Weryfikacja kontrahentów na białej liście VAT i w VIES

Dwa momenty, w których system pyta wykaz

Pierwszy moment to założenie nowego kontrahenta w programie księgowym, ERP albo arkuszu. Wpisujesz NIP, a automatyzacja pobiera nazwę i adres, sprawdza status VAT i zapisuje rachunki, które firma zgłosiła do wykazu. Drugi moment to płatność. Kontrahent może zmienić bank albo przestać być czynnym podatnikiem, więc sprawdzenie sprzed pół roku niewiele mówi o dzisiejszym przelewie. Dlatego w dniu zapłaty system pyta jeszcze raz, czy numer konta z faktury figuruje w wykazie.

Źródła danych i to, co z nich biorę

Źródło	Co sprawdzam	Kiedy
Wykaz podatników VAT, czyli biała lista	status VAT i to, czy rachunek jest przypisany do NIP	przy założeniu kontrahenta i przed każdą płatnością
VIES	czy numer VAT firmy z innego kraju UE jest ważny	przy założeniu kontrahenta z UE i przed wystawieniem faktury
CEIDG, KRS, REGON	nazwa, adres i forma prawna do uzupełnienia kartoteki po NIP	przy zakładaniu kontrahenta

Wykaz Ministerstwa Finansów ma publiczne API i codzienny plik do sprawdzania bez połączenia. Zakres danych z VIES zależy od kraju, a do części rejestrów potrzebny jest klucz dostępu, więc szczegóły sprawdzam w dokumentacji.

VIES potwierdza tylko ważność numeru VAT i nie pokazuje rachunków bankowych. Rachunek kontrahenta z UE potwierdzam więc inną drogą, ustaloną z księgowością.

Ślad sprawdzenia z datą

Samo sprawdzenie to połowa pracy. Druga połowa to dowód, że się odbyło. Przy każdym zapytaniu zapisuję datę, NIP, numer rachunku, wynik i identyfikator zapytania z odpowiedzi wykazu. Zapis trafia do kartoteki kontrahenta albo do osobnej tabeli, z której księgowość wyciągnie potwierdzenie dla konkretnego przelewu. Zrzuty ekranu w folderze na pulpicie przestają być potrzebne.

Gdzie wpinam sprawdzanie

Program księgowy lub ERP

Sprawdzenie startuje przy zapisie kontrahenta albo przy zatwierdzeniu faktury do zapłaty. Możliwości zależą od programu i licencji, na przykład w Comarch ERP Optima sprawdzam je w dokumentacji.

Arkusz

Kolumny z NIP i numerem konta, obok wynik i data. Wystarcza firmie, która płaci kilku stałym dostawcom.

Paczka przelewów

Zanim plik trafi do bankowości, każda pozycja przechodzi przez wykaz, a te z wynikiem negatywnym zostają odłożone.

Formularz dla zespołu

Pracownik wpisuje sam NIP, a kartoteka uzupełnia się danymi z rejestrów, bez przepisywania adresu.

Próg 15 000 zł i rachunek spoza wykazu

Najczęściej pada pytanie o zapłatę za transakcję powyżej 15 000 zł na rachunek, którego nie ma w wykazie. Przepisy wiążą z taką sytuacją skutki podatkowe, dlatego wiele firm wprowadza prostą regułę: przelew w takiej sprawie nie wychodzi bez decyzji człowieka. Regułę ustawiam tak, jak zdecyduje Twoja księgowość, także dla wszystkich przelewów bez względu na kwotę.

To nie jest porada prawna ani podatkowa. Kiedy sprawdzenie jest potrzebne i co zrobić po zapłacie na rachunek spoza wykazu, rozstrzyga Twoja księgowa lub doradca podatkowy. Automatyzacja tylko stosuje ich zasady.

Gdy wynik jest negatywny

Rachunku nie ma w wykazie. Przelew trafia do wstrzymanych, a osoba odpowiedzialna dostaje numer faktury i konta.
Kontrahent nie jest czynnym podatnikiem VAT. Kartoteka dostaje oznaczenie, a o płatności decyduje księgowość.
Wykaz nie odpowiada. Brak odpowiedzi nie liczy się jako wynik pozytywny. System ponawia zapytanie, a płatność czeka.

Co dzieje się dalej z samą fakturą, od odczytu po dekretację, opisuję przy księgowaniu faktur kosztowych. Weryfikacja dobrze łączy się też z parowaniem płatności z fakturami, bo oba procesy pracują na tych samych rachunkach.

Najczęstsze pytania

Czy wystarczy sprawdzić kontrahenta raz, przy dodaniu do systemu?

Nie polegałbym na tym. Status i rachunki w wykazie się zmieniają, dlatego drugie sprawdzenie robię w dniu płatności. To zapis z tej daty księgowość zwykle chce mieć przy przelewie.

Czy da się sprawdzić całą paczkę przelewów naraz?

Tak. Automatyzacja czyta plik przygotowany do wysyłki i w raporcie zaznacza pozycje, które wymagają decyzji. Format paczki zależy od banku, więc zaczynam od przykładowego pliku z Twojej bankowości.

Co z kontrahentami spoza Unii Europejskiej?

Wykaz i VIES ich nie obejmują. Dla takich firm ustalam z księgowością osobną ścieżkę, na przykład zatwierdzenie nowego rachunku przez drugą osobę, i zapisuję, kto i kiedy to zrobił. Biurom, które robią to dla wielu klientów, proponuję rozwiązanie dla biur rachunkowych.

Ile kosztuje taka automatyzacja?

Sprawdzanie w jednym miejscu, na przykład w arkuszu albo przy paczce przelewów, kosztuje od około 500 zł netto. Połączenie z programem księgowym, VIES i rejestrami w kilku punktach procesu wyceniam po rozmowie.

Weryfikacja kontrahentów na białej liście VAT bez ręcznego sprawdzania