Automatyzacja dokumentów eksportowych: jedno zamówienie, cały komplet
Przy wysyłce za granicę te same dane trafiają do faktury w euro, specyfikacji, listy pakowej, CMR i maila do spedytora. Każde przepisanie grozi rozjazdem w wadze, liczbie palet albo numerze zamówienia.
Autor: Szymon Łakomy. Aktualizacja:
Ile razy ta sama paleta jest przepisywana
W małej firmie eksportującej handlowiec ma zamówienie w ERP, magazyn zapisuje wagi we własnym arkuszu, księgowość wystawia fakturę walutową, a ktoś trzeci wypełnia CMR. Dane są te same, a wpisują je trzy osoby.
| Dokument | Wejście | Wyjście | Narzędzie |
|---|---|---|---|
| Faktura w walucie | pozycje i ceny z zamówienia w ERP, waluta i warunki płatności z karty odbiorcy | faktura w programie księgowym i PDF w języku odbiorcy | API programu do faktur lub ERP, n8n |
| Specyfikacja i packing list | wagi netto i brutto, wymiary, numery partii od magazynu | PDF i Excel z podziałem na palety i kartony | szablon dokumentu, n8n |
| CMR | nadawca, odbiorca, miejsce załadunku, liczba sztuk i waga z listy pakowej | wypełniony list przewozowy do wydruku | generator PDF na szablonie |
| Zlecenie dla spedytora | data gotowości, adres załadunku, palety, waga i wymiary | mail z kompletem załączników albo wpis w formularzu spedytora | n8n lub Make, poczta firmowa |
| Kurs waluty | data dokumentu i zasada ustalona z księgowością | kurs zapisany przy fakturze z numerem tabeli | publiczne API NBP |
Kurs i język dokumentu bez zaglądania do tabel
NBP publikuje kursy średnie w publicznym API. Z którego dnia i z której tabeli brać kurs, ustala księgowość, a ja zapisuję tę zasadę w przepływie. Przy fakturze zostaje numer tabeli i data, więc po miesiącach łatwo sprawdzić, skąd wzięła się kwota w złotych.
Język dokumentu wynika z karty odbiorcy. Nazwy towarów w obcym języku dobrze jest trzymać w kartotece, a gdy ich brakuje, jednorazowe tłumaczenie z pomocą AI i przegląd człowieka opisuję na stronie tłumaczenie dokumentów AI.
Komplet dla jednej wysyłki krok po kroku
- Zamówienie w ERP dostaje status wysyłki zagranicznej.
- Magazynier po spakowaniu wpisuje w formularzu na telefonie liczbę palet, wagi i wymiary.
- Przepływ porównuje sumę wag z listy pakowej z wagą na CMR, liczbę sztuk z zamówieniem i adres z kartą odbiorcy. Przy różnicy dokumenty czekają na decyzję.
- Gdy wszystko się zgadza, w folderze wysyłki powstaje komplet PDF.
- Po zatwierdzeniu komplet trafia do spedytora i odbiorcy, a zamówienie w ERP dostaje datę wysyłki.
Gdy zagraniczni klienci zamawiają mailem, pierwszy etap opisuję na stronie zamówienia z maila do ERP. Połączenie z Subiektem, Optimą czy innym programem zależy od wersji i licencji, co sprawdzam przed wyceną. Szerzej piszę o tym przy integracji ERP i CRM.
Czego ten przepływ nie rozstrzyga
Kod taryfy celnej, zgłoszenie wywozowe i reguły Incoterms to decyzje firmy, agencji celnej i księgowości. Kod CN zapisany w kartotece przepływ przeniesie na specyfikację, ale nie będzie go dobierał. Stawka VAT przy dostawie za granicę też wynika z ustaleń z księgową.
Planowanie transportu i rozliczanie przewoźników opisuję na stronie automatyzacja w logistyce i spedycji, a wystawianie faktur przez API, także krajowych, na stronie automatyzacja fakturowania.
Przykład: stały odbiorca w Niemczech
Załóżmy, że firma wysyła co tydzień kilka palet do stałego odbiorcy pod Monachium. Pierwszy etap to faktura w euro i packing list z ERP oraz kontrola wag. CMR, mail do spedytora i archiwum wysyłek dokładam, gdy pierwszy etap przejdzie kilka tygodni bez poprawek. Sposób liczenia kosztu etapów pokazuje strona ile kosztuje automatyzacja procesów.
Pracuję zdalnie w całej Polsce, a na Śląsku mogę przejść proces z magazynem na miejscu. Przepływ działa na n8n w chmurze albo na serwerze firmy, uruchamianym od około 300 zł netto jednorazowo.
Najczęstsze pytania
Czy faktura eksportowa powstanie w moim programie księgowym?
Tak. Wystawiam ją przez API albo import w programie, w którym prowadzisz sprzedaż, więc numeracja zostaje w jednym miejscu. Gdy program nie ma API, sprawdzam import plików.
Skąd przepływ weźmie wagi i wymiary palet?
Wagę jednostkową z kartoteki towaru, a rzeczywistą wagę i wymiary palet z formularza magazynu. Różnica większa niż ustalony przez Ciebie próg wstrzymuje dokumenty.
Czy przepływ dobierze kody celne i procedurę wywozu?
Nie. Przenosi na dokumenty kod z kartoteki i pilnuje, żeby nie zginął po drodze. Klasyfikację towaru i zgłoszenie celne zostawiam agencji celnej.
Czy da się to zrobić bez ERP, na arkuszu zamówień?
Da się. Źródłem danych jest wtedy wiersz w Arkuszach Google albo w Excelu w chmurze, a reszta działa tak samo. O samym łączeniu z arkuszem piszę przy integracji z Arkuszami Google.
Powiązane strony
Wysyłasz towar za granicę i składasz dokumenty ręcznie?
Prześlij przykładowy komplet z jednej wysyłki, z zamazanymi danymi, i nazwę programu, w którym masz zamówienia. Wskażę, co da się generować od razu.