Integracja Livespace CRM ze stroną, fakturami i księgowością
Livespace to polski CRM dla sprzedaży B2B z udostępnionym API. Porządkuje pracę handlowców, ale dane o klientach i tak powstają gdzie indziej: w formularzu na stronie, w programie do faktur, w księgowości.
Autor: Szymon Łakomy. Aktualizacja:
Cztery zdarzenia, które łączę najczęściej
- Formularz na stronie. Wysłane zapytanie tworzy w Livespace kontakt, firmę i szansę sprzedaży z oznaczeniem źródła i przypisanym handlowcem.
- Zmiana etapu. Przejście szansy na wybrany etap uruchamia zadanie, wiadomość do zespołu albo przygotowanie dokumentu.
- Wygrana. Dane klienta i pozycje trafiają do programu do faktur, a numer faktury wraca do Livespace.
- Płatność. Informacja o zapłacie z programu księgowego zamyka sprawę albo uruchamia start współpracy, opisany na stronie automatyzacja onboardingu klienta.
Automatyczne przypomnienia i follow-upy dla handlowców to osobny temat, który opisuję przy automatyzacji sprzedaży w CRM.
Odpytywanie API czy powiadomienie o zdarzeniu
Kierunek do Livespace jest prosty: formularz albo inny system wysyła dane, a integracja od razu zapisuje je przez API. Trudniej jest w drugą stronę, gdy to zmiana w CRM ma coś uruchomić. Są dwa sposoby:
| Sposób | Jak działa | Kiedy wystarcza |
|---|---|---|
| Odpytywanie API | integracja co kilka minut pyta Livespace o zmiany od ostatniego sprawdzenia | faktury, raporty, zadania, gdzie kilka minut opóźnienia nie przeszkadza |
| Powiadomienie o zdarzeniu | CRM sam wysyła informację w chwili zmiany | wiadomości dla zespołu, które mają przyjść od razu |
Gotowe moduły Livespace w Make sprawdzają zmiany cyklicznie. W n8n nie znalazłem natywnego węzła, więc łączę się przez węzeł HTTP Request. Czy dla danego zdarzenia Livespace wysyła powiadomienie, sprawdzam w dokumentacji przy każdym projekcie.
Formularz ze strony bez przepisywania
- mapuję pola formularza na pola Livespace, także dodatkowe, na przykład branżę albo budżet,
- szukam istniejącego kontaktu po adresie e-mail i firmy po NIP, żeby nie tworzyć duplikatów,
- zapisuję źródło i parametry kampanii, więc raport pokazuje, skąd przychodzą klienci,
- przypisuję handlowca według reguły: region, rodzaj usługi albo kolejka,
- zapisuję treść zgód z formularza razem z datą.
Formularz może działać na WordPressie, w kreatorze stron albo we własnym kodzie. Integracja przyjmuje zgłoszenie pod swoim adresem i dopiero wtedy zapisuje je w Livespace. Gdy CRM chwilowo nie odpowiada, zgłoszenie czeka w kolejce i trafia do handlowca z kilkuminutowym opóźnieniem, zamiast przepaść.
Gdy zapytań jest dużo, a część to spam albo pytania spoza oferty, wstępną ocenę może zrobić agent AI do kwalifikacji leadów.
Wygrana szansa, faktura i program księgowy
Po wygranej najwięcej czasu zabiera przepisanie danych do faktury. Integracja bierze z Livespace NIP, pozycje, ceny i termin płatności i zakłada dokument w programie do faktur. Samo wystawianie dokumentów należy do tematu automatyzacja fakturowania. Tutaj chodzi o to, żeby dane z CRM dotarły tam kompletne, a numer faktury i numer KSeF wróciły do karty klienta. Wysyłkę do KSeF wykonuje program do faktur, co opisuję na stronie integracja z KSeF.
Gdy sprzedaż jest w Livespace, a dokumenty w systemie ERP, łączę też kartoteki kontrahentów. Zasady dla polskich programów opisuję na stronach integracja Symfonia i integracja enova365.
Raporty i powiadomienia dla zespołu
Załóżmy, że zarząd co poniedziałek prosi o liczbę nowych szans, wartość lejka i listę faktur po terminie. Dziś ktoś skleja to z eksportu Livespace i z programu do faktur. Po integracji zestawienie powstaje samo w arkuszu albo w mailu o stałej porze, z obu źródeł naraz. Do tego jedno powiadomienie na czacie zespołu, gdy szansa powyżej ustalonej wartości zmienia etap. Liczby pochodzą z danych w chwili wysyłki, więc nikt nie musi pamiętać o eksporcie, a raport z poprzedniego tygodnia da się porównać z bieżącym. Więcej przykładów zestawień jest na stronie automatyzacja raportów.
Najczęstsze pytania
Czy Livespace ma gotową integrację z n8n?
W chwili pisania nie znalazłem natywnego węzła Livespace w n8n, więc korzystam z węzła HTTP Request i API. Nie przeszkadza to w działaniu, wymaga tylko starannego opisania zapytań. W Make są gotowe moduły Livespace.
Jak szybko lead z formularza pojawi się w Livespace?
Zwykle w kilka sekund, bo to formularz uruchamia zapis przez API. Opóźnienie dotyczy raczej drugiego kierunku, gdy zmiana w CRM ma coś uruchomić, a integracja odpytuje API cyklicznie.
Czy przeniosę do Livespace kontakty z arkusza albo innego CRM?
Tak, przez import albo API. Przed przeniesieniem usuwam duplikaty i ustalam, które kolumny trafiają do pól standardowych, a które do dodatkowych. Historię notatek i zadań przenoszę tylko wtedy, gdy ktoś będzie z niej korzystał.
Gdzie przechowujesz dostęp do API Livespace?
W magazynie poświadczeń narzędzia, na którym działa integracja, a nie w treści scenariusza. Dostęp najlepiej wystawić dla osobnego konta technicznego, które można wyłączyć bez wpływu na pracę handlowców.
Powiązane strony
Chcesz połączyć Livespace z resztą firmy?
Napisz, skąd przychodzą leady, w jakim programie wystawiasz faktury i co dziś przepisujecie z CRM ręcznie.