: SharePoint, Teams, zatwierdzenia, Outlook | węzły Outlook, Teams, OneDrive i Excel, resztę przez Microsoft Graph |
| Polskie systemy: Subiekt, Optima, BaseLinker, KSeF | zwykle brak gotowych konektorów, zostaje konektor HTTP lub niestandardowy | węzeł HTTP Request i Code bez dodatkowej licencji |
| Licencje | część przepływów w ramach Microsoft 365, konektory premium i roboty z chmury w płatnych planach | wersja community na własnym serwerze albo plan w chmurze n8n |
| Programy na Windows bez API | przepływy pulpitu, czyli RPA | brak, potrzebny osobny skrypt lub robot |
| Gdzie są dane | w dzierżawie Microsoft firmy | na własnym serwerze albo w chmurze n8n |
| Kto pilnuje porządku | administrator Microsoft 365, zasady DLP w centrum administracyjnym Power Platform | osoba lub firma dbająca o serwer i aktualizacje |
Zakres licencji Power Automate zależy od planu Microsoft 365 i dodatków, a warunki się zmieniają. Ceny i limity sprawdzam w aktualnym cenniku Microsoftu.
Warunki korzystania z n8n w firmie, w tym różnicę między użyciem wewnętrznym a odsprzedażą, opisuję na stronie licencja n8n.
Kiedy zostaję przy Power Automate
- Wniosek urlopowy lub zakupowy z Forms przechodzi zatwierdzenie w Teams i ląduje na liście SharePoint.
- Załączniki z maili trafiają do biblioteki dokumentów z metadanymi.
- Firma ma administratora Microsoft 365, który chce widzieć wszystkie przepływy w jednym centrum administracyjnym.
- Przepływ ma działać w imieniu konkretnego użytkownika, z jego uprawnieniami do plików.
- Dokumenty mają zostać w SharePoincie z jego uprawnieniami, zamiast kopiować się do zewnętrznej usługi.
W takich przypadkach drugie narzędzie oznacza dodatkowy serwer i dodatkowe dostępy bez realnej korzyści. Konfigurację samego pakietu opisuję na stronie Microsoft 365 dla małej firmy.
Kiedy proponuję n8n
- Zamówienia z BaseLinkera mają tworzyć dokumenty w Subiekcie, a faktury zakupowe przychodzą z KSeF.
- Przepływ wykonuje się tysiące razy w miesiącu i liczy się koszt pojedynczego wykonania.
- Potrzebny jest kod: odczyt nietypowego pliku, podpisywanie zapytań, własne reguły.
- Dane mają zostać na serwerze w wybranej lokalizacji, poza dzierżawą Microsoft.
- Firma używa Google Workspace obok Microsoft 365 albo zamiast niego.
n8n łączy się wtedy z Microsoft 365 przez aplikację zarejestrowaną w Entra ID, z uprawnieniami nadanymi przez administratora. Serwer i jego utrzymanie opisuję na stronie hosting n8n. Gdy jedyną drogą jest klikanie w starym programie, porównuję podejścia w tekście RPA w firmie.
Układ mieszany, który wdrażam najczęściej
W firmie na Microsoft 365 zostawiam w Power Automate to, co dotyczy dokumentów i zatwierdzeń w SharePoincie i Teams. Integracje z systemami sprzedaży, księgowości i magazynu buduję w n8n. Punktem styku bywa webhook, o ile licencja obejmuje konektor HTTP. Jeśli nie, wymiana idzie przez listę SharePoint, którą n8n zapisuje, a Power Automate obserwuje.
Gdy zespół chce rozmawiać z automatyzacjami w czacie, na przykład zatwierdzać faktury przyciskiem, opisuję to na stronie bot w Microsoft Teams. Zestawienie n8n z Make i Zapierem jest w tekście Make, n8n czy Zapier.
Najczęstsze pytania
Czy Power Automate jest w cenie Microsoft 365?
Część możliwości tak, zwykle przepływy w chmurze ze standardowymi konektorami do usług Microsoft 365. Konektory premium, w tym HTTP, oraz uruchamianie robotów pulpitu z chmury wymagają dodatkowej licencji. Aktualny zakres sprawdzam w dokumentacji Microsoftu dla Twojego planu.
Czy n8n może zapisywać pliki w SharePoincie?
Tak, przez Microsoft Graph. Aplikację rejestruję w Entra ID z uprawnieniem Sites.Selected, czyli tylko do wskazanych witryn. Administrator widzi tę aplikację i może w każdej chwili odebrać jej dostęp.
Które narzędzie łatwiej edytować samodzielnie?
Dla osoby, która zna Microsoft 365, zwykle Power Automate, bo działa w tym samym środowisku i z tym samym logowaniem. n8n wymaga oswojenia z danymi w JSON, za to łatwiej w nim prześledzić każde wykonanie krok po kroku.
Czy przepływy z Power Automate da się przenieść do n8n?
Nie automatycznie. Przepływ buduję od nowa, ale opis wyzwalacza, warunków i akcji z Power Automate jest gotowym planem. Przy kilku przepływach przenoszę je po kolei i każdy przez chwilę działa równolegle ze starym.
Powiązane strony
Masz Microsoft 365 i nie wiesz, gdzie budować przepływy?
Napisz, jakie systemy mają się ze sobą łączyć. Wskażę, co zostawić w Power Automate, a co przenieść do n8n.