Automatyzacja procesów w Gorzowie Wielkopolskim: flota, zakupy i terminy
Gorzów leży przy trasie S3 między Szczecinem a Zieloną Górą, niedaleko granicy z Niemcami. Wiele tutejszych firm ma auta w trasie, kupuje materiały u kilku dostawców i pilnuje mnóstwa terminów. Te trzy obszary łatwo oddać przepływom.
Autor: Szymon Łakomy. Aktualizacja:
Terminy, które w firmie z flotą łatwo przegapić
Firma z kilkoma albo kilkunastoma pojazdami żyje kalendarzem: przeglądy, ubezpieczenia, wymiana opon, badania kierowców, szkolenia okresowe, ważność dokumentów. Zwykle wszystko siedzi w arkuszu, który aktualizuje jedna osoba. Przepływ czyta ten sam arkusz albo program flotowy i robi trzy rzeczy:
- z wyprzedzeniem wysyła przypomnienie osobie odpowiedzialnej i kierowcy, a po terminie powiadamia właściciela,
- po wpisaniu nowej daty, na przykład po przeglądzie, sam ustawia kolejne przypomnienie,
- co miesiąc wysyła listę terminów na najbliższe tygodnie, żeby dało się zaplanować postoje aut.
Gdy arkusz przestaje wystarczać, rozważ system do zarządzania flotą. Obowiązki wobec kierowców wynikają z przepisów, a przepływ tylko pomaga ich pilnować. To nie jest porada prawna.
Zapytanie ofertowe do pięciu dostawców i jedno porównanie
Załóżmy, że zakład z Gorzowa kupuje stal, opakowania i części u kilku stałych dostawców, a przy większym zamówieniu pyta każdego o cenę i termin. Zaopatrzeniowiec wysyła pięć maili, czeka na odpowiedzi w różnych formatach i ręcznie składa tabelę. Z przepływem wygląda to tak:
- Zaopatrzeniowiec wpisuje pozycje, ilości i termin w jednym formularzu i zaznacza dostawców.
- Każdy dostawca dostaje zapytanie z linkiem do formularza odpowiedzi albo prośbą o ofertę mailem.
- Odpowiedzi z formularza trafiają prosto do tabeli, a oferty w PDF odczytuje model językowy i dopisuje je do sprawdzenia.
- Po terminie zaopatrzeniowiec dostaje porównanie cen, terminów i warunków płatności oraz listę dostawców, którzy nie odpisali.
- Wybrana oferta zamienia się w zamówienie, które po akceptacji kierownika wychodzi do dostawcy.
Powtarzalne zamówienia uzupełniające opisuję osobno na stronie automatyzacja zamówień do dostawców.
Od którego procesu zacząć i ile to kosztuje
| Proces | Pierwszy etap | Kiedy zacząć od niego |
|---|---|---|
| Przypomnienia o terminach floty | od około 500 zł netto | gdy terminów pilnuje jedna osoba, a przeglądy bywają spóźnione |
| Zapytania ofertowe i porównanie | od około 500 zł netto, odczyt ofert w PDF wycena po rozmowie | gdy zakupy zabierają zaopatrzeniowcowi kilka godzin w tygodniu |
| Zlecenia i faktury | od około 800 zł netto za połączenie z programem do faktur | gdy faktury wychodzą z opóźnieniem, bo dane trzeba przepisać ze zleceń |
| Kilka procesów razem | od około 2000 zł netto | gdy procesy dzielą dane, na przykład zlecenie, pojazd i kierowcę |
Kwoty netto, orientacyjne. Dokładną cenę podaję po rozmowie.
Rozbicie kosztów jest na stronie ile kosztuje automatyzacja procesów, a gdy trudno wybrać pierwszy proces, zdalny audyt procesów pod automatyzację pomaga ułożyć kolejność.
Współpraca z Gorzowem przez internet i sąsiednie miasta
Do Gorzowa nie dojeżdżam. Pracujemy przez wideo, procesy oglądam na udostępnionym ekranie, a dostęp do poczty, arkuszy, programu flotowego czy fakturowania dostaję na osobne konto, które po odbiorze wyłączacie. Przepływ sprawdzamy na danych testowych, a odbiór robimy online. Stawki są takie same jak dla firm z Katowic.
Jeśli masz klientów z Niemiec, korespondencję i dokumenty w dwóch językach omawiam przy automatyzacji procesów w Szczecinie. Przykłady z drugiego miasta wojewódzkiego Lubuskiego, w tym bony i reklamacje, są na stronie automatyzacja procesów w Zielonej Górze, a zasady pracy z całą Polską na stronie automatyzacja i AI w całej Polsce. Rozmowę umówisz przez kontakt.
Najczęstsze pytania
Czy przypomnienia o przeglądach mogą trafiać do kierowców SMS-em?
Tak, SMS-em, mailem albo przez komunikator, zależnie od tego, czego kierowcy faktycznie używają. Do SMS-ów potrzebna jest bramka u operatora, której koszt zależy od liczby wiadomości. Przypomnienie może też prosić kierowcę o potwierdzenie, że umówił termin.
Czy dostawcy muszą zakładać konto, żeby odpowiedzieć na zapytanie?
Nie. Dostają link do formularza bez logowania albo odpowiadają zwykłym mailem z ofertą. Przepływ przyjmuje obie formy, a oferty z maila trafiają do tabeli po sprawdzeniu przez zaopatrzeniowca.
Co, jeśli korzystamy z płatnego programu flotowego?
Najpierw sprawdzam w dokumentacji, czy program udostępnia API albo eksport danych, bo zależy to od dostawcy i pakietu. Jeśli tak, przepływ pobiera terminy stamtąd i nie trzeba prowadzić drugiego arkusza.
Czy przepływ może sam umówić przegląd w serwisie?
Może wysłać do serwisu zapytanie z proponowanymi terminami albo zarezerwować wizytę, jeśli serwis ma rezerwacje online. Częściej wystarcza przypomnienie z danymi auta i kontaktem do serwisu, bo termin i tak trzeba dopasować do tras.
Powiązane strony
Zacznijmy od terminów albo od zakupów
Napisz, ile pojazdów ma firma albo u ilu dostawców kupujecie, i gdzie dziś to zapisujecie. Zaproponuję pierwszy przepływ i rozmowę wideo.