Automatyzacja procesów Sosnowiec: handel, biura, gabinety

Sąsiednie miasto, więc wdrożenie może iść krótszymi krokami

Z dalszymi miastami planuję zwykle jeden dłuższy warsztat i jedno uruchomienie. Przy Sosnowcu, Będzinie czy Czeladzi dojazd z Katowic jest krótki, więc zamiast jednego długiego dnia proponuję kilka krótkich spotkań. Każde kończy się czymś, co da się obejrzeć i ocenić.

Godzina u Ciebie. Oglądam jeden proces na przykładach z ostatniego tygodnia i zapisuję, które programy w nim uczestniczą.
Szkic przepływu. Po spotkaniu dostajesz opis pierwszego etapu, listę dostępów i cenę.
Wersja próbna. Przepływ pracuje na kopiach danych, a zespół porównuje jego wyniki z tym, co robi ręcznie.
Druga wizyta. Poprawiam to, co wyszło w próbach, siedząc obok osoby, która będzie z przepływu korzystać.
Start i decyzja o dalszych krokach. Gdy pierwszy etap działa, wybieramy kolejny albo kończymy.

Procesy, które w Sosnowcu i okolicy dobrze nadają się na start

Hurt i handel w Zagłębiu

Zamówienia od sklepów przychodzą mailem, telefonem i komunikatorem. Przepływ zbiera je w jedną listę na dany dzień, sprawdza stany i przygotowuje dokumenty do zatwierdzenia.

Gabinety i przychodnie

Przypomnienia o wizytach, potwierdzenia i lista osób do oddzwonienia po odwołanym terminie. Dokumentacja medyczna zostaje w programie gabinetu, przepływ dostaje tylko dane potrzebne do wiadomości.

Biura obsługujące wielu klientów

Biuro rachunkowe, kadrowe albo zarządca nieruchomości co miesiąc zbiera od klientów dokumenty i co miesiąc kogoś ponagla. To wdzięczny materiał na pierwszy przepływ.

Usługi i warsztaty

Zlecenie z telefonu, status dla klienta i faktura po odbiorze, czyli formularz i kilka automatycznych wiadomości.

Każdą z tych branż opisuję osobno: automatyzacja w hurtowni, automatyzacja w placówce medycznej i automatyzacja w biurze rachunkowym. Przy danych pacjentów ustalamy przed startem, kto i na jakiej podstawie je przetwarza. To nie jest porada prawna.

Przykład: biuro, które co miesiąc goni klientów o dokumenty

Załóżmy, że biuro rachunkowe z Sosnowca prowadzi kilkadziesiąt firm. Do dziesiątego dnia miesiąca pracownica wysyła prośby o faktury kosztowe i wyciągi, potem sprawdza w arkuszu, kto przysłał komplet, i dzwoni do spóźnionych. Po wdrożeniu ten miesiąc może wyglądać tak:

Na początku miesiąca każdy klient dostaje wiadomość z własnym linkiem do przesłania plików.
Przesłane dokumenty lądują w folderze klienta z datą i rodzajem, a w zestawieniu zmienia się status.
Kto do ustalonego dnia nic nie przysłał, dostaje uprzejme przypomnienie, a po drugim terminie trafia na listę do telefonu.
Faktury z KSeF mogą spływać bez udziału klienta, jeśli nadał biuru uprawnienia, co sprawdzam przy wdrożeniu.
Pod koniec okresu księgowa widzi jedno zestawienie: komplety, braki i dokumenty do wyjaśnienia.

To ilustracja, nie opis konkretnego klienta. Pobieranie faktur z krajowego systemu opisuję na stronie integracja z KSeF.

Ile kosztuje pierwszy etap i co jeszcze robię w Sosnowcu

Jeden przepływ, na przykład przypomnienia dla klientów biura, to wydatek od około 500 zł netto. Gdy program sprzedaży ma rozmawiać z fakturowaniem, cena startuje od około 800 zł netto, a obieg z kilkoma akceptacjami i wyjątkami od około 2000 zł netto. Rozbicie tych kwot znajdziesz na stronie ile kosztuje automatyzacja procesów, a przy kilku procesach naraz zaczynam od audytu procesów pod automatyzację.

Opiekę nad komputerami, siecią i kontami pracowników opisuję na stronie obsługa informatyczna w Sosnowcu, a dla sąsiedniego miasta na stronie obsługa informatyczna Dąbrowa Górnicza. Wariant automatyzacji dla stolicy regionu to automatyzacja procesów w Katowicach, a scenariusze z innych branż zebrałem w zestawieniu przykłady automatyzacji w firmie. Termin pierwszego spotkania ustalisz przez kontakt.

Najczęstsze pytania

Czy obejmujesz także Będzin, Czeladź i Dąbrowę Górniczą?

Tak. Całe Zagłębie traktuję tak jak Sosnowiec: spotkania w firmie, budowa zdalna i uruchomienie przy zespole. Cennik nie zależy od tego, w którym mieście Zagłębia jest siedziba.

Czy możemy spotkać się w Katowicach zamiast w firmie?

Możemy, ale przy pierwszym procesie wolę przyjechać do Ciebie, bo na miejscu widać segregatory i arkusze, o których nikt nie wspomina w rozmowie. Kolejne spotkania mogą być online.

Czy automatyzacja w gabinecie wymaga zmiany programu do rejestracji pacjentów?

Nie musi. Najpierw sprawdzam, czy obecny program ma API, eksport albo własne powiadomienia, bo zależy to od dostawcy i wersji. Gdy żadnej z tych dróg nie ma, szukamy rozwiązania obok programu, na przykład przy potwierdzaniu wizyt.

Czy przepływ przestanie działać, kiedy zmienię program do faktur?

Część odpowiedzialną za połączenie z programem trzeba wtedy przebudować, bo każdy system udostępnia dane inaczej. Reguły, treści wiadomości i zestawienia zostają. Daj znać o zmianie wcześniej, a przełączymy oba systemy bez przerwy w pracy.

Automatyzacja procesów w Sosnowcu dla handlu, biur i gabinetów z Zagłębia