Jak opisać zlecenie dla programisty: szablon i przykład

Zacznij od problemu, a nie od funkcji

Opis „chcę aplikację z kalendarzem i powiadomieniami” zmusza programistę do zgadywania, czemu to ma służyć. Opis „serwisanci wpisują zlecenia w zeszycie, więc biuro dowiaduje się o nich z opóźnieniem” pozwala zaproponować kilka rozwiązań, także tańsze od tego, które sam wymyśliłeś. Funkcje wynikają z problemu, a nie odwrotnie.

Osiem pytań do wypełnienia

Cel. Co ma się zmienić po wdrożeniu i po czym to poznasz?
Użytkownicy. Kto z tego korzysta, ile osób i jak swobodnie pracują na komputerze?
Proces dziś. Jak to się robi teraz, krok po kroku, w jakich narzędziach?
Dane. Jakie informacje są potrzebne, skąd pochodzą i czy są wrażliwe?
Połączenia. Z jakimi systemami ma rozmawiać: księgowość, sklep, poczta?
Ograniczenia. Urządzenia, miejsce przechowywania danych, wymagania klientów.
Budżet. Kwota lub widełki, albo informacja, że szukasz wyceny do porównania.
Termin. Dlaczego akurat do tego dnia i co się stanie, jeśli się opóźni.

Przykład krótkiego opisu

Poniżej fikcyjny przykład, który pokazuje poziom szczegółowości. Zastąp treść własną.

Cel: biuro ma widzieć w jednym miejscu, jakie zlecenia mają serwisanci i w jakim są statusie. Użytkownicy: pięciu serwisantów w terenie i dwie osoby w biurze. Dziś: zlecenia w arkuszu i telefon, zdjęcia z naprawy wysyłane komunikatorem. Dane: adres klienta, opis usterki, zdjęcia, godziny pracy. Połączenia: program do faktur, żeby po zamknięciu zlecenia powstawał dokument. Ograniczenia: serwisant bywa w piwnicach bez zasięgu. Budżet: do uzgodnienia po wycenie. Termin: do początku sezonu, bo wtedy rośnie liczba zleceń.

Czego nie musisz wiedzieć

jakiej technologii użyć, bo to wybiera wykonawca i uzasadnia wybór,
jak ma wyglądać interfejs, wystarczy opis, co użytkownik robi,
gdzie będą hostowane dane, chyba że wynika to z wymagań klienta,
jak nazywają się funkcje, opisz zamiast tego sytuacje z codziennej pracy.

Odpowiedź „nie wiem” też jest informacją. Zaznacz, czego nie wiesz, a rozmowa pomoże to ustalić.

Jeśli nie znasz budżetu ani terminu

Podanie kwoty nie jest zobowiązaniem. Pozwala wykonawcy zaproponować zakres, który się w niej mieści, i uczciwie powiedzieć, że czegoś za tyle się nie zrobi. Widełki cen poszczególnych typów systemów znajdziesz w ile kosztuje dedykowane oprogramowanie, a o czasie realizacji piszę w ile trwa tworzenie aplikacji dla firmy. Gdy pomysł jest świeży, rozważ MVP, czyli pierwszą wersję z najważniejszymi funkcjami. Gotowy opis możesz wysłać przez kontakt.

Najczęstsze pytania

Czy muszę napisać dokument, czy wystarczy rozmowa?

Wystarczy rozmowa, ale kilka zdań na piśmie zwykle ją skraca. Możesz też wysłać nagranie głosowe albo zdjęcia obecnych arkuszy i formularzy.

Czy mam pokazać obecne pliki i systemy?

Tak, to jedna z najbardziej pomocnych rzeczy. Przykładowy arkusz, formularz czy zrzut ekranu mówi więcej niż opis. Dane wrażliwe zasłoń albo zastąp przykładowymi.

Co jeśli kilka osób w firmie ma różne wymagania?

Wskaż osobę, która decyduje, i oznacz, które wymagania są konieczne, a które tylko chciane. Bez tego wykonawca nie wie, co jest ważniejsze, a wycena rozjeżdża się w obie strony.

Ile szczegółów o klientach podawać w opisie?

Nie wysyłaj prawdziwych danych klientów. Wystarczy napisać, jakiego rodzaju dane są potrzebne, a przykłady zastąpić zmyślonymi.

Jak opisać zlecenie dla programisty, żeby dostać sensowną wycenę