System rezerwacji dla psychologa i terapeuty: dyskrecja przy sesjach na miejscu i online
Dla osoby, która umawia sesję, sam fakt rezerwacji jest informacją prywatną. System ma więc zbierać mało danych i nie zdradzać niczego w wiadomościach.
Autor: Szymon Łakomy. Aktualizacja:
Dyskrecja zaczyna się od treści wiadomości
- Nadawca SMS-a i e-maila ma neutralną nazwę, bez słów takich jak „terapia” czy „psycholog”.
- Wiadomość zawiera dzień, godzinę i link do zmiany terminu, nic poza tym.
- Link do sesji online jest unikalny dla każdej sesji i trafia tylko do osoby, która ją zarezerwowała.
- Powiadomienia idą wyłącznie na kontakt, który klient sam podał.
Powód jest praktyczny: ekran blokady telefonu widzą też osoby trzecie.
Czego formularz nie powinien pytać
Dane o zdrowiu psychicznym są danymi wrażliwymi, więc przy rezerwacji obowiązuje minimalizm. Proponuję zbierać imię, kontakt i wybór rodzaju sesji. Pola „powód wizyty” proponuję nie dodawać: rozmowa o nim należy do sesji, nie do formularza.
Sesje na miejscu i online w jednym kalendarzu
Na miejscu
Długość sesji i przerwa między klientami, żeby osoby nie spotykały się w poczekalni.
Online
Ten sam kalendarz i ta sama długość, a w potwierdzeniu link do spotkania w narzędziu, które wybierasz sama lub sam.
Pierwsza konsultacja
Osobny rodzaj sesji z własnym czasem trwania i ceną, bo bywa dłuższa albo inaczej rozliczana.
Tytuł wpisu w kalendarzu pozostaje neutralny, na przykład inicjały i godzina. Notatki z sesji prowadzisz poza systemem rezerwacji, więc kalendarz zawiera tylko to, co potrzebne do zaplanowania dnia.
Odwołanie, zaliczka i lista oczekujących
Zasady odwołania ustalasz Ty, a system je stosuje i pokazuje klientowi przed rezerwacją. Zaliczka lub przedpłata może dotyczyć wszystkich sesji albo tylko pierwszej. Gdy termin się zwalnia, wiadomość dostaje pierwsza osoba z listy oczekujących. Osoba na liście wskazuje dni i godziny, w których mogłaby przyjść, więc powiadomienie trafia tylko do tych, którym ten termin pasuje. Treść regulaminu i zasady zwrotu sprawdź z prawnikiem.
Wersja dla jednej osoby i dla praktyki zespołowej
Jedna osoba z kalendarzem, rodzajami sesji i potwierdzeniami to prosty system od 2500 zł netto. Praktyka z kilkoma specjalistami, rozdzielonymi kalendarzami, płatnościami online i SMS-ami to zwykle 4500 do 9000 zł netto. Opieka techniczna po wdrożeniu kosztuje od 100 zł netto miesięcznie. Przed uruchomieniem przechodzimy cały scenariusz klienta: rezerwację, zmianę terminu, odwołanie i sesję online od początku do końca, żebyś wiedział, co dokładnie zobaczy osoba umawiająca się na sesję.
Ogólny zakres systemu opisuje strona system rezerwacji online, a składniki ceny rozbijam w tekście ile kosztuje system rezerwacji online. Witrynę z opisem usług omawiam osobno: strony dla gabinetów lekarskich.
Najczęstsze pytania
Kto widzi listę klientów w kalendarzu?
Tylko osoby z uprawnieniami. W praktyce zespołowej każdy specjalista widzi własny kalendarz, a recepcja ewentualnie same godziny zajętości, bez imion. Zakres widoczności ustalamy przy wdrożeniu.
Czy system obsłuży sesje par i rodzin?
Tak. To jedna rezerwacja z kilkoma uczestnikami, a dane kontaktowe zbieram tylko od osoby umawiającej. Długość i cena takiej sesji są osobnym rodzajem, ustawianym tak samo jak sesja indywidualna.
Czy mogę usuwać dane klientów po zakończeniu terapii?
System powinien umożliwiać usunięcie lub zanonimizowanie rekordu klienta. Jak długo go przechowujesz, zależy od Twoich obowiązków, które warto ustalić z prawnikiem. Ja zapewniam narzędzie, nie rozstrzygam okresów.
Czy mogę korzystać z własnego narzędzia do rozmów online?
Tak. Link do spotkania wstawiam z narzędzia, które wybierasz, a system nie zapisuje przebiegu rozmowy. Ustawienia prywatności samego narzędzia pozostają po Twojej stronie.
Powiązane strony
Chcesz dyskretnego systemu rezerwacji sesji?
Napisz, czy prowadzisz sesje na miejscu, online, czy w obu formach. Odpowiem z propozycją i wyceną.