Automatyzacja w logistyce i spedycji: porządek w zleceniach i dokumentach
Spedytor odbiera zlecenie mailem, wpisuje je do arkusza, szuka przewoźnika, odpowiada na pytania o status i na końcu składa rozliczenie z pamięci. Każdy z tych kroków można uporządkować osobno.
Autor: Szymon Łakomy. Aktualizacja:
Cztery miejsca, w których dyspozytor traci czas
Te cztery miejsca powtarzają się w większości firm transportowych. Zaczynam od tego, które u Ciebie pochłania najwięcej godzin.
Przyjęcie zlecenia
Zlecenia wpadają mailem, z platform transportowych i przez telefon, a ktoś przepisuje je do jednego formatu.
Przypisanie
Wybór przewoźnika lub kierowcy według trasy, dostępności i rodzaju ładunku, bez zaglądania do kilku plików.
Dokumenty
Listy przewozowe, potwierdzenia odbioru i zdjęcia z rozładunku zbierane z wielu źródeł.
Informacja dla klienta
Pytania „gdzie jest mój ładunek” i odpowiedzi pisane ręcznie, jedna po drugiej.
Zlecenie, które samo trafia we właściwe ręce
Reguły przypisania zbieram przy stole z dyspozytorem, bo większość z nich nie jest nigdzie zapisana. Potem zapisuję je tak, jak dziś stosuje je człowiek:
- rodzaj pojazdu i wymagania ładunku,
- trasa oraz obszar obsługiwany przez danego przewoźnika,
- dostępność i dotychczasowa terminowość,
- stawki umowne, jeśli są zapisane w systemie.
System proponuje, dyspozytor zatwierdza. Przy zleceniach nietypowych przepływ niczego nie zgaduje i zatrzymuje się.
Kto dostaje jaką informację
| Odbiorca | Co dostaje | Kiedy |
|---|---|---|
| Klient | potwierdzenie przyjęcia, przewidywany termin, informacja o dostarczeniu | przy każdej zmianie statusu |
| Kierowca lub przewoźnik | zlecenie z adresami, godzinami i kontaktem | po przypisaniu |
| Dyspozytor | lista zleceń bez potwierdzenia lub z opóźnieniem | rano i na bieżąco |
| Księgowość | komplet dokumentów do rozliczenia zlecenia | po dostarczeniu |
Treść wiadomości dla klientów ustalamy wspólnie, żeby nie ujawniały więcej szczegółów trasy i ładunku, niż klient powinien znać.
Dokumenty i rozliczenie zlecenia
Dokumenty przewozowe generuję z danych zlecenia, a skany lub zdjęcia podpisanych potwierdzeń przypinam do zlecenia, żeby nikt nie szukał ich w skrzynkach. Na końcu zlecenie ma w jednym miejscu przychód, koszt przewoźnika i marżę. Faktury nadal wystawia program, który już masz, połączony przez integrację z programem do faktur, a etykiety i śledzenie przesyłek kurierskich opisuje strona o integracji z InPost i kurierami.
Rozliczenia z przewoźnikami warto prowadzić przy zleceniu, a nie raz w miesiącu. Wtedy różnicę między stawką umowną a fakturą przewoźnika widać od razu, a nie po kilku tygodniach.
Odciążenie powtarzalnych zadań w jednej z realizacji
W ramach Today Automate odciążono zespół firmy Pakujemy.pl z powtarzalnych zadań, a klient opisuje oszczędność czasu. To opis jednej realizacji, a nie wynik, który można przenieść na każdą firmę. Skala zależy od tego, ile ręcznej pracy jest dziś w Twoim procesie. Więcej na stronie realizacje.
Najczęstsze pytania
Czy muszę wymieniać system transportowy?
Zwykle nie. Jeśli system ma API albo eksport danych, dokładam do niego przepływ. Gdy nie ma żadnej z tych możliwości, zaczynamy od uporządkowanego zbierania zleceń w osobnym miejscu.
Czy klient może sam sprawdzać status zlecenia?
Tak, na dwa sposoby: przez wiadomości przy zmianie statusu albo przez prostą stronę ze statusem, do której dostaje link. Wybieramy zależnie od liczby zleceń danego klienta.
Czy dane o ładunkach są bezpieczne?
Dostęp ograniczam do osób, które ich potrzebują, a poufne dane nie trafiają do narzędzi, których nie zaakceptujesz. Zasady ustalamy przed budową, razem z wymaganiami Twoich kontrahentów.
Od jakiego procesu zacząć w spedycji?
Od jednego wąskiego gardła, najczęściej od przyjmowania zleceń albo informowania klientów o statusie. Oba mają stałą formę, więc dobrze opisują się regułami, a kolejne elementy dokładamy etapami.
Powiązane strony
Chcesz uporządkować zlecenia i dokumenty w spedycji?
Opisz, skąd przychodzą zlecenia i w czym je dziś prowadzisz. Odpowiem z propozycją.