Integracja Slack z systemami firmy: powiadomienia, akceptacje i bot
Jeśli zespół i tak spędza dzień na Slacku, tam powinny docierać informacje ze sklepu, CRM i programu do faktur. Podłączam Slacka do tych systemów tak, żeby wiadomości były krótkie, trafiały na właściwy kanał i dało się na nie od razu zareagować.
Autor: Szymon Łakomy. Aktualizacja:
Zdarzenia, które warto wysyłać na Slacka
| Zdarzenie | Kanał | Co jest w wiadomości |
|---|---|---|
| Zamówienie ze sklepu lub Allegro powyżej ustalonej kwoty | #sprzedaz | klient, wartość, link do zamówienia w sklepie lub BaseLinkerze |
| Płatność zaksięgowana albo nieudana | #finanse | numer faktury, kwota, status z Przelewy24 lub PayU |
| Nowe zapytanie z formularza | #zapytania albo kanał handlowca | imię, firma, treść i przycisk przejęcia sprawy |
| Błąd integracji lub automatyzacji | #alerty | nazwa przepływu, opis błędu, link do logu |
| Niski stan magazynowy | #magazyn | produkt, aktualny stan i ilość do zamówienia |
Nazwy kanałów są przykładowe. Ważne, żeby każdy rodzaj zdarzenia miał swoje miejsce, a nie trafiał do jednego ogólnego kanału, który po tygodniu wszyscy wyciszają. Statusy wpłat pobieram prosto z bramki, tak jak przy integracji płatności online.
Akceptacja jednym kliknięciem w wiadomości
Slack pozwala dodać do wiadomości przyciski. Kliknięcie wraca do integracji, która zapisuje decyzję w odpowiednim systemie. Tak wygląda to przy akceptacji rabatu:
- Handlowiec wpisuje w CRM rabat wyższy niż ten, który może przyznać sam.
- Na kanale kierownika pojawia się wiadomość z nazwą klienta, wartością oferty i dwoma przyciskami: zatwierdź albo odrzuć.
- Integracja sprawdza, czy kliknęła osoba z prawem akceptacji.
- Decyzja i jej autor trafiają do CRM, a handlowiec dostaje odpowiedź w wątku.
Na tej samej zasadzie działa zatwierdzanie zakupów, urlopów czy faktur kosztowych powyżej progu. Dłuższy obieg z kilkoma podpisami to już elektroniczny obieg dokumentów.
Bot, który odpowiada z danych firmy
Na Slacku może działać bot, któremu pracownik pisze na przykład: jaki jest status zamówienia 1234 albo ile mamy na stanie danego produktu. Bot pyta właściwy system przez API i odpisuje w wątku. Przy pytaniach opisowych, o procedury czy warunki współpracy, dochodzi model językowy pracujący na dokumentach firmy, co opisuję przy asystencie odpowiadającym z firmowej wiedzy.
Bot działa na osobnym koncie technicznym i widzi tylko te kanały i systemy, do których dostał dostęp.
Jak nie zasypać zespołu powiadomieniami
- progi: wiadomość o zamówieniu dopiero powyżej ustalonej kwoty, o stanie dopiero poniżej minimum,
- zbiorcze podsumowanie raz dziennie zamiast osobnej wiadomości o każdym drobiazgu,
- wątki: kolejne zmiany tego samego zamówienia w jednym wątku, a nie jako nowe wiadomości,
- wzmianka konkretnej osoby tylko wtedy, gdy ktoś musi coś zrobić.
Slack, Teams czy zwykły mail
Jeśli firma pracuje w Microsoft 365 i rozmawia przez Teams, podobne połączenia buduję tam, a opis znajdziesz przy botach dla Teams. Mail zostawiam dla informacji, które ktoś musi zachować, na przykład potwierdzeń dla klientów. Powiadomienia o błędach samych automatyzacji są częścią opieki nad automatyzacjami.
Najczęstsze pytania
Czy integracja wymaga płatnego planu Slacka?
Zwykle nie. Własna aplikacja Slacka działa także w bezpłatnym obszarze roboczym, ale część ograniczeń, na przykład długość dostępnej historii czy liczba podłączonych aplikacji, zależy od planu. Sprawdzam to na Twoim koncie przed startem.
Czy kliknięcie w Slacku może zmienić coś w CRM albo sklepie?
Może, o ile integracja ma prawo zapisu w tym systemie. Przed zapisem sprawdzam, kto kliknął, i dopisuję tę osobę do historii, więc wiadomo, kto zatwierdził rabat czy zmianę statusu.
Gdzie trzymasz klucze dostępu do Slacka i innych systemów?
W menedżerze poświadczeń n8n albo w zmiennych środowiskowych serwera, z dostępem tylko dla integracji. Aplikacja Slacka dostaje wyłącznie potrzebne uprawnienia, na przykład pisanie na wybranych kanałach.
Czy bot na Slacku może korzystać z ChatGPT?
Technicznie tak, przez API modelu językowego. Ustalamy wtedy, które dane wolno przekazać do modelu, a których nie, oraz czy zapytania mają iść do usługi w chmurze, czy do modelu uruchomionego lokalnie.
Powiązane strony
Chcesz widzieć ważne zdarzenia na Slacku?
Wypisz dwa lub trzy zdarzenia, o których zespół dowiaduje się dziś za późno, i z jakich systemów pochodzą.