Automatyzacja procesów w Opolu dla firm rodzinnych, handlu i usług
W firmie rodzinnej wiele spraw trzyma w głowie jedna albo dwie osoby. Gdy dochodzą partnerzy z Niemiec, oferty w dwóch językach i coraz więcej zamówień, to właśnie one najszybciej toną w mailach. Automatyzacja zdejmuje z nich powtarzalną część pracy.
Autor: Szymon Łakomy. Aktualizacja:
Gdzie firma rodzinna traci najwięcej czasu
Wśród opolskich firm dużo jest firm rodzinnych: hurtowni, sklepów, firm usługowych i budowlanych, warsztatów. Część z nich współpracuje z kontrahentami z Niemiec, co wynika z położenia regionu i jego historii. W takich firmach najczęściej wracają trzy obszary:
Wiedza w głowie jednej osoby
Cennik, rabaty dla stałych klientów i kolejność obsługi zna tylko właściciel. Zapisanie tych reguł w przepływie pozwala oddać część pracy pracownikowi albo następnemu pokoleniu.
Zapytania z kilku kanałów
Telefon, mail, formularz na stronie i komunikator. Przepływ zbiera wszystko na jednej liście z osobą odpowiedzialną i terminem odpowiedzi.
Faktury i płatności
Faktura wystawiana po realizacji i przypomnienie o zaległej płatności bez ręcznego pilnowania arkusza.
Przypomnienia opisuję osobno na stronie automatyczne przypomnienia o płatnościach, a obsługę klientów w niewielkich firmach na stronie automatyzacja obsługi klienta.
Jak obsłużyć partnera z Niemiec bez tłumaczenia każdego maila
Załóżmy, że opolska hurtownia materiałów wykończeniowych sprzedaje także odbiorcom z Niemiec. Zapytanie przychodzi po niemiecku, oferta wychodzi po niemiecku, a dokumenty sprzedaży muszą być czytelne dla obu stron. Pracownik, który słabo zna język, odkłada takie maile na później.
Przepływ rozpoznaje język wiadomości, przygotowuje tłumaczenie robocze dla pracownika i szkic odpowiedzi po niemiecku na bazie szablonu oferty. Pozycje i ceny pochodzą z Waszego cennika, nie z modelu. Pracownik czyta polską wersję, poprawia i wysyła. Szablony ofert omawiam na stronie automatyzacja ofertowania, a jeśli niemieccy klienci mają też trafiać na Waszą witrynę, przyda się strona wielojęzyczna dla firmy.
Wdrożenie AI w Opolu: od czego zacząć w małej firmie
- Wybierz jeden rodzaj wiadomości albo dokumentu, który wraca codziennie, na przykład pytania o dostępność towaru.
- Zbierz kilkanaście prawdziwych przykładów z ostatnich tygodni razem z odpowiedziami, które uznajecie za dobre.
- Ustal, co model może zrobić sam (posortować, streścić, przetłumaczyć), a co zawsze zatwierdza człowiek.
- Uruchom wersję próbną na kopiach wiadomości i porównaj jej wyniki z pracą zespołu.
- Dopiero potem włącz przepływ na żywo i wyznacz osobę, która pilnuje błędów.
Kolejne etapy opisuję szerzej w poradniku jak wdrożyć AI w firmie. Prosty agent AI, który na przykład sortuje skrzynkę i przygotowuje odpowiedzi do akceptacji, kosztuje od około 1200 zł netto.
Warsztat w Opolu czy rozmowa online
| Forma | Kiedy ją proponuję | Jak przebiega |
|---|---|---|
| Online | gdy proces toczy się w poczcie, arkuszach i programie do faktur | rozmowa wideo, przegląd programów przez udostępniony ekran, dostęp do systemów na czas prac, odbiór na danych testowych |
| Warsztat w Opolu | gdy w procesie uczestniczy kilka osób albo jest dużo papieru i pracy w magazynie | termin ustalamy indywidualnie, dojeżdżam z Katowic autostradą A4, a budowa przepływu i tak odbywa się zdalnie |
Większość wdrożeń dla firm z Opolszczyzny da się poprowadzić w całości online. Spotkanie ma sens, gdy łatwiej pokazać pracę niż ją opisać. Zasady współpracy z firmami spoza Śląska zebrałem na stronie automatyzacja i AI w całej Polsce.
Z kim podpisujesz umowę i ile zapłacisz
Firmy rodzinne zwykle chcą wiedzieć, z kim mają do czynienia. Wdrożenia prowadzę także jako Today Group sp. z o.o., spółka z siedzibą w Katowicach i numerem KRS 0001253446, więc dane łatwo potwierdzić w rejestrze. W mojej wizytówce Google są opinie klientów, a na stronie realizacje opisy wdrożeń, które można pokazać publicznie.
Prosta automatyzacja to wydatek od około 500 zł netto, połączenie sklepu lub programu sprzedaży z systemem do faktur od około 800 zł netto, a złożone przepływy z wyjątkami od około 2000 zł netto. Co wpływa na kwotę, opisuję na stronie ile kosztuje automatyzacja procesów, a ogólny opis usługi znajdziesz pod adresem automatyzacja procesów. Napisz przez formularz kontaktowy, czy wolisz zacząć online, czy od spotkania w Opolu.
Najczęstsze pytania
Czy przyjeżdżasz do firm w Opolu?
Tak, warsztat na miejscu da się ustalić, bo z Katowic do Opola jedzie się autostradą A4. Termin i warunki dojazdu ustalamy przy planowaniu prac. Samą budowę przepływów i większość rozmów prowadzę zdalnie.
Czy automatyzacja poradzi sobie z dokumentami po niemiecku?
Tak. Przepływ może odczytać zamówienie lub fakturę po niemiecku, przetłumaczyć ją roboczo i przygotować odpowiedź z szablonu. Ceny, pozycje i warunki pochodzą z Waszych danych, a wiadomość przed wysłaniem zatwierdza pracownik.
Czy mała firma rodzinna potrzebuje do tego nowego programu?
Zwykle nie. Najpierw łączę to, czego już używacie: pocztę, arkusze, program do faktur i stronę internetową. Nowy program proponuję dopiero wtedy, gdy obecne narzędzia nie dają dostępu do danych.
Jak długo trwa pierwsze wdrożenie automatyzacji?
Zależy od liczby systemów i od tego, jak szybko zespół sprawdzi wyniki na danych testowych. Prosty przepływ to zwykle sprawa dni, a nie miesięcy. Przy kilku procesach podaję harmonogram po pierwszej rozmowie.
Powiązane strony
Zacznijmy online albo od spotkania w Opolu
Napisz, który proces najbardziej obciąża Ciebie lub zespół. Zaproponuję pierwszy krok i formę współpracy.