Automatyzacja w firmie szkoleniowej: od zapisu do certyfikatu
Każde szkolenie, otwarte czy zamknięte, uruchamia ten sam ciąg czynności: proforma, potwierdzenie, przypomnienie, materiały, lista obecności, ankieta i certyfikat. Przy kilku terminach w miesiącu to dużo przepisywania nazwisk.
Autor: Szymon Łakomy. Aktualizacja:
Sześć czynności, które wracają przy każdym terminie
Proforma i faktura
Wejście: zapis z danymi płatnika. Wyjście: proforma od razu, faktura po wpłacie. Narzędzie: program do faktur z API i przepływ w n8n.
Potwierdzenie
Wejście: zapis na konkretny termin. Wyjście: mail z miejscem, godziną, dojazdem albo linkiem do spotkania online. Narzędzie: szablon wiadomości.
Przypomnienia
Wejście: data szkolenia. Wyjście: wiadomość kilka dni wcześniej i dzień przed. Narzędzie: przepływ, mail albo SMS.
Materiały
Wejście: lista obecnych. Wyjście: link do materiałów tylko dla uczestników danego terminu. Narzędzie: dysk w chmurze z udostępnianiem.
Ankieta
Wejście: koniec szkolenia. Wyjście: krótka ankieta, a wyniki w zestawieniu dla trenera. Narzędzie: formularz i arkusz.
Certyfikat
Wejście: potwierdzona obecność. Wyjście: PDF z imieniem, tematem, datą i numerem z rejestru. Narzędzie: szablon i generator PDF.
Płatnik to często firma, a uczestnik ktoś inny
Przy szkoleniach otwartych pracodawca zapisuje dwie albo trzy osoby i chce jednej faktury. Dlatego w danych zapisu rozdzielam płatnika od uczestników: płatnik dostaje proformę i fakturę, uczestnicy potwierdzenia i certyfikaty. Dane firmy płatnika pobieram po NIP z rejestru, więc w nazwie nie ma literówek.
Wpłatę z wyciągu przepływ dopasowuje do proformy, jak opisuję przy automatycznym parowaniu płatności z fakturami. Gdy kilka dni przed szkoleniem proforma jest wciąż nieopłacona, osoba z biura dostaje listę telefonów do wykonania. Samo wystawianie faktur przez API należy do strony automatyzacja fakturowania.
Certyfikat powstaje po ankiecie
- Po zajęciach trener potwierdza obecność na liście w telefonie albo na tablecie.
- Obecni uczestnicy dostają link do ankiety, a nieobecni wiadomość z propozycją innego terminu.
- Po wypełnieniu ankiety, albo od razu, jeśli tak zdecydujesz, powstaje certyfikat PDF z numerem z rejestru.
- Certyfikat trafia do uczestnika mailem i do rejestru wydanych zaświadczeń, gdzie można potwierdzić jego numer.
- Raz w miesiącu trener dostaje zestawienie ocen ze swoich szkoleń.
Wzory certyfikatów mogą różnić się dla każdego szkolenia. Przygotowujesz je w edytorze, a ja oznaczam pola, które przepływ wypełnia.
Szkolenia otwarte, zamknięte i online
Szkolenie zamknięte ma jednego klienta, listę uczestników od działu HR i jedną fakturę, więc przepływ startuje od importu listy, a nie od formularza. Szkolenie online dostaje automatycznie link do spotkania i dostęp do nagrania na ustalony czas. Formularz zapisów na terminy opisuję na stronie system rezerwacji szkoleń i kursów, a kursy w formie lekcji do samodzielnej nauki na stronie platforma e-learningowa na zamówienie. Informacje o nowych terminach mogą trafiać do listy mailingowej, na przykład przez integrację z MailerLite.
Pierwszy przepływ przy kilku terminach w miesiącu
Załóżmy, że firma prowadzi sześć szkoleń otwartych w miesiącu, po kilkanaście osób, a całą obsługę robi jedna osoba w biurze. Najpierw uruchamiam proformę i potwierdzenie po zapisie, bo każdy zapis ich wymaga. Certyfikaty i ankiety dokładam w drugim kroku. Przy szkoleniach dofinansowanych listy obecności i ankiety mogą od razu powstawać w układzie wymaganym przez operatora, ale ten układ sprawdzasz w zasadach programu.
Cały obieg od zapisu do certyfikatu, z płatnościami i rejestrem, to złożony przepływ, od około 2000 zł netto. Firmy szkoleniowe z całej Polski obsługuję zdalnie, a na Śląsku mogę poprowadzić warsztat z zespołem biura na miejscu.
Najczęstsze pytania
Czy każde szkolenie może mieć inny wzór certyfikatu?
Tak. Wzór jest przypisany do szkolenia albo do kategorii szkoleń. Przy nowym temacie dodajesz plik wzoru i wskazujesz go w karcie szkolenia, bez zmian w samym przepływie.
Co z uczestnikiem, który nie przyszedł?
Nie dostaje certyfikatu ani ankiety. Zamiast tego przepływ wysyła mu propozycję innego terminu, a biuro widzi go na liście do decyzji o zwrocie albo przeniesieniu wpłaty.
Czy to zadziała z formularzem zapisów, który już mam?
W większości przypadków tak. Jeśli formularz przekazuje dane webhookiem albo zapisuje je w arkuszu, przepływ zaczyna się od nowego zapisu. Ogólnie piszę o tym na stronie automatyzacja formularzy.
Ile kosztuje automatyzacja w firmie szkoleniowej?
Pojedynczy element, na przykład certyfikaty z listy obecności, kosztuje od około 500 zł netto. Pełny obieg z proformą, płatnościami, przypomnieniami, ankietą i certyfikatem to od około 2000 zł netto. n8n na Waszym serwerze to od około 300 zł netto jednorazowo.
Powiązane strony
Po każdym szkoleniu ktoś przepisuje nazwiska do certyfikatów?
Napisz, ile terminów prowadzisz w miesiącu i jak dziś przyjmujesz zapisy. Ustalimy, od którego kroku zacząć.