System dla sieci franczyzowej: jeden portal dla centrali i franczyzobiorców
Sieć rośnie szybciej niż jej narzędzia. Zamówienia przychodzą mailem, raporty sprzedaży w arkuszach o różnym układzie, a nowa wersja standardów krąży jako załącznik, którego część punktów nigdy nie otworzyła.
Autor: Szymon Łakomy. Aktualizacja:
Centrala, opiekun regionu i punkt: kto co widzi
| Rola | Zakres danych | Co robi w portalu |
|---|---|---|
| Franczyzobiorca | swój punkt albo kilka swoich punktów | zamawia towar, wysyła raport, zgłasza problem, potwierdza komunikaty |
| Pracownik punktu | szkolenia i procedury, bez finansów | przechodzi szkolenia, korzysta z instrukcji |
| Opiekun regionu | punkty ze swojego regionu | prowadzi audyty, zleca poprawki, śledzi wyniki |
| Centrala | cała sieć | publikuje standardy, zatwierdza zamówienia, porównuje punkty |
Uprawnienia ustalam przed pierwszym ekranem, bo ich późniejsza przebudowa jest najbardziej pracochłonna. Franczyzobiorca nie może zobaczyć obrotów sąsiedniego punktu, a pracownik zmiany nie potrzebuje faktur. Konstrukcja przypomina portal klienta, tyle że po drugiej stronie są partnerzy prowadzący własne firmy.
Moduły portalu franczyzowego
Zamówienia do centrali
Katalog z cenami dla sieci, minimalne ilości i dni dostaw dla każdego punktu. Mechanizm jest bliski temu, który opisuję przy platformie B2B dla hurtowni, więc tutaj go nie powtarzam.
Standardy i materiały
Księga standardów, receptury, wzory ekspozycji, materiały marketingowe. Każdy dokument ma wersję i datę, a punkt potwierdza, że zapoznał się z nową wersją.
Raporty sprzedaży
Obroty z każdego punktu w jednym formacie, dziennie lub tygodniowo. Na ich podstawie centrala nalicza opłaty zależne od obrotu i porównuje punkty.
Szkolenia
Krótkie moduły z testem dla nowych pracowników i lista, kto ukończył które szkolenie.
Komunikaty
Ogłoszenia centrali z potwierdzeniem odczytu i terminem wdrożenia zmiany w punkcie.
Audyty i zgłoszenia
Lista kontrolna w telefonie opiekuna, ze zdjęciami i oceną, a po audycie zadania naprawcze z terminem. Punkt zgłasza tu też awarie i problemy z dostawą.
Komunikację wewnątrz samej centrali lepiej obsłuży intranet dla małej firmy. Portal franczyzowy obejmuje ludzi spoza Twojej firmy, więc ma inne uprawnienia i inny zakres.
Skąd biorą się dane o sprzedaży
Raport wpisywany ręcznie przez franczyzobiorcę to najsłabsze ogniwo: spóźnia się, różni formatem, bywa zaokrąglony. Źródła danych ustawiam w kolejności od najpewniejszego:
- Pobieranie danych bezpośrednio z systemu kasowego punktu, jeśli jego producent udostępnia API albo eksport.
- Automatyczny import pliku, który system kasowy generuje każdego dnia.
- Formularz w portalu z kontrolą sum, wypełniany przy zamknięciu dnia.
Gdy punkty korzystają z różnych systemów kasowych, łączę każdy osobno i sprowadzam dane do jednego układu. Zamówienia i faktury dla punktów mogą przechodzić przez ERP centrali, a zasady takich połączeń opisuję na stronie integracja ERP i CRM.
Gotowa platforma czy portal na zamówienie
Na rynku są gotowe platformy dla sieci franczyzowych, a także osobne narzędzia do szkoleń i komunikacji. Jeśli sieć ma kilka punktów, prosty model współpracy i zamówienia składane bezpośrednio w ERP centrali, gotowe narzędzie zwykle wystarczy i nie ma powodu budować własnego. Portal na zamówienie rozważam, gdy:
- zamówienia mają reguły specyficzne dla sieci, na przykład limity zależne od wielkości punktu albo dostawy w stałe dni,
- opłaty franczyzowe liczą się według zasad z umowy, których gotowe narzędzie nie odwzoruje,
- dane mają trafiać do ERP centrali bez przepisywania,
- franczyzobiorcy logują się dziś do kilku osobnych narzędzi i część z nich pomija.
Szersze kryteria opisuję w tekście gotowy program czy dedykowane oprogramowanie.
Kolejność wdrożenia w sieci i koszt
- Zaczynam od modułu, który najbardziej obciąża centralę. Najczęściej to zamówienia albo raporty sprzedaży.
- Uruchamiam go w kilku punktach, których właściciele chcą przekazać uwagi.
- Po poprawkach włączam całą sieć, a dotychczasowa droga, na przykład mail z zamówieniem, działa jeszcze przez ustalony czas.
- Standardy, szkolenia i audyty dokładam w kolejnych etapach.
Pierwszy moduł z logowaniem punktów i uprawnieniami zaczyna się od około 8000 zł netto. Portal łączący zamówienia, raporty, standardy i szkolenia to system wielomodułowy, od około 20 000 zł netto. O budowaniu etapami piszę w tekście co to jest MVP i kiedy warto, a o terminach na stronie ile trwa tworzenie aplikacji dla firmy. Z czego składa się wycena, wyjaśniam w tekście ile kosztuje dedykowane oprogramowanie.
Najczęstsze pytania
Czy franczyzobiorca z kilkoma punktami ma jedno konto?
Tak. Jedno konto może obejmować kilka punktów, z przełączaniem między nimi i zestawieniem łącznym. Pracownicy każdego punktu dostają osobne konta z węższym dostępem.
Czy portal działa w telefonie?
Działa w przeglądarce telefonu, co wystarcza do zamówień i komunikatów. Audyty ze zdjęciami i pracę bez zasięgu łatwiej obsłużyć aplikacją podobną do tej, którą buduję dla pracowników terenowych.
Co z punktami, które nie chcą zmieniać przyzwyczajeń?
Portal musi być szybszy niż mail. Pomaga gotowa lista stałych pozycji w zamówieniu i jedno miejsce na dokumenty. Część sieci ustala też datę, od której zamówienia przyjmuje już tylko przez portal.
Czy da się porównywać wyniki punktów między sobą?
Tak, gdy dane sprzedaży mają ten sam układ. Centrala widzi zestawienie punktów według obrotu czy wyniku audytu, a franczyzobiorca może widzieć swoje miejsce w sieci bez danych pozostałych punktów.
Powiązane strony
Zamówienia i raporty z punktów przychodzą mailem?
Napisz, ile punktów ma sieć i co dziś najbardziej obciąża centralę. Odpowiem, od którego modułu zacząć.