Automatyzacja procesów w Toruniu: zamówienia przed świętami, sklepy i firmy szkoleniowe
Toruń ma tradycję pierników, zabytkową starówkę i duży uniwersytet. Dla firm oznacza to sezonowe szczyty zamówień, ruch turystyczny oraz rynek kursów i usług dla studentów. Każdy z tych obszarów ma swoje powtarzalne zadania.
Autor: Szymon Łakomy. Aktualizacja:
Upominki firmowe przed świętami: zamówienie, logo, akceptacja, wysyłka
Załóżmy, że toruński producent albo sklep z wyrobami regionalnymi w listopadzie dostaje zamówienia od firm: sto zestawów z logo klienta, wysyłka do pięćdziesięciu oddziałów, faktura z dopiskiem dla działu zakupów. Każde takie zamówienie to kilkanaście maili. Przepływ porządkuje je tak:
- Firma wypełnia formularz: zestaw, liczba sztuk, plik z logo, termin dostawy.
- Z cennika powstaje oferta z rabatem ilościowym, którą handlowiec zatwierdza.
- Po akceptacji klient dostaje podgląd personalizacji do zatwierdzenia, a produkcja widzi zamówienie dopiero po tej zgodzie.
- Lista adresów od klienta trafia do panelu kuriera jako komplet przesyłek, bez przepisywania.
- Klient dostaje numery przesyłek w jednym zestawieniu, a faktura wychodzi z programu do faktur.
Przy wysyłkach na wiele adresów przydaje się integracja z InPost i kurierami, a przygotowanie ofert opisuję na stronie automatyzacja ofertowania.
Sklepy i kawiarnie na starówce: co zostawić ludziom, a co przepływom
| Zadanie | Przepływ | Człowiek |
|---|---|---|
| Zamówienia z internetu na wyroby z krótkim terminem | pilnuje daty wysyłki i kolejności pakowania | pakuje i sprawdza, co faktycznie jest na półce |
| Zamówienia grupowe od biur podróży i szkół | zbiera liczby, terminy i dane do faktury | potwierdza termin i ustala szczegóły z opiekunem grupy |
| Opinie po wizycie lub zakupie | po kilku dniach wysyła prośbę o opinię | odpowiada na opinie, zwłaszcza krytyczne |
| Stany w dwóch punktach sprzedaży | zestawia sprzedaż i braki na koniec dnia | decyduje o przesunięciu towaru |
Sklepu internetowego dotyczy jedno z czterech publicznie opisanych wdrożeń prowadzonych w ramach Today Automate: w Superksiążce automatyzacja objęła całą obsługę zamówień, a według klienta przejęła pracę odpowiadającą półtora etatu i zwróciła się po miesiącu. Szczegóły są na stronie realizacje.
Kursy, szkolenia i usługi dla studentów: zapisy i płatności
W mieście uniwersyteckim działa sporo szkół językowych, firm szkoleniowych i korepetytorów. Ich powtarzalne zadania to zapisy, przypomnienia o opłacie za kolejny miesiąc, listy obecności i zaświadczenia po kursie. Przepływ łączy formularz zapisu, kalendarz grup, płatności online i program do faktur, a zaświadczenie z imieniem uczestnika powstaje z szablonu po ostatnich zajęciach. Więcej przykładów podaję na stronie automatyzacja w firmie szkoleniowej.
Toruń, Bydgoszcz i praca z Katowic na odległość
Firmom produkcyjnym z obu miast poświęciłem stronę automatyzacja procesów w Bydgoszczy, więc tutaj skupiam się na handlu, usługach i szkoleniach. Z Toruniem pracuję przez wideo: przegląd programów na udostępnionym ekranie, dostęp do sklepu, poczty i fakturowania na czas prac, odbiór online na zamówieniach testowych. Nie przyjeżdżam i nie doliczam dojazdów, więc cennik jest taki sam jak w Katowicach.
Formularz zamówień firmowych z ofertą do zatwierdzenia wyceniam od około 500 zł netto. Spięcie sklepu z fakturowaniem kosztuje od około 800 zł netto, a obsługa zamówień z personalizacją, wieloma adresami i wyjątkami od około 2000 zł netto. Rozbicie kosztów pokazuję na stronie ile kosztuje automatyzacja procesów. Zasady pracy z całą Polską opisuje strona automatyzacja i AI w całej Polsce, a rozmowę umówisz przez kontakt.
Najczęstsze pytania
Kiedy przygotować automatyzację zamówień przed świętami?
Najpóźniej na początku jesieni. Przepływ trzeba sprawdzić na kilku zamówieniach testowych i dopracować szablony, a w listopadzie zespół nie ma już na to czasu. Wdrożenie w szczycie jest możliwe, ale wtedy ograniczam je do jednego, najprostszego kroku.
Czy klient firmowy może sam wgrać listę adresów do wysyłki?
Tak, przez formularz albo arkusz według wzoru. Przepływ sprawdza, czy każdy adres ma kod pocztowy i telefon, a błędne wiersze odsyła do poprawy, zanim cokolwiek trafi do kuriera.
Czy firmy z Torunia i Bydgoszczy obsługujesz na tych samych zasadach?
Tak. Z oboma miastami pracuję zdalnie, na tych samych warunkach i w tym samym cenniku. Różnią się tylko przykłady na stronach: przy Bydgoszczy opisuję produkcję, przy Toruniu handel, usługi i szkolenia.
Czy szkoła językowa potrzebuje do tego osobnego programu?
Nie zawsze. Przy kilku grupach wystarczą formularz, kalendarz, płatności online i przepływ, który je łączy. Gdy grup i lektorów jest dużo, rozważamy gotowy program dla szkół albo prosty system na zamówienie, do którego przepływy się podłączą.
Powiązane strony
Przygotujmy zamówienia przed kolejnym sezonem
Napisz, co sprzedajecie albo jakie kursy prowadzicie i gdzie dziś ląduje każde zamówienie. Zaproponuję pierwszy krok i rozmowę wideo.