Automatyzacja w biurze projektowym i pracowni architektonicznej
W pracowni projektowej najwięcej czasu poza samym projektowaniem zabiera pilnowanie, która wersja rysunku poszła do klienta, co odpisał urząd, ile godzin zjadł projekt i kiedy można wystawić fakturę za etap.
Autor: Szymon Łakomy. Aktualizacja:
Projekt jako ciąg zdarzeń, które da się wychwycić
| Zdarzenie | Wejście | Wyjście | Narzędzie |
|---|---|---|---|
| Nowy projekt | podpisana umowa albo zaakceptowana oferta | numer projektu, struktura folderów i karta z etapami w rejestrze | n8n, dysk sieciowy lub SharePoint |
| Wersja do klienta | PDF zapisany w folderze do wysłania | wpis w rejestrze z numerem rewizji, datą i odbiorcą, a do klienta mail z linkiem | przepływ, rejestr w arkuszu lub bazie |
| Pismo z urzędu | wiadomość z e-Doręczeń albo skan pisma papierowego | wpis w karcie projektu, termin odpowiedzi i zadanie dla prowadzącego | przepływ, kalendarz |
| Czas pracy | dzienne wpisy projektantów | godziny na projekt i etap zestawione z budżetem z oferty | aplikacja do czasu pracy albo arkusz |
| Odebrany etap | etap oznaczony jako przyjęty przez klienta | faktura w programie do faktur i przypomnienie o płatności | program do faktur z API |
| Zamknięcie projektu | zmiana statusu w rejestrze | paczka ostatnich wersji i korespondencji w archiwum i kopii zapasowej | skrypt, NAS |
Rejestr wersji, który uzupełnia się sam
Wystarczy jedna umowa w zespole: plik do wysłania trafia do konkretnego folderu i ma w nazwie numer projektu. Przepływ obserwuje ten folder, nadaje kolejny numer rewizji, zapisuje w rejestrze datę i odbiorcę, a klient dostaje link do pliku. Dzięki temu w każdej chwili widać, którą wersję klient ma u siebie, i nikt nie wyśle mu nieaktualnej.
Mechanizm działa na dysku sieciowym, w Google Drive albo w SharePoint, o którym piszę przy integracji SharePoint. AutoCAD, ArchiCAD czy Revit pracują tak jak dziś, bo przepływ dotyka tylko wyeksportowanych plików.
Pisma z urzędu i uwagi klienta z terminem
- Pismo wpływa przez e-Doręczenia, mailem albo jako skan z sekretariatu.
- Przepływ przypisuje je do projektu po znaku sprawy, adresie inwestycji albo nazwie inwestora.
- Prowadzący projekt dostaje propozycję terminu odpowiedzi i ją zatwierdza albo poprawia.
- Przypomnienia przychodzą przed terminem do prowadzącego i do osoby, która go zastępuje.
- Wysłana odpowiedź trafia do karty projektu razem z pismem, na które odpowiada.
Dostęp do skrzynki do doręczeń elektronicznych opisuję na stronie e-Doręczenia w firmie. Długie pisma z uwagami może streścić AI, ale treść odpowiedzi pisze projektant.
Budżet godzin i faktura za odebrany etap
Oferta zwykle zakłada liczbę godzin na każdy etap. Gdy projektanci zapisują czas przy projekcie i etapie, przepływ co tydzień porównuje wykonanie z budżetem i informuje właściciela, gdy etap przekroczy ustalony próg. To sygnał do rozmowy z klientem o zmianie zakresu, zanim projekt zacznie przynosić stratę. Prostą ewidencję czasu daje aplikacja do grafików i czasu pracy.
Oznaczenie etapu jako odebranego uruchamia fakturę w programie do faktur i przypomnienie o terminie płatności, co szerzej opisuję przy automatyzacji fakturowania.
Archiwum i start w pracowni na kilka osób
Po zamknięciu projektu przepływ zbiera ostatnie wersje rysunków, korespondencję i umowę w jedną paczkę i odkłada ją do archiwum z kopią na drugim nośniku, o czym więcej w tekście kopie zapasowe i serwer NAS. Wyszukiwanie w starych projektach po treści dokumentów umożliwia asystent AI na dokumentach firmy.
Załóżmy, że pracownia ma czterech projektantów i kilkanaście projektów w toku. Zaczynam od karty nowego projektu i rejestru wersji, bo porządkują pracę wszystkich od pierwszego dnia. Godziny, faktury etapowe i archiwum to drugi etap, a całość z rejestrem i pismami to złożony przepływ, od około 2000 zł netto. Stronę dla pracowni opisuję osobno w tekście strona dla architekta. Pracuję zdalnie z biurami z całej Polski, a pracownie ze Śląska mogę odwiedzić.
Najczęstsze pytania
Czy to działa z AutoCAD, ArchiCAD albo Revit?
Tak, bo nie ingeruję w te programy. Przepływ pracuje na plikach eksportowanych do PDF lub DWG i na folderach projektu. Wtyczki do samych programów CAD to osobny temat, który wyceniam po rozmowie.
Gdzie są przechowywane pliki projektów?
Tam, gdzie dziś: na dysku sieciowym, NAS, w SharePoint albo Google Drive. Przepływ nie przenosi dokumentacji do nowego miejsca, tylko porządkuje nazwy, rejestr i archiwum.
Czy projektanci muszą zmienić sposób nazywania plików?
Wystarczy jedna zasada dla plików wysyłanych na zewnątrz: numer projektu w nazwie i właściwy folder. Pliki robocze mogą nazywać się dowolnie, bo rejestr ich nie dotyczy.
Ile kosztuje automatyzacja w biurze projektowym?
Karta nowego projektu albo rejestr wersji to pojedyncze procesy, od około 500 zł netto. Obieg z korespondencją, godzinami i fakturami etapowymi to od około 2000 zł netto. Przed wyceną proponuję krótki audyt procesów pod automatyzację.
Powiązane strony
Nie wiadomo, która wersja rysunku jest u klienta?
Napisz, ile projektów prowadzicie naraz i gdzie trzymacie dokumentację. Zaproponuję rejestr, który nie zmieni sposobu projektowania.