Microsoft 365 Copilot w firmie: uprawnienia przed licencją

Czat Copilot a płatna licencja

Sprawa	Czat Copilot dla kont służbowych	Płatna licencja dodatkowa
Na czym pracuje	na treści, którą wpiszesz lub dodasz do rozmowy, i na wynikach z sieci	dodatkowo na poczcie, plikach, czatach i spotkaniach, do których użytkownik ma dostęp
Przykładowe zadanie	popraw akapit, streść wklejony tekst	streść wątek z klientem z ostatniego miesiąca razem z notatkami ze spotkań
Znaczenie uprawnień	mniejsze, bo pracuje głównie na tym, co mu podasz	kluczowe, bo sam szuka w zasobach firmy

Nazwy, zakres i ceny licencji Microsoft zmienia. Przed rekomendacją sprawdzam je u Microsoftu i w panelu administracyjnym firmy.

Copilot widzi to, co widzi pracownik

Copilot nie omija uprawnień. Kłopot w tym, że korzysta z nich wszystkich naraz. Jeśli kilka lat temu ktoś udostępnił folder z wynagrodzeniami całej organizacji, pracownik nadal ma do niego dostęp, tylko o tym nie wie. Wystarczy pytanie o premie albo o umowę z konkretnym klientem, a Copilot znajdzie odpowiedź właśnie tam. Dlatego porządek w udostępnieniach robię przed zakupem licencji, a nie po pierwszym incydencie.

Gdzie szukam zbyt szerokich udostępnień

linki dla każdego, kto ma link, wysłane kiedyś klientowi i nigdy niewyłączone,
witryny SharePoint i zespoły Teams otwarte dla całej organizacji, choć dotyczą jednego działu,
foldery w OneDrive udostępnione wszystkim, bo tak było szybciej,
stare zespoły projektowe, w których nadal są goście z zewnątrz i byli pracownicy,
skrzynki współdzielone z dostępem dla osób, które dawno zmieniły stanowisko.

Raporty udostępniania przeglądam w centrach administracyjnych Microsoft 365 i SharePoint, a ich zakres zależy od licencji. Zbędne udostępnienia wyłączam, a dla działów zakładam osobne witryny z jasnym właścicielem. Szerszy przegląd kont, sprzętu i kopii robię w ramach audytu IT w małej firmie.

Etykiety poufności w zarysie

Etykiety poufności z rozwiązań Microsoft Purview pozwalają oznaczyć dokument jako wewnętrzny albo poufny, a przy wyższych poziomach ograniczyć, kto może go otworzyć. W małej firmie zwykle wystarczą dwie lub trzy etykiety, na przykład „wewnętrzne” i „poufne: zarząd i księgowość”. Dostępność etykiet zależy od planu, więc sprawdzam ją w dokumentacji Microsoftu dla licencji firmy. Etykiety uzupełniają porządek w uprawnieniach, ale go nie zastępują.

Pilotaż na kilku osobach

Wybieram trzy do pięciu osób o różnych zadaniach, na przykład handlowca, osobę z biura i kogoś z księgowości.
Spisujemy zadania do sprawdzenia: streszczenie długiego wątku w Outlooku, notatka i lista zadań po spotkaniu w Teams, pierwsza wersja oferty w Wordzie, analiza zestawienia w Excelu.
Przez kilka tygodni uczestnicy notują, ile czasu zajęło zadanie i gdzie Copilot się pomylił.
Na koniec zbieram uwagi i zestawiam je z kosztem licencji.

Rachunek opłacalności licencji

Liczę go dla każdej osoby osobno. Załóżmy, że handlowiec w pilotażu oszczędza dwie godziny tygodniowo na streszczeniach maili i notatkach ze spotkań. Mnożę to przez koszt jego godziny pracy i porównuję z miesięczną ceną licencji z aktualnego cennika Microsoftu. U jednych osób wynik wychodzi wyraźnie na plus, u innych licencja leżałaby nieużywana i lepiej zostać przy czacie. Jeśli firma dopiero zakłada pakiet, zaczynam od podstaw opisanych na stronie wdrożenie Microsoft 365 w małej firmie. Gdy zespół pracuje głównie poza aplikacjami Microsoftu, alternatywą bywa firmowa przestrzeń ChatGPT.

Najczęstsze pytania

Czy Copilot pokaże pracownikowi pliki, do których nie ma dostępu?

Nie. Copilot korzysta z uprawnień zalogowanej osoby. Pokaże jednak wszystko, do czego ta osoba ma dostęp, także pliki, o których istnieniu nie wiedziała, dlatego porządek w udostępnieniach robię przed zakupem licencji.

Czy każdy w firmie potrzebuje płatnej licencji?

Nie. Licencję przypisuje się konkretnym osobom, więc zwykle dostają ją ci, u których pilotaż pokazał realną oszczędność czasu. Pozostali korzystają z czatu Copilot dla kont służbowych, jeśli plan firmy go obejmuje.

Czy dane firmy trafiają do trenowania modeli?

Microsoft deklaruje, że treści z usług Microsoft 365 przetwarzane przez Copilota w ramach konta służbowego nie służą do trenowania modeli bazowych. Aktualne warunki ochrony danych sprawdzam w dokumentacji Microsoftu i omawiam z firmą przed wdrożeniem.

Ile kosztuje przygotowanie firmy do Copilota?

Wycena po rozmowie. Najwięcej pracy wymaga porządek w uprawnieniach, a ten zależy od liczby witryn, zespołów i narosłych udostępnień. Cenę samych licencji sprawdzam w aktualnym cenniku Microsoftu.

Microsoft 365 Copilot w firmie: najpierw porządek w udostępnieniach