Automatyzacja w fundacji i stowarzyszeniu bez dokładania etatu
W wielu fundacjach administrację prowadzą te same osoby, które prowadzą projekty. Podziękowania dla darczyńców, potwierdzenia wpłat, grafik wolontariuszy i zestawienia do grantu powstają wieczorami, z kilku arkuszy naraz.
Autor: Szymon Łakomy. Aktualizacja:
Gdzie organizacja spędza wieczory nad arkuszem
| Proces | Wejście | Wyjście | Narzędzie |
|---|---|---|---|
| Wpłata online | powiadomienie od operatora płatności | podziękowanie z imieniem i celem zbiórki, wpis w bazie darczyńców | n8n, bramka płatności, poczta |
| Przelew tradycyjny | wyciąg bankowy | wpłata przypisana do darczyńcy po nazwie i tytule, lista nierozpoznanych | przepływ, arkusz albo CRM |
| Potwierdzenie darowizny | suma wpłat darczyńcy za rok | PDF wysłany darczyńcy na jego prośbę | szablon dokumentu |
| Wolontariat | formularz zgłoszeniowy i grafik dyżurów | zapis na dyżur, przypomnienie, licznik godzin | formularz, arkusz, kalendarz |
| Grant | koszty i działania oznaczone kodem projektu | zestawienie w układzie budżetu projektu | arkusz i przepływ |
Podziękowanie wychodzi, zanim ktoś o nim zapomni
Wpłata przez bramkę płatności uruchamia przepływ od razu: darczyńca dostaje podziękowanie z informacją, na co pójdą pieniądze, a w bazie pojawia się wpis z kwotą i datą. Pierwsza wpłata może mieć inną treść niż kolejna, a nieudana płatność cykliczna uruchamia spokojną wiadomość z prośbą o sprawdzenie karty. O samej bramce piszę przy integracji płatności online.
Przelewy z wyciągu wymagają dopasowania po nazwisku i tytule. Ten mechanizm opisuję na stronie automatyczne parowanie płatności z fakturami, a w fundacji zamiast faktury jest karta darczyńcy. Zgoda na newsletter jest osobnym polem, a nie skutkiem wpłaty.
Wolontariusze i dyżury w jednym miejscu
- Kandydat wypełnia formularz, a koordynator dostaje zgłoszenie do akceptacji.
- Po akceptacji wolontariusz dostaje porozumienie wygenerowane z szablonu i link do grafiku.
- Zapis na dyżur trafia do kalendarza, a dzień wcześniej przychodzi przypomnienie.
- Po miesiącu koordynator ma zestawienie godzin na osobę, przydatne przy zaświadczeniach i sprawozdaniu.
Porozumienia i zaświadczenia powstają tak samo jak dokumenty opisane przy automatycznym generowaniu umów.
Sprawozdanie i grant z danych zbieranych na bieżąco
Najwięcej pracy przy rozliczeniu grantu zabiera przypisywanie kosztów do pozycji budżetu po fakcie. Gdy każda faktura dostaje kod projektu i pozycję budżetu w chwili wpływu, zestawienie na koniec okresu powstaje z gotowych danych. To samo dotyczy rezultatów: liczba uczestników czy zajęć wynika z list obecności, a nie z pamięci koordynatora. Układ zestawienia dopasowuję do wzoru grantodawcy, a ostateczne sprawozdanie przygotowuje i podpisuje organizacja. Cykliczne zestawienia dla zarządu powstają tak, jak opisuję przy automatyzacji raportów.
Dane podopiecznych wymagają innego podejścia
Zgłoszenia podopiecznych często zawierają informacje o zdrowiu albo sytuacji rodzinnej. Formularz pyta tylko o to, co potrzebne do pierwszego kontaktu, dostęp do zgłoszeń mają wskazane osoby, a przepływ działa na serwerze organizacji albo w usłudze, która przetwarza dane na terenie UE. Takie dane nie trafiają do publicznych narzędzi AI, o czym piszę w tekście czy można wklejać dane firmy do ChatGPT.
Najczęstsze pytania
Czy fundacja potrzebuje CRM, żeby to działało?
Nie. Na start wystarczy arkusz albo baza w Airtable, jak opisuję przy integracji Airtable. CRM dla organizacji ma sens, gdy darczyńców jest wielu, a kontakt z nimi prowadzi kilka osób.
Czy przepływ sam wyśle darczyńcy potwierdzenie do rozliczenia podatkowego?
Może przygotować potwierdzenie na podstawie zarejestrowanych wpłat i wysłać je na prośbę darczyńcy. Treść dokumentu ustala organizacja z księgową, a ja nie oceniam, czy dana darowizna daje prawo do odliczenia.
Czy dane podopiecznych mogą trafić do modelu AI?
Tylko gdy organizacja świadomie tak zdecyduje i wybierze model uruchomiony lokalnie albo usługę z odpowiednią umową. Domyślnie przepływy z danymi podopiecznych działają bez AI.
Ile kosztuje automatyzacja w fundacji?
Podziękowania po wpłacie online albo grafik dyżurów to pojedyncze przepływy, od około 500 zł netto. Obieg łączący wpłaty, bazę darczyńców i zestawienia do grantów to od około 2000 zł netto. Koszt najłatwiej ograniczyć zakresem: zaczynam od jednego procesu i narzędzi, które organizacja już ma. Organizacja, która nie odlicza VAT, płaci kwotę brutto.
Powiązane strony
Administracja fundacji odbywa się po godzinach?
Napisz, skąd przychodzą wpłaty i gdzie prowadzicie listę darczyńców i wolontariuszy. Podpowiem, który proces przejąć jako pierwszy.