System do zarządzania flotą: terminy, kierowcy i koszty pojazdów
Przy kilku autach terminy przeglądów i polis mieszczą się w kalendarzu jednej osoby. Przy kilkudziesięciu ktoś w końcu przegapia OC albo badanie techniczne, a o kosztach paliwa dowiadujesz się dopiero z faktury za karty.
Autor: Szymon Łakomy. Aktualizacja:
Czego GPS nie załatwi
Firmy często mają już lokalizację pojazdów od dostawcy telematyki i traktują ją jak zarządzanie flotą. GPS pokazuje, gdzie jest auto i ile przejechało. Nie pilnuje natomiast:
- terminów badań technicznych, polis OC i AC, przeglądów serwisowych i wymiany opon,
- tego, kto jeździł autem w danym dniu i kto odpowiada za szkodę albo mandat,
- kosztów paliwa, serwisu, rat leasingu i ubezpieczenia w przeliczeniu na pojazd,
- dokumentów: dowodu rejestracyjnego, umowy leasingu, protokołów wydania.
Nie buduję więc własnego GPS. Buduję warstwę administracyjną, która pobiera przebiegi i trasy z systemu, którego już używasz, przez API albo eksport, o ile dostawca je udostępnia.
Ekrany i role w systemie flotowym
| Ekran | Dla kogo | Co pokazuje |
|---|---|---|
| Karta pojazdu | osoba odpowiedzialna za flotę | dane auta, dokumenty, przebieg, historię serwisu i szkód, koszty |
| Kalendarz terminów | osoba od floty, księgowość | przeglądy, polisy, koniec leasingu, opony, z przypomnieniem z wyprzedzeniem |
| Przydział aut | kierownik, dyspozytor | kto ma które auto i od kiedy, z protokołem wydania i zwrotu |
| Widok kierowcy | kierowca w telefonie | swoje auto, zgłoszenie usterki lub szkody ze zdjęciem, odczyt licznika |
| Raport kosztów | właściciel, księgowość | koszt na pojazd i na kilometr, porównanie aut i kierowców |
Kierowca dostaje tylko to, czego potrzebuje w trasie. Pracę w telefonie, ze zdjęciami i bez zasięgu, opisuję szerzej na stronie aplikacja mobilna dla pracowników terenowych.
Paliwo: karta, licznik i norma spalania
Faktura za karty paliwowe przychodzi raz na okres rozliczeniowy i trudno z niej wyczytać, czy coś jest nie tak. System zestawia trzy źródła:
- transakcje z kart paliwowych, importowane z pliku albo przez API wystawcy kart,
- przebieg z GPS albo odczyt licznika wpisany przez kierowcę,
- normę spalania ustaloną dla danego modelu.
Załóżmy, że auto dostawcze zatankowało w miesiącu wyraźnie więcej, niż wynika z przejechanych kilometrów i normy. System oznacza je do sprawdzenia. To nie musi być nadużycie, bywa, że to usterka albo paliwo dla agregatu na budowie, ale ktoś powinien o tym wiedzieć przed zamknięciem miesiąca.
Kierowcy, protokoły i dokumenty
Uprawnienia kierowcy
Daty ważności prawa jazdy i badań lekarskich tam, gdzie stanowisko ich wymaga. Przypomnienie trafia do kierowcy i do osoby od kadr.
Protokół wydania auta
Stan licznika i paliwa, zdjęcia z czterech stron i podpis w telefonie. Przy zwrocie to samo, więc spór o rysę rozstrzyga porównanie zdjęć.
Szkody i mandaty
Zgłoszenie szkody z miejsca zdarzenia, a przy mandacie szybkie ustalenie, kto prowadził auto w danym czasie.
Ewidencja przebiegu
Dane do ewidencji przebiegu, gdy firma potrzebuje jej do rozliczeń. Zasady ustala księgowa, a ten opis nie jest poradą podatkową.
Gdy auta są wspólne i pracownicy biorą je na konkretne dni, przydział działa jak rezerwacja, którą opisuję na stronie system rezerwacji zasobów w firmie.
Gotowy system flotowy czy własny moduł
Gotowe systemy flotowe istnieją, często jako dodatek do usługi GPS. Wybierz je, jeśli flota jest jednolita, potrzebujesz głównie przypomnień i raportów paliwa, a dane o autach nie muszą łączyć się z kadrami, księgowością ani zleceniami.
Własny moduł ma sens, gdy auta są częścią szerszego procesu: wyjeżdżają do zleceń serwisowych, wożą towar w ramach zleceń transportowych albo ich koszty trzeba przypisać do projektów. Pomaga też wtedy, gdy po zmianie dostawcy lub przejęciu firmy masz dwa systemy GPS naraz. Zlecenia i dokumenty przewozowe opisuję osobno na stronie automatyzacja w logistyce i spedycji, a ogólne kryteria wyboru w tekście gotowy program czy dedykowane oprogramowanie.
Pierwsza wersja i koszt
MVP to karta pojazdu, kalendarz terminów z przypomnieniami i przydział aut kierowcom. Import paliwa, dane z GPS i raport kosztów dokładam w drugim etapie, gdy rejestr jest kompletny. Taki moduł zaczyna się od około 8000 zł netto. Flota powiązana z magazynem części, własnym warsztatem i rozliczaniem zleceń to już zakres lekkiego ERP, od około 15 000 zł netto. Więcej o etapach piszę w tekstach co to jest MVP i kiedy warto oraz ile trwa tworzenie aplikacji dla firmy.
Najczęstsze pytania
Czy system zadziała z GPS, którego już używam?
Zależy od dostawcy. Jeśli udostępnia API albo regularny eksport przebiegów, pobieram dane automatycznie. Jeśli nie, przebieg wpisuje kierowca przy tankowaniu albo raz w tygodniu, co też wystarcza do pilnowania terminów i kosztów.
Od ilu aut taki system ma sens?
Przy kilku autach zwykle wystarczy dobrze prowadzony arkusz i przypomnienia w kalendarzu. System się opłaca, gdy terminy zaczynają umykać, autami jeździ wiele osób albo koszty trzeba rozliczać na projekty lub działy.
Czy kierowcy muszą instalować aplikację?
Nie muszą. Widok kierowcy działa w przeglądarce telefonu, a skrót na ekranie głównym wygląda jak aplikacja. Natywną aplikację proponuję tylko wtedy, gdy kierowcy często pracują bez zasięgu.
Czy da się rozliczać leasing i ubezpieczenie na poszczególne auta?
Tak. Raty, składki i faktury serwisowe przypisuję do pojazdu, a raport pokazuje pełny koszt utrzymania auta w miesiącu. Dane z faktur mogą przychodzić z programu księgowego, żeby nikt ich nie przepisywał.
Powiązane strony
Terminy przeglądów i polis pilnuje jedna osoba?
Napisz, ile masz pojazdów i z jakiego GPS oraz kart paliwowych korzystasz. Odpowiem, co da się połączyć.