Automatyzacja procesów w Kielcach dla branży budowlanej, hurtu i usług, w pełni zdalnie
Województwo świętokrzyskie kojarzy się z wydobyciem wapienia i produkcją materiałów budowlanych, a Kielce także z targami i politechniką. Firmy z tej części kraju obsługuję na odległość, więc zaczynam od tego, jak taka współpraca wygląda.
Autor: Szymon Łakomy. Aktualizacja:
Najpierw forma: cztery spotkania online zamiast przyjazdu
| Spotkanie | Co robimy | Co z niego zostaje |
|---|---|---|
| Rozmowa wstępna | opowiadasz o procesie, ja pytam o programy i liczbę dokumentów | decyzja, czy automatyzacja ma tu sens |
| Przegląd na ekranie | pracownik pokazuje zadanie od początku do końca | lista kroków, wyjątków i potrzebnych dostępów |
| Pokaz wersji próbnej | przepływ pracuje na kopiach dokumentów, porównujemy wyniki z pracą zespołu | lista poprawek przed startem |
| Odbiór | przełączamy proces na prawdziwe dane i omawiamy powiadomienia o błędach | działający przepływ i krótka instrukcja |
Dostęp do programów dostaję na osobne konto i tylko na czas prac. Cena nie rośnie dlatego, że firma jest w Kielcach, a nie na Śląsku.
Kruszywa i materiały budowlane: od kwitu wagowego do faktury zbiorczej
Załóżmy, że firma spod Kielc sprzedaje kruszywo kilku stałym odbiorcom. Każdy kurs to kwit z wagi i dokument wydania, a na koniec miesiąca ktoś zbiera te papiery i wystawia fakturę zbiorczą dla każdej budowy. Po automatyzacji:
- Dane z wagi albo skan kwitu trafiają do tabeli kursów z datą, numerem rejestracyjnym, odbiorcą i budową.
- Kurs bez przypisanej budowy albo z nietypową wagą ląduje na krótkiej liście do wyjaśnienia.
- Odbiorca może dostawać codzienne zestawienie dostaw, więc różnice w ilościach wyjaśnia się na bieżąco, a nie przy fakturze.
- Na koniec okresu przepływ przygotowuje fakturę zbiorczą w programie do faktur, a osoba z biura ją zatwierdza.
Czy dane da się pobrać prosto z oprogramowania wagi, sprawdzam w jego dokumentacji, bo zależy to od producenta i wersji. Jeśli nie, zostaje odczyt skanów, w którym pomaga model językowy, a wynik przed zapisem zatwierdza człowiek.
Hurtownie budowlane i wykonawcy: zamówienia prosto z placu budowy
Zamówienie z budowy
Kierownik budowy wysyła zdjęcie listy albo SMS. Przepływ zamienia to na pozycje z katalogu, które handlowiec potwierdza.
Dostawa
Klient dostaje okno dostawy i telefon do kierowcy, a po rozładunku zdjęcie podpisanego dokumentu wraca do zamówienia.
Limit kupiecki
Przed potwierdzeniem zamówienia przepływ sprawdza zaległe płatności klienta i w razie potrzeby wstrzymuje wydanie do decyzji.
Wykonawcom poświęciłem stronę automatyzacja w firmie budowlanej i instalacyjnej, a ponaglenia działają tak, jak opisuję przy przypomnieniach o płatnościach. Podobny zakres, czyli dokumenty kosztowe, sprzedaż i stany magazynowe, obejmowało wdrożenie dla firmy Exces prowadzone w ramach Today Automate. Opis jest na stronie realizacje.
Co przygotować przed pierwszą rozmową
- kilka dokumentów z ostatniego miesiąca, na przykład zamówienia, kwity i faktury, z zakrytymi danymi, jeśli wolisz,
- listę programów, z których korzysta zespół, z nazwą i wersją, jeśli ją znasz,
- osobę, która na co dzień wykonuje proces, bo to ona zna wyjątki,
- jedno zdanie o celu: mniej przepisywania, szybsza faktura albo mniej pomyłek w ilościach.
Pojedynczy przepływ to koszt od około 500 zł netto. Połączenie programu sprzedaży z fakturowaniem zaczyna się od około 800 zł netto, a rozliczanie kursów z wyjątkami i akceptacją od około 2000 zł netto. Co wpływa na kwotę, wyjaśniam na stronie ile kosztuje automatyzacja procesów. Firmom z kilkoma procesami proponuję zdalny audyt procesów pod automatyzację, a zasady pracy z całym krajem opisuje strona automatyzacja i AI w całej Polsce. Rozmowę umówisz przez formularz kontaktowy.
Najczęstsze pytania
Czy przyjeżdżasz do Kielc na spotkanie?
Nie, z firmami ze świętokrzyskiego pracuję zdalnie. Proces oglądam na udostępnionym ekranie, a dokumenty dostaję jako skany lub kopie. Jeśli czegoś nie da się pokazać na ekranie, na przykład pracy przy wadze, wystarczy krótkie nagranie telefonem.
Jak bezpiecznie dać dostęp do programów komuś spoza regionu?
Zakładamy osobne konto z uprawnieniami tylko do tego, co potrzebne, i z datą wygaśnięcia. Hasła przekazujesz przez menedżer haseł albo osobnym kanałem, nie w mailu. Po odbiorze konto wyłączacie.
Czy odczyt kwitów wagowych przez AI jest wiarygodny?
Przy czytelnych skanach radzi sobie dobrze, ale nie zostawiam go bez kontroli. Odczyt z niską pewnością albo z wagą spoza typowego zakresu trafia do sprawdzenia przez pracownika. Gdy waga zapisuje dane elektronicznie, wolę pobierać je bezpośrednio.
Czy firma z Kielc płaci więcej, bo jest daleko?
Nie. Pracuję zdalnie, więc nie doliczam dojazdów, a cennik jest ten sam co dla firm ze Śląska. Kwota zależy od liczby programów i wyjątków, nie od adresu.
Powiązane strony
Pokaż mi jeden miesiąc dokumentów z Twojej firmy
Napisz, czym handlujecie albo co wozicie i gdzie dziś zapisujecie kursy i zamówienia. Zaproponuję pierwszą rozmowę wideo.