Z Excela do aplikacji webowej: kiedy arkusz przestaje wystarczać
Arkusz, który zaczynał jako prosta lista, z czasem trzyma zamówienia, klientów i terminy. Gdy pracuje na nim kilka osób, zaczyna się wyścig o to, kto zapisał plik jako ostatni.
Autor: Szymon Łakomy. Aktualizacja:
Sygnały, że arkusz przestał wystarczać
Jeden z poniższych objawów to jeszcze nie powód do zmiany. Trzy lub cztery naraz zwykle już są.
- dwie osoby edytują ten sam plik, ktoś traci zmiany albo powstają kopie w stylu „final_ostateczny”,
- wzór zepsuty jednym przypadkowym kliknięciem, a nikt nie wie, kiedy to się stało,
- pracownik widzi wszystkie dane, bo nie da się pokazać mu tylko jego części,
- dane z arkusza trzeba co tydzień przepisywać do innego programu,
- plik otwiera się bardzo wolno i zawiesza przy filtrowaniu.
Co zostaje w Excelu, a co przenosimy
| Element | W arkuszu | W aplikacji |
|---|---|---|
| Dane wpisywane przez zespół | przestają być tam wpisywane | formularze z walidacją i jedno źródło danych |
| Jednorazowe analizy i symulacje | zostają, to dobre narzędzie do tego | bez zmian, aplikacja je zasila eksportem |
| Wzory i reguły liczenia | kopia robocza do sprawdzenia | jedno miejsce, w którym reguła jest zapisana |
| Raporty dla zarządu | często nadal tutaj, na danych z aplikacji | zestawienia na stałe pytania |
| Archiwum historyczne | do odczytu, bez dalszych zmian | import tylko tego, co potrzebne na bieżąco |
Excel nie znika z firmy. Zmienia się jego rola: z bazy danych na narzędzie do analizy.
Jak przenoszę dane z arkusza
- Zbieram wszystkie wersje pliku i ustalam, która jest aktualna. Bywa, że to osobne zadanie.
- Wypisuję kolumny i ich znaczenie, także te, które każdy rozumie po swojemu.
- Czyszczę dane: duplikaty klientów, różne zapisy tej samej nazwy, daty zapisane jako tekst.
- Importuję próbną partię i razem z użytkownikami porównujemy wynik z arkuszem.
- Po zatwierdzeniu robię import właściwy, a arkusz zostaje do odczytu na ustalony czas.
Jeśli nie chcesz jeszcze zmieniać narzędzia, jest półśrodek: połączyć arkusz z innymi systemami. Opisuję to w poradniku o integracji z Arkuszami Google.
Role, historia zmian i opór zespołu
Role
Handlowiec widzi swoich klientów, kierownik wszystkich, księgowość tylko kwoty. W arkuszu trudno to ustawić porządnie.
Historia zmian
Wiadomo, kto i kiedy zmienił cenę lub status. To zwykle pierwszy argument zespołu za nową aplikacją.
Opór zespołu
Arkusz jest szybki i znany. Aplikacja musi być przy codziennych wpisach przynajmniej tak sprawna, inaczej ludzie wrócą do pliku.
Zakres
Najczęstsze ryzyko to chęć przeniesienia wszystkiego naraz. Pierwsza wersja obejmuje jeden arkusz i jeden proces.
O zawężaniu pierwszej wersji piszę w tekście co to jest MVP i kiedy warto.
Zakres pierwszej wersji i budżet
Aplikacja zastępująca jeden arkusz, z logowaniem, kilkoma widokami, rolami i podstawowymi raportami, mieści się w zakresie panelu i zaczyna się od około 8000 zł netto. Gdy dochodzą integracje i kolejne procesy, rośnie także wycena, a jej składniki rozpisuję na stronie ile kosztuje dedykowane oprogramowanie. Ogólny opis takich aplikacji jest na stronie aplikacje webowe dla firm.
Najczęstsze pytania
Czy po przejściu na aplikację muszę zrezygnować z Excela?
Nie. Arkusz zostaje do analiz i jednorazowych zestawień, tylko dane źródłowe trzymasz w aplikacji. Z aplikacji można wyeksportować dane do pliku jednym kliknięciem.
Co z formułami, które zbudował ktoś, kto już u mnie nie pracuje?
Odczytuję je i spisuję jako reguły razem z osobą, która arkusza używa. Zdarza się, że część wzorów okazuje się zbędna albo zawiera błąd, o którym nikt nie wiedział.
Czy aplikacja webowa musi być dostępna publicznie w internecie?
Nie. Aplikacja może działać wyłącznie po zalogowaniu, a dostęp da się ograniczyć do wskazanych osób. Słowo „webowa” opisuje technologię, a nie otwartość.
Czy duży arkusz można przenieść w całości naraz?
Można, ale rzadko warto. Bezpieczniej przenieść jeden proces, zobaczyć, jak pracuje zespół, i dopiero potem dokładać kolejne zakładki. Duże zmiany naraz kończą się często powrotem do starego pliku.
Powiązane strony
Arkusz przestał dawać radę?
Opisz, co dziś trzymasz w pliku i kto z niego korzysta. Odpowiem z propozycją pierwszego zakresu.