e-Doręczenia w firmie: kto ma dostęp i co dzieje się z pismami
Korespondencja z urzędami trafia coraz częściej do skrzynki do e-Doręczeń, a nie do skrzynki przy drzwiach. Jeśli loguje się do niej jedna osoba, a ta akurat jest na urlopie, pismo czeka.
Autor: Szymon Łakomy. Aktualizacja:
Kogo obowiązek obejmuje i od kiedy
| Firma | Adres do e-Doręczeń |
|---|---|
| Spółka wpisana do KRS przed 2025 rokiem | od 1 kwietnia 2025 |
| Jednoosobowa działalność z CEIDG zarejestrowana przed 2025 rokiem | od 1 października 2026, wniosek należało złożyć do 30 września 2026 |
| Firma rejestrowana od 1 stycznia 2025 | adres zakłada się przy rejestracji |
Jeśli firma powinna już mieć adres, a go nie ma, nie odkładaj tego. Adres zakłada się między innymi przez biznes.gov.pl. Firma wpisana do KRS wyznacza administratora skrzynki, a administrator może nadawać uprawnienia pracownikom.
Role przy skrzynce
Nawet jeśli adres zakładał właściciel, skrzynka nie powinna w praktyce zależeć od jednej osoby. Ustalam z firmą prosty podział:
- administrator: zwykle właściciel lub ktoś z zarządu, nadaje i odbiera uprawnienia,
- osoba odbierająca pisma: na przykład biuro lub księgowość, zagląda do skrzynki i pobiera dokumenty,
- zastępca: ma uprawnienia na czas urlopu albo choroby osoby odbierającej,
- pozostali: bez dostępu do skrzynki, dostają tylko kopię pisma do swojej sprawy.
Uprawnienia nadaje administrator, a nie ktoś, kto przekazuje swój login. Wspólne hasło do jednego konta oznacza, że nie wiadomo, kto odebrał pismo, a po odejściu jednej osoby trzeba zmieniać dostęp wszystkim.
Powiadomienia, żeby nic nie przeleżało
Główne ryzyko nie jest techniczne: pismo przychodzi, a nikt nie zagląda do skrzynki. Dlatego ustawiam powiadomienia o nowej korespondencji na pocztę, najlepiej na adres wspólny, który czyta więcej niż jedna osoba. Jeśli ustawienia skrzynki na to nie pozwalają, przekierowuję powiadomienia w samej poczcie. Do tego reguła w programie pocztowym, która oznacza takie wiadomości jako ważne, żeby nie zginęły wśród newsletterów. Powiadomienie przychodzi mailem, więc skrzynka pocztowa tych osób też wymaga ochrony, w tym uwierzytelniania dwuskładnikowego.
Urlop, zastępstwo i odejście pracownika
- Przed urlopem osoby odbierającej sprawdzam, czy zastępca ma aktywne uprawnienia i umie się zalogować, a nie dopiero w dniu, w którym przyjdzie ważne pismo.
- Do skrzynki każdy loguje się własnym kontem i na służbowym, aktualnym komputerze, nigdy na cudzym urządzeniu.
- Gdy pracownik odchodzi, administrator odbiera mu uprawnienia do skrzynki tego samego dnia. Pozostałe dostępy zamykam według listy z poradnika onboarding i offboarding IT pracownika.
Pobrane pismo: archiwum i dalsza droga
Osoba odbierająca od razu pobiera dokument i zapisuje go w ustalonym folderze na dysku firmowym, z datą i nazwą urzędu w nazwie pliku. Folder i jego kopię zapasową przygotowuję ja. Pulpit osoby, która pobrała pismo, to złe miejsce. Potem pismo trafia do osoby prowadzącej sprawę. Jeśli firma ma już automatyzację obiegu dokumentów, pobrany plik idzie tą samą drogą co faktury i umowy. Sposób przechowywania kopii opisuję na stronie kopie zapasowe i NAS dla firmy.
Najczęstsze pytania
Czy możesz założyć adres do e-Doręczeń za firmę?
Wniosek składa firma, na przykład przez biznes.gov.pl. Mogę pomóc przy komputerze w trakcie, a potem ustawić powiadomienia, uprawnienia pracowników i folder na archiwum pism.
Co jeśli pismo przyjdzie, gdy główna osoba jest na urlopie?
Właśnie po to są zastępca z aktywnymi uprawnieniami i powiadomienia na adres wspólny. Przed każdym dłuższym urlopem warto sprawdzić, czy zastępca rzeczywiście potrafi się zalogować.
Czy wystarczy, że do skrzynki loguje się właściciel?
W spółce administrator może nadać uprawnienia pracownikom, więc nie ma powodu, żeby wszystko zależało od jednej osoby. W jednoosobowej działalności możliwości sprawdzam na gov.pl przy konfiguracji.
Czy to jest w stałej obsłudze IT?
Konfiguracja powiadomień, ról i archiwum to jednorazowa praca, wyceniana po rozmowie. W ramach stałej obsługi IT małego biura, od 399 zł netto miesięcznie, pomagam potem administratorowi przy zmianach uprawnień. Zakres opisuję na stronie ile kosztuje obsługa informatyczna firmy.
Powiązane strony
Chcesz uporządkować dostęp do e-Doręczeń?
Napisz, ile osób ma odbierać pisma i z jakiej poczty korzystacie. Odpowiem z propozycją ustawień.