Automatyzacja procesów w Olsztynie i na Mazurach: firmy sezonowe, wypożyczalnie, usługi
Firma turystyczna z Warmii i Mazur pracuje kilka miesięcy w roku na pełnych obrotach, a resztę czasu przygotowuje się do sezonu. Automatyzacja ma sprawić, że w szczycie biuro nie tonie w powtarzalnych wiadomościach i dokumentach.
Autor: Szymon Łakomy. Aktualizacja:
Mazury w sezonie: które zadania rosną razem z liczbą gości
Olsztyn jest stolicą regionu, w którym turystyka nad jeziorami ma duże znaczenie, choć obok niej działają też firmy produkcyjne, usługowe i uniwersytet. W firmach sezonowych liczba zadań rośnie razem z liczbą gości, a liczba osób w biurze już nie. Najbardziej puchną cztery rzeczy:
Pytania o dostępność
Te same pytania o wolne łodzie, kajaki albo domki w konkretnym terminie wracają codziennie przez całe lato.
Umowy i kaucje
Umowa najmu, dane klienta, kaucja do pobrania i do zwrotu po oddaniu sprzętu.
Wydanie i zwrot
Stan sprzętu przy wydaniu i zwrocie, zdjęcia uszkodzeń, rozliczenie paliwa albo dodatkowych godzin.
Ludzie na sezon
Rekrutacja, umowy, szkolenie i grafik osób, które pracują tylko latem.
Czarter jachtu od rezerwacji do zwrotu kaucji
Załóżmy, że firma spod Olsztyna wynajmuje kilkanaście jachtów na tydzień. Dziś rezerwacje są w kalendarzu, umowy w edytorze, a kaucje w notesie bosmana. Po automatyzacji przebieg wygląda tak:
- Klient wybiera łódź i termin na stronie, a system sprawdza dostępność i blokuje termin do wpłaty zaliczki.
- Po wpłacie powstaje umowa z danymi klienta i numerem patentu, jeśli jest wymagany, którą klient potwierdza elektronicznie.
- Kilka dni przed startem klient dostaje listę rzeczy do zabrania, godzinę odbioru i dojazd do przystani.
- Przy wydaniu bosman robi zdjęcia w formularzu na telefonie, a przy zwrocie porównuje je z nowymi.
- Bez uszkodzeń przepływ zleca zwrot kaucji, a gdy coś jest nie tak, sprawa czeka na decyzję właściciela.
Firma bez programu do rezerwacji sprzętu może zacząć od systemu dla wypożyczalni sprzętu, a ośrodek od rezerwacji domków letniskowych. Przypomnienia przed przyjazdem mogą wychodzić jako powiadomienia SMS dla klientów.
Pracownicy na lato: rekrutacja i grafik bez trzech wersji arkusza
Co roku wiosną wraca ta sama praca: ogłoszenie, odpowiedzi kandydatów, rozmowy, umowy, szkolenie BHP i grafik. Przepływ może zbierać zgłoszenia z formularza w jednej tabeli, proponować kandydatom terminy rozmów i przypominać o brakujących dokumentach. Zmiany pracowników trafiają do wspólnego kalendarza, a kierownik widzi luki w obsadzie przed długim weekendem.
Szerzej piszę o tym na stronach automatyzacja rekrutacji i aplikacja do grafików i czasu pracy. Zasady zatrudniania i przechowywania danych kandydatów ustala firma. To nie jest porada prawna.
Współpraca z Olsztynem na odległość i ceny
Z Katowic do Olsztyna jest daleko, więc nie przyjeżdżam. Rozmawiamy przez wideo, proces oglądam na udostępnionym ekranie, a do kalendarza rezerwacji, poczty i programu do faktur dostaję dostęp na czas wdrożenia. Odbiór robimy online na rezerwacjach testowych. Wygodnie jest zaczynać jesienią albo zimą, kiedy zostaje czas na próby przed sezonem.
Cennik jest ten sam co dla firm ze Śląska. Za pojedynczy przepływ, na przykład odpowiedzi o dostępności przygotowywane do zatwierdzenia, zapłacisz od około 500 zł netto, a za cały proces czarteru z umowami i kaucjami od około 2000 zł netto. Szczegóły kosztów są na stronie ile kosztuje automatyzacja procesów, zasady pracy z całym krajem na stronie automatyzacja i AI w całej Polsce, a rozmowę umówisz przez kontakt.
Najczęstsze pytania
Kiedy zacząć wdrożenie, żeby zdążyć przed sezonem?
Poza sezonem, gdy zespół ma czas sprawdzić przepływ na testowych rezerwacjach. Im bliżej lata, tym mniej miejsca na poprawki, a wdrożenie zaczęte w czerwcu oznacza testy w samym szczycie, czego nie polecam.
Czy automatyczne odpowiedzi nie zniechęcą gości?
Odpowiedź z konkretnym terminem i ceną jest dla gościa wygodniejsza niż czekanie do wieczora. Pytania nietypowe, reklamacje i prośby o rabat trafiają do człowieka, a szablony piszemy razem, w tonie, jakim firma rozmawia z klientami.
Czy przepływ może pobierać kaucję kartą?
Może współpracować z bramką płatności, która obsługuje blokadę lub pobranie kaucji, o ile operator to udostępnia. Sprawdzam to w jego dokumentacji. Sam przepływ nie przechowuje danych kart, tylko status płatności.
Czy obsługujesz też firmy z Olsztyna spoza turystyki?
Tak. Firmom produkcyjnym, usługowym i biurom z Olsztyna automatyzuję zamówienia, faktury, dokumenty i raporty. Forma współpracy jest ta sama: wideo, dostęp do programów na czas prac i odbiór online.
Powiązane strony
Przygotujmy Twoją firmę do następnego sezonu
Napisz, co wynajmujecie i które wiadomości wracają najczęściej. Zaproponuję pierwszy przepływ i termin rozmowy wideo.