Automatyzacja w agencji marketingowej: mniej administracji wokół projektów
Agencja żyje z pracy kreatywnej, a spora część dnia schodzi na pilnowanie akceptacji, zbieranie briefów i składanie zestawień dla klientów. Ta administracja ma powtarzalny kształt.
Autor: Szymon Łakomy. Aktualizacja:
Brief, który wraca kompletny
Zamiast pytać klienta o brakujące informacje po raz trzeci, wysyłam formularz, którego nie da się nadać z pustym polem obowiązkowym. Po wysłaniu system zakłada zadania w narzędziu pracy zespołu i przypisuje je właściwym osobom.
- cel kampanii i sposób, w jaki klient go mierzy,
- grupa docelowa i dotychczasowe doświadczenia z komunikacją,
- budżet, terminy i osoba decyzyjna po stronie klienta,
- materiały źródłowe: logo, zdjęcia, teksty, dostępy do kont.
Początek współpracy z nowym klientem opisuje automatyzacja onboardingu klienta.
Akceptacje materiałów bez szukania po mailach
Największym źródłem opóźnień w agencji bywa czekanie na odpowiedź klienta. Nie da się go usunąć, ale można sprawić, żeby było widoczne i miało termin.
- Grafik lub copywriter przesyła materiał do akceptacji jednym kliknięciem.
- Klient dostaje link, na którym widzi aktualną wersję i może ją zatwierdzić albo zostawić uwagi.
- Brak odpowiedzi w ustalonym czasie uruchamia przypomnienie, a potem sygnał dla opiekuna klienta.
- Każda zatwierdzona wersja trafia do archiwum klienta z datą i nazwiskiem osoby, która ją zaakceptowała.
Wyniki kampanii z kilku kanałów w jednym zestawieniu
Dane z reklam, mediów społecznościowych i analityki leżą w osobnych panelach. System pobiera je w ustalonym rytmie i składa w zestawienie, do którego opiekun dopisuje komentarz. To, co da się pobrać, zależy od API danego kanału i uprawnień konta, więc sprawdzam to w dokumentacji. Mechanika składania liczb jest taka sama jak przy zestawieniach dla zarządu, ale tutaj odbiorcą jest klient, a punktem wyjścia są wyniki działań reklamowych.
- wydatki i wyniki każdego kanału obok siebie,
- porównanie z poprzednim okresem,
- krótki komentarz opiekuna zamiast samych liczb.
Czas pracy i faktura na koniec miesiąca
Rejestrowanie czasu działa tylko wtedy, gdy zajmuje kilka sekund. Wybieram więc formę, którą zespół faktycznie wypełnia: przycisk przy zadaniu albo krótki formularz. Dalej wygląda to zależnie od sposobu rozliczania klienta:
Abonament
System sprawdza, czy zrealizowano zakres z umowy, i przygotowuje dane do faktury w stałej kwocie.
Rozliczenie godzinowe
Czas zapisany przy zadaniach zestawia się z umową klienta i trafia do projektu faktury.
Budżet kampanii
Wydatki z paneli reklamowych są zestawiane z założonym budżetem, a przekroczenie zgłasza się opiekunowi.
Sam dokument powstaje w programie do faktur, z którym łączy się przepływ, tak jak opisuje automatyzacja fakturowania.
Najczęstsze pytania
Czy klient musi korzystać z jakiegoś narzędzia?
Wystarczy link w mailu. Klient otwiera materiał, zatwierdza go albo pisze uwagi, bez zakładania konta, o ile poufność materiałów nie wymaga logowania.
Z jakich kanałów można pobierać wyniki?
Z tych, które udostępniają dane przez API lub eksport, a to obejmuje większość popularnych paneli reklamowych i analitycznych. Zakres sprawdzam w dokumentacji kanału i na Twoich kontach, bo zależy od uprawnień.
Czy automatyzacja pisze treści dla klientów?
Nie, o ile sam tego nie zdecydujesz. Mogę przygotować szkic podsumowania wyników lub wersję roboczą wiadomości, ale opiekun klienta czyta i zatwierdza je przed wysłaniem.
Od czego zacząć w małej agencji?
Od tego, co najczęściej psuje dzień, zwykle od akceptacji materiałów albo składania wyników dla klientów. Jeden proces uruchomiony na kilku klientach pokaże, ile czasu faktycznie odzyskujesz.
Powiązane strony
Chcesz odciążyć agencję z administracji?
Napisz, ilu klientów obsługujecie i z jakich narzędzi korzystacie. Odpowiem z propozycją.