System do rozliczania prowizji: reguły, akceptacja i raport dla handlowca
Pod koniec miesiąca ktoś składa prowizje z eksportu faktur, listy korekt i własnego arkusza z wyjątkami. Handlowcy dostają kwotę bez wyjaśnienia, liczą po swojemu i zaczynają się dyskusje.
Autor: Szymon Łakomy. Aktualizacja:
Reguły prowizyjne, które da się zapisać
Od obrotu albo od marży
Prowizja od wartości netto lub od zysku na pozycji. Marża wymaga ceny zakupu w ERP, więc sprawdzam najpierw, czy ją tam macie.
Progi
Wyższa stawka po przekroczeniu planu, liczona od całości albo tylko od nadwyżki. Te warianty dają różne kwoty i trzeba wybrać świadomie.
Produkty i grupy
Inna stawka dla usług, inna dla towarów z niską marżą, premia za nowy produkt w wybranym kwartale.
Klient nowy i stały
Więcej za pozyskanie, mniej za obsługę istniejącego klienta, podział, gdy klienta prowadzi dwóch handlowców.
Partnerzy zewnętrzni
Prowizja dla firm polecających, rozliczana na podstawie faktury lub noty partnera.
Reguły trzymam w ustawieniach z datą obowiązywania. Nowy regulamin od kwartału nie przelicza wstecz zamkniętych miesięcy.
Skąd system bierze dane o sprzedaży
Źródłem są faktury i korekty z ERP albo programu do faktur, a przypisanie handlowca do klienta często pochodzi z CRM. Trzeba ustalić, od czego liczymy prowizję: od wystawienia faktury czy od zapłaty. Wariant od zapłaty wymaga danych o rozliczeniach, które pobieram z ERP lub z automatycznego parowania płatności z fakturami.
Pobieranie danych z systemów sprzedażowych to typowa integracja ERP i CRM. Jeśli dopiero wybierasz CRM, zajrzyj na stronę wdrożenie CRM, bo porządne przypisanie klientów do handlowców upraszcza później całe rozliczenie.
Miesiąc rozliczeniowy krok po kroku
- Po zamknięciu miesiąca system pobiera faktury, korekty i płatności.
- Nalicza wstępne prowizje i oznacza przypadki do sprawdzenia: korektę do faktury z poprzedniego okresu, klienta bez opiekuna, ujemną marżę.
- Kierownik sprzedaży przegląda wyjątki i może dodać ręczną korektę z komentarzem.
- Handlowcy widzą swoje zestawienie i mają ustalony czas na uwagi.
- Po akceptacji system zamyka miesiąc i tworzy plik do programu płacowego albo listę do rozliczenia partnerów.
Arkusz czy system
| Kryterium | Arkusz | System |
|---|---|---|
| Handlowcy i reguły | kilka osób, jedna stawka | wiele stawek, progi, partnerzy |
| Dane | eksport kopiowany ręcznie | pobieranie z ERP i CRM |
| Zmiana regulaminu | nowa formuła może przeliczyć stare miesiące | reguły z datą obowiązywania |
| Wyjaśnienie dla handlowca | osobny plik lub mail | raport z listą faktur i stawek |
| Ślad poprawek | trudno ustalić, kto zmienił kwotę | każda korekta z autorem i komentarzem |
Przy kilku handlowcach i jednej stawce arkusz wystarcza i nie namawiam wtedy na system.
Raport dla handlowca i eksport do płac
Handlowiec loguje się i widzi faktury, które weszły do prowizji, zastosowaną stawkę, korekty i postęp względem progu w bieżącym miesiącu. Pytań do księgowości jest wtedy mniej. Eksport przygotowuję w formacie, który przyjmuje Twój program kadrowo-płacowy, co sprawdzam w jego dokumentacji. Opodatkowanie i składki zależą od formy zatrudnienia i ustala je księgowość.
Moduł z regułami, akceptacją i raportami zaczyna się od około 8000 zł netto. Gdy prowizje są częścią szerszego systemu sprzedaży z ofertami i zamówieniami, zakres rośnie do lekkiego ERP, od około 15 000 zł netto.
Najczęstsze pytania
Co z korektami faktur z poprzednich miesięcy?
System nalicza je w miesiącu, w którym korekta powstała, jako ujemną pozycję z odwołaniem do pierwotnej faktury. Inny sposób, na przykład pomijanie korekt po zamknięciu kwartału, też da się zapisać jako regułę.
Czy handlowiec widzi prowizje innych osób?
Nie. Widzi tylko swoje dane. Kierownik widzi swój zespół, a zarząd całość. Ranking bez kwot może być widoczny dla wszystkich, jeśli tak zdecydujesz.
Czy system obsłuży prowizje dla partnerów zewnętrznych?
Tak. Partner dostaje konto z wglądem w swoje polecenia i naliczenia, a po akceptacji system przygotowuje dane do jego faktury albo noty.
Co, jeśli w ERP brakuje cen zakupu do liczenia marży?
Wtedy prowizja od marży będzie niedokładna. Sprawdzam to na początku na danych z przykładowego miesiąca. Czasem wystarczy uzupełnić ceny w ERP, czasem lepiej liczyć od obrotu z osobną stawką dla wybranych grup.
Powiązane strony
Prowizje liczy jedna osoba w arkuszu?
Prześlij obecny regulamin prowizyjny i nazwę systemu, w którym wystawiasz faktury. Ocenię, co da się policzyć automatycznie.