Automatyczne parowanie płatności z fakturami prosto z wyciągu
Co rano ktoś otwiera wyciąg, szuka w tytułach przelewów numerów faktur i odhacza je w programie. Gdy klient wpisze „za usługi” albo zapłaci trzy faktury jednym przelewem, zaczyna się zgadywanie.
Autor: Szymon Łakomy. Aktualizacja:
Wyciąg z banku: plik albo API
- MT940. Ustandaryzowany format wyciągu, który udostępnia wiele bankowości firmowych. Odczytuję z niego datę, kwotę, tytuł, nadawcę i numer jego rachunku.
- CSV. Każdy bank układa kolumny po swojemu, więc dla każdego banku przygotowuję osobne mapowanie.
- API banku. Tam, gdzie bank udostępnia firmom historię rachunku przez API, wyciąg pobiera się sam. Dostępność i warunki zależą od banku.
Na start wystarcza plik wrzucany raz dziennie do wskazanego folderu albo wysyłany na osobny adres mailowy. Bezpośrednie połączenie z bankiem dokładam, gdy proces już działa.
Reguły dopasowania od najpewniejszej
- Rachunek wirtualny. Każdy klient płaci na swój indywidualny numer konta, więc wpływ wskazuje płatnika bez czytania tytułu. Usługę uruchamia bank.
- Numer faktury w tytule. Szukam go także w zapisach z błędami, na przykład bez ukośników albo z dodatkowymi spacjami.
- NIP i kwota. Gdy tytuł nic nie mówi, system szuka otwartej faktury tego kontrahenta na dokładnie tę kwotę.
- Rachunek nadawcy. Konto, z którego klient płacił wcześniej, pomaga przypisać wpływ do kontrahenta.
- Sama kwota. Nigdy nie wystarcza do automatycznego zamknięcia faktury, najwyżej do podpowiedzi w kolejce.
Przykład: jeden przelew, kilka faktur
Załóżmy, że klient ma trzy otwarte faktury: na 1200 zł, 800 zł i 500 zł. Przychodzi jeden przelew na 2500 zł z tytułem „faktury październik”. Numerów w tytule nie ma, ale suma otwartych faktur tego NIP-u zgadza się co do grosza. Jeśli zatwierdzisz taką regułę, system zamyka wszystkie trzy i zapisuje, który wpływ je rozliczył. Gdyby wpłynęło 1500 zł, nie pasuje ani pojedyncza faktura, ani żadna suma, więc wpływ trafia do kolejki z podpowiedzią, że to prawdopodobnie zapłata częściowa.
Kolejka wyjątków
| Sytuacja | Co robi system | Kto decyduje |
|---|---|---|
| Wpłata częściowa | zapisuje ją przy fakturze i pokazuje pozostałą kwotę | system, gdy numer faktury jest w tytule |
| Nadpłata | zamyka fakturę, a nadwyżkę oznacza do rozliczenia | księgowość: zwrot albo zaliczenie na kolejną fakturę |
| Przelew zbiorczy bez numerów | proponuje zestaw faktur pasujący do kwoty | człowiek, gdy pasuje więcej niż jeden zestaw |
| Wpłata od nieznanego nadawcy | odkłada wpływ z danymi z wyciągu | człowiek, który wskazuje kontrahenta |
| Zwrot albo przelew wychodzący | pomija go przy rozliczaniu przychodów | system, według ustalonej reguły |
Decyzja z kolejki może stać się nową regułą. Jeśli klient regularnie płaci z prywatnego konta właściciela, po potwierdzeniu dopisuję ten rachunek do jego kartoteki.
Po dopasowaniu: status w programie i w sklepie
Dopasowany wpływ zmienia status faktury w programie do faktur, a gdy zamówienie przyszło ze sklepu, także status zamówienia, żeby magazyn mógł je wysłać. Działa to przez API programu albo sklepu, na przykład WooCommerce. To, co dany system pozwala zmieniać z zewnątrz, sprawdzam w dokumentacji. Wystawianie dokumentów opisuję na stronie automatyzacja fakturowania. Faktury, które po terminie nadal nie mają wpływu, mogą zasilać przypomnienia o zapłacie, a dzięki parowaniu wiadomość nie pójdzie do kogoś, kto już zapłacił.
Najczęstsze pytania
Czy muszę zmieniać bank albo program do faktur?
Zwykle nie. Potrzebuję wyciągu w formacie, który bank już udostępnia, i dostępu do programu do faktur przez API albo import. Jeśli program nie pozwala zmieniać statusu z zewnątrz, wynik parowania trafia do arkusza lub raportu dla księgowości.
Jak zacząć korzystać z rachunków wirtualnych?
Usługę uruchamia bank na wniosek firmy, a numery przypisuje się klientom według ustalonego klucza, na przykład numeru klienta. Indywidualny numer trafia potem na każdą fakturę. Warunki i opłaty zależą od banku.
Co z płatnościami przez bramkę internetową?
Bramka zwykle przekazuje potwierdzenie z identyfikatorem zamówienia, więc takie płatności paruję po nim. Na wyciągu często widać je jako zbiorczą wypłatę, zależnie od ustawień, którą rozliczam z raportem bramki. Więcej w opisie integracji płatności online.
Ile kosztuje parowanie płatności?
Jeden bank, plik CSV lub MT940 i oznaczanie faktur w jednym programie to prosty wariant od około 500 zł netto. Kilka banków, rachunki wirtualne, sklep i rozbudowana kolejka wyjątków to złożony przepływ od około 2000 zł netto.
Powiązane strony
Chcesz, żeby wyciąg rozliczał się sam?
Napisz, z jakiego banku i programu do faktur korzystasz oraz ile wpływów masz w miesiącu. Odpowiem z propozycją reguł.