AI do analizy umów: przegląd z listą kontrolną, decyzja po stronie człowieka
Umowy najmu, leasingu, z dostawcami i z klientami leżą w folderach, a o terminie wypowiedzenia firma przypomina sobie zwykle za późno. AI przeczyta umowę, wyciągnie najważniejsze dane i oznaczy zapisy, na które trzeba spojrzeć.
Autor: Szymon Łakomy. Aktualizacja:
Co asystent wyciąga z jednej umowy
| Pole | Przykład | Do czego służy |
|---|---|---|
| Strony | nazwa, NIP, adres, osoby podpisujące | powiązanie z kontrahentem w systemie |
| Przedmiot i wartość | zakres usługi, kwota, waluta, waloryzacja | zestawienie zobowiązań firmy |
| Okres i wypowiedzenie | czas określony lub nieokreślony, okres wypowiedzenia, automatyczne przedłużenie | przypomnienie z wyprzedzeniem |
| Kary umowne | wysokość, za co, limit łączny | ocena ryzyka przed podpisem |
| Płatności i terminy | termin zapłaty, terminy dostaw, raporty do przekazania | kalendarz obowiązków |
| Inne zapisy | poufność, sąd właściwy, przetwarzanie danych osobowych | porównanie z listą kontrolną |
Każde pole ma odnośnik do paragrafu i strony, z której pochodzi. Osoba sprawdzająca nie musi wierzyć asystentowi na słowo, tylko klika i czyta oryginalny zapis.
Lista kontrolna firmy zamiast pytania, czy umowa jest dobra
Model nie wie, na co Twoja firma się zgadza. Dlatego razem z właścicielem albo prawnikiem spisujemy zasady, z którymi asystent porównuje każdą umowę, na przykład:
- kara umowna wyższa niż ustalony próg albo bez limitu,
- brak ograniczenia odpowiedzialności po stronie firmy,
- automatyczne przedłużenie z krótkim oknem na wypowiedzenie,
- termin płatności dłuższy niż przyjęty w firmie,
- sąd właściwy daleko od siedziby,
- przeniesienie praw autorskich bez osobnego wynagrodzenia, ważne między innymi w umowach na wykonanie oprogramowania.
Asystent oznacza każdy punkt jako zgodny, niezgodny albo niejasny i podaje cytat. Niejasny zapis to sygnał dla człowieka, a nie werdykt.
Rejestr umów z przypomnieniami
- Umowa trafia do wskazanego folderu albo skrzynki jako PDF lub skan.
- Skany przechodzą przez odczyt tekstu, a nieczytelne strony są oznaczane do ręcznego sprawdzenia.
- Asystent wyciąga pola i porównuje zapisy z listą kontrolną.
- Osoba odpowiedzialna przegląda wynik, poprawia go i zatwierdza wpis.
- Wpis trafia do rejestru w arkuszu, CRM albo systemie obiegu dokumentów.
- Przed końcem okresu wypowiedzenia właściciel umowy dostaje przypomnienie z linkiem do dokumentu.
Załóżmy, że firma ma 80 aktywnych umów: najem, leasing, abonamenty, umowy z dostawcami. Kilkanaście z nich przedłuża się automatycznie. Jedno przeoczone okno wypowiedzenia potrafi oznaczać kolejny rok płacenia za usługę, z której nikt już nie korzysta. Rejestr z przypomnieniami zamyka ten problem bez czytania umów od nowa. Akceptacje i podpisy obsługuje automatyzacja obiegu dokumentów, a tworzenie umów z szablonu opisuje automatyczne generowanie umów.
Porównanie wersji od kontrahenta
Druga strona odsyła umowę z poprawkami, często bez włączonego śledzenia zmian. Asystent zestawia nową wersję z poprzednią albo ze wzorem firmy, opisuje różnice prostym językiem i zaznacza te, które dotykają punktów z listy kontrolnej. Zamiast czytać dwadzieścia stron, prawnik albo właściciel zaczyna od krótkiej listy zmian z cytatami i sam decyduje, co przyjąć.
Przy umowach negocjowanych w kilku rundach asystent prowadzi historię zmian: w której wersji pojawił się dany zapis i czy wrócił po wcześniejszym odrzuceniu. Taki powrót łatwo przeoczyć, gdy wersje porównuje się ręcznie.
Poufność i granice odpowiedzialności
Umowy zawierają tajemnice handlowe i dane osobowe, więc nie trafiają do publicznego czatu na prywatnym koncie, o czym piszę w tekście czy można wklejać dane firmy do ChatGPT. Model w chmurze wybieram tylko na warunkach firmowych: z umową powierzenia przetwarzania danych i z wyłączonym używaniem dokumentów do trenowania modeli. Przy szczególnie wrażliwych umowach asystent działa na lokalnym modelu AI, na serwerze firmy albo w chmurze w UE. Spis narzędzi AI używanych w firmie przyda się też przy obowiązkach opisanych na stronie AI Act dla firm.
Kancelariom, które przeglądają umowy klientów na co dzień, proponuję szerszy zestaw opisany przy automatyzacji w kancelarii prawnej. Zadawanie dowolnych pytań do archiwum dokumentów to z kolei zadanie dla asystenta AI na dokumentach firmy.
Najczęstsze pytania
Czy AI zastąpi prawnika przy umowach?
Nie. Asystent szybciej znajduje terminy, kary i zapisy odbiegające od listy kontrolnej, ale nie ocenia ich skutków w kontekście całej sytuacji firmy. Prawnik dostaje gotowe zestawienie z cytatami i poświęca czas na to, co wymaga jego oceny.
Czy poradzi sobie ze skanami i umowami po angielsku?
Skany przechodzą najpierw przez odczyt tekstu, więc liczy się ich jakość: krzywe i wyblakłe strony oznaczam do ręcznego sprawdzenia. Umowy po angielsku modele językowe czytają dobrze, a zestawienie pól może być po polsku.
Jak sprawdzić, czy asystent niczego nie pomija?
Przed startem testuję go na kilkunastu umowach, które ktoś w firmie już dokładnie przejrzał, i porównuję wyniki pole po polu. Po uruchomieniu co miesiąc sprawdzamy losową próbkę, a akceptacja każdego wpisu przez człowieka zostaje na stałe.
Ile kosztuje AI do analizy umów?
Prosty agent, który wyciąga ustalone pola i zapisuje je w rejestrze, zaczyna się od około 1200 zł netto. Porównanie z listą kontrolną, przypomnienia i integracja z systemem obiegu dokumentów rozszerzają zakres. Wariant z lokalnym modelem wyceniam osobno, po rozmowie.
Powiązane strony
Chcesz wiedzieć, co jest w Twoich umowach, bez czytania ich od nowa?
Napisz, ile umów macie i jakich rodzajów. Zaproponuję listę pól i test na kilku dokumentach.