Automatyzacja w restauracji: dostawy, straty, raport dnia

Zamknięcie dnia i poranek przed dostawą

Wieczorem kierownik zmiany rozlicza kasę, przegląda raport z POS i spisuje, czego brakuje. Rano szef kuchni dzwoni do trzech dostawców, a w południe ktoś sprawdza, czy dostawa zgadza się z fakturą. Te czynności wracają codziennie i mają stałe zasady, więc nadają się do automatyzacji jako pierwsze.

Czynność	Wejście	Wyjście	Narzędzie
Raport dnia	eksport lub API systemu POS	wiadomość do właściciela: sprzedaż, liczba rachunków, najczęściej zamawiane dania, rabaty i anulowane pozycje	n8n i POS, zależnie od dostawcy
Zamówienie do dostawcy	stan po spisie i docelowy poziom każdego produktu	propozycja zamówienia do akceptacji, potem mail do dostawcy	arkusz stanów i przepływ
Straty	wpis kucharza: produkt, ilość, powód	tygodniowe zestawienie strat według produktów i powodów	formularz w telefonie i arkusz
Grafik	dyspozycyjność wpisana przez pracowników	opublikowany grafik i przypomnienie dzień przed zmianą	aplikacja do grafików albo arkusz
Faktury kosztowe	faktury od dostawców z KSeF albo z maila	koszty przypisane do kategorii i przekazane do biura rachunkowego	przepływ i program księgowy

Stany i straty spisywane w telefonie

Spis kilkunastu kluczowych produktów zajmuje kucharzowi kilka minut, jeśli robi go w formularzu na telefonie, z pozycjami w kolejności półek i chłodni. Wpis o stracie ma trzy pola: produkt, ilość i powód, na przykład przeterminowanie, błąd przy wydaniu albo danie odesłane przez gościa.

Gdy restauracja ma receptury w systemie, przepływ może porównać zużycie wynikające ze sprzedaży z rzeczywistym spadkiem stanu. Różnica pokazuje, gdzie ucieka towar. To drugi etap, bo wymaga uporządkowanych receptur. Do pełnych spisów z natury przydaje się aplikacja do inwentaryzacji.

Zamówienia u dostawców wychodzą o stałej porze

Po zamknięciu kuchni ktoś z zespołu uzupełnia stan produktów, które zamawiacie najczęściej.
Przepływ porównuje go z poziomem docelowym na najbliższy dzień dostawy, wyższym przed weekendem.
Szef kuchni dostaje propozycję i poprawia ilości, jeśli zna plan na kolejne dni, na przykład przyjęcie okolicznościowe.
Po akceptacji każdy dostawca dostaje osobne zamówienie w formie, którą przyjmuje: mail, formularz albo plik.
Przy dostawie przepływ porównuje fakturę z zamówieniem i zgłasza brakujące albo droższe pozycje.

Ogólny mechanizm propozycji zamówień przy niskim stanie opisuję na stronie automatyzacja zamówień do dostawców. W restauracji różni się tym, że poziomy docelowe zależą od dnia tygodnia.

Opinie gości i to, co zostaje poza zapleczem

Nowe opinie z Google przepływ zbiera w jedno miejsce, a o ocenie poniżej ustalonego progu właściciel dowiaduje się od razu. Szkic odpowiedzi może przygotować AI, do przeczytania i poprawienia przed publikacją, jak opisuję przy odpowiadaniu na opinie Google z AI.

Zamówienia składane przez gości na stronie to temat strony system zamówień online dla restauracji, a rezerwacje stolików opisuje system rezerwacji stolików. Z obu systemów przepływ może pobierać dane do raportu dnia.

Pierwszy krok w lokalu na kilkanaście stolików

Załóżmy, że restauracja ma jeden lokal, POS z eksportem danych i pięciu stałych dostawców. Zaczynam od raportu dnia, bo nie zmienia nikomu pracy, a właściciel od pierwszego wieczoru widzi sprzedaż bez logowania się do systemu. Potem dokładam zamówienia do dostawców, a straty i grafik na końcu, gdy zespół przyzwyczai się do formularzy w telefonie.

Podobny zakres, czyli dokumenty kosztowe, sprzedaż i stany magazynowe, objęła automatyzacja zrealizowana w ramach Today Automate dla firmy Exces, opisana w realizacjach. Z restauracjami pracuję zdalnie w całej Polsce, a w lokalach na Śląsku mogę obejrzeć zaplecze na miejscu.

Najczęstsze pytania

Czy to zadziała z moim systemem POS?

Zależy od dostawcy systemu. Część ma API, część pozwala zaplanować eksport do pliku albo wysyła raport mailem, a każdą z tych dróg przepływ potrafi odczytać. Sprawdzam to w dokumentacji Twojego systemu, zanim podam wycenę.

Czy automat nie zamówi za dużo towaru?

Nie zamawia sam. Przygotowuje propozycję, którą szef kuchni zatwierdza albo poprawia, a przy każdej pozycji można ustawić górny limit. Dopiero po akceptacji zamówienie trafia do dostawcy.

Czy kucharze i kelnerzy muszą instalować nową aplikację?

Nie. Spis stanów, straty i dyspozycyjność wpisują w formularzach otwieranych w przeglądarce telefonu, z linku albo kodu QR na zapleczu. Każdy formularz ma tylko kilka pól.

Czy mogę mieć jeden raport z dwóch lokali?

Tak, jeśli oba lokale mają dostęp do danych z POS. Raport pokazuje każdy lokal osobno i sumę. Przy większej liczbie punktów, z różnymi właścicielami, potrzebny jest raczej system dla sieci franczyzowej.

Automatyzacja w restauracji: zaplecze, które nie wymaga zeszytu