Automatyzacja w agencji ubezpieczeniowej i u multiagenta
Agent ubezpieczeniowy pracuje na kalendarzu końców polis, danych do kalkulacji zbieranych od klienta po kawałku i raportach prowizyjnych od kilku towarzystw. Każda z tych rzeczy wraca co miesiąc w tej samej formie.
Autor: Szymon Łakomy. Aktualizacja:
Praca agenta rozpisana na wejścia i wyjścia
| Proces | Wejście | Wyjście | Narzędzie |
|---|---|---|---|
| Koniec ochrony | data końca polisy w CRM albo arkuszu portfela | zadanie dla agenta i wiadomość do klienta z pytaniem o zmiany | n8n, CRM, SMS |
| Dane do kalkulacji | formularz: pojazd, kierowcy, przebieg ubezpieczenia | komplet danych w jednym rekordzie, gotowy do wpisania w kalkulatory | formularz, CRM lub arkusz |
| Dokumenty od klienta | skany i zdjęcia przesłane z linku | pliki w folderze klienta nazwane według wzoru i lista braków | bezpieczny formularz przesyłania, przepływ |
| Raty | harmonogram płatności z polisy | przypomnienie przed terminem raty | przepływ, SMS albo mail |
| Prowizje | raporty prowizyjne towarzystw w Excelu, CSV lub PDF | jedno miesięczne zestawienie według towarzystw i agentów | przepływ, arkusz, system prowizji |
Agencja, która nie ma CRM, może zacząć od arkusza portfela. Gdy klientów przybywa, wygodniej pracuje się w systemie, o czym piszę na stronie wdrożenie CRM.
Odnowienia bez przeglądania kalendarza
Przepływ codziennie sprawdza portfel i wybiera polisy, którym zbliża się koniec ochrony, w odstępach ustalonych przez agencję. Klient dostaje krótką wiadomość z pytaniem, czy coś się zmieniło: nowy kierowca, sprzedaż auta, remont domu. Odpowiedź wraca do zadania agenta. Gdy klient milczy, w kolejnym kroku zadanie zmienia się w telefon do wykonania.
Wiadomości mogą iść mailem albo SMS-em, co opisuję przy automatycznych powiadomieniach SMS dla klientów. Treść przygotowujesz Ty, a ja pilnuję, żeby klient z kilkoma polisami nie dostał trzech podobnych wiadomości jednego dnia.
Dane do kalkulacji zebrane za pierwszym razem
- Po rozmowie klient dostaje link do formularza dopasowanego do produktu: inne pytania przy samochodzie, inne przy domu i przy firmie.
- Przy kliencie firmowym dane z rejestru pobieram po NIP, więc klient ich nie przepisuje.
- Zdjęcie dowodu rejestracyjnego może odczytać OCR, a agent poprawia ewentualne błędy, jak opisuję przy OCR dokumentów w firmie.
- Brakujące pole uruchamia jedną prośbę o uzupełnienie, zamiast serii telefonów.
- Komplet trafia do agenta jako jeden rekord, z którego przenosi dane do kalkulatorów towarzystw.
Sam formularz i to, co dzieje się z danymi po jego wysłaniu, opisuję szerzej na stronie automatyzacja formularzy.
Prowizje z kilku towarzystw w jednym zestawieniu
Każde towarzystwo przysyła raport w swoim układzie kolumn. Przepływ sprowadza je do jednego formatu, dopasowuje pozycje do polis z portfela i oznacza rozbieżności, na przykład polisę bez naliczonej prowizji albo prowizję bez polisy w portfelu. Przy jednym agencie to wystarcza. Gdy agencja dzieli prowizje między agentów i współpracowników, potrzebny jest system do rozliczania prowizji.
Dane klientów i to, co zostaje u agenta
Dane klientów agencji obejmują numery dokumentów, historię szkód, a przy ubezpieczeniach na życie także informacje o zdrowiu. Dlatego przepływy uruchamiam na serwerze agencji albo u dostawcy z przetwarzaniem w UE, z dostępem tylko dla osób, które go potrzebują. Wklejanie takich danych do publicznego czatu odpada, o czym więcej w tekście o tym, czy można wklejać dane firmy do ChatGPT.
Najczęstsze pytania
Czy automatyzacja może logować się do systemów towarzystw i liczyć składki?
Tego nie buduję. Systemy sprzedażowe towarzystw zwykle nie mają publicznego API, a automatyczne logowanie może naruszać warunki współpracy. Przepływ przygotowuje komplet danych, a kalkulację i wybór oferty robi agent.
Gdzie są przechowywane dane klientów?
Tam, gdzie zdecyduje agencja: na jej serwerze, w jej CRM albo w chmurze z przetwarzaniem w UE. Przepływ przenosi dane między tymi miejscami i nie trzyma kopii dłużej, niż wymaga tego dany krok.
Pracuję sam, bez CRM. Czy to ma sens?
Tak. Arkusz portfela z datami końca polis wystarcza, żeby uruchomić przypomnienia i zadania. CRM warto rozważyć, gdy portfel rośnie albo w agencji pracuje kilka osób.
Ile kosztuje automatyzacja w agencji ubezpieczeniowej?
Przypomnienia o odnowieniach albo formularz do kalkulacji to pojedyncze procesy, od około 500 zł netto każdy. Obieg łączący CRM, formularze, dokumenty i raporty prowizji wyceniam jako złożony przepływ, od około 2000 zł netto. Ogólne zasady wyceny są na stronie ile kosztuje automatyzacja procesów.
Powiązane strony
Pilnujesz końców polis w kalendarzu albo w pamięci?
Napisz, ile polis liczy portfel i gdzie dziś zapisujesz daty końca ochrony. Zaproponuję przypomnienia, które zadziałają na Twoich danych.