AI do analizy przetargów: wymagania z SWZ w jednej tabeli
Dokumentacja jednego postępowania to często kilka plików: SWZ, opis przedmiotu zamówienia, formularze, wzór umowy i wyjaśnienia. Asystent AI czyta je wszystkie i zbiera to, co zespół ofertowy musi sprawdzić.
Autor: Szymon Łakomy. Aktualizacja:
Co asystent AI wyciąga z dokumentacji przetargowej
| Dokument | Co trafia do zestawienia | Na co zwracam uwagę |
|---|---|---|
| SWZ (specyfikacja warunków zamówienia) | warunki udziału, wymagane oświadczenia, terminy, wadium, kryteria oceny ofert | wymagania rozproszone po kilku rozdziałach |
| OPZ (opis przedmiotu zamówienia) | parametry techniczne, ilości, harmonogram, wymagane certyfikaty | parametry, które wskazują jednego producenta |
| Formularz ofertowy i załączniki | lista pól do wypełnienia, wymagane podpisy, format plików | załączniki wymagane pod rygorem odrzucenia |
| Projektowane postanowienia umowy | kary, terminy płatności, rękojmia, zabezpieczenie należytego wykonania | zapisy do pytania lub do oceny prawnika |
| Wyjaśnienia i zmiany SWZ | co zmieniło się względem pierwotnej wersji | nowe terminy i zmienione wymagania |
Każda pozycja ma numer strony lub punktu, z którego pochodzi. Osoba przygotowująca ofertę nie musi wierzyć asystentowi na słowo: klika i widzi oryginalny zapis.
Jak przebiega analiza jednego postępowania
- Pobranie dokumentów. Pliki z platformy zakupowej, e-Zamówień albo z maila trafiają do jednego folderu postępowania.
- Odczyt. Asystent czyta pliki tekstowe i PDF, a skany przepuszcza najpierw przez rozpoznawanie tekstu.
- Zestawienie wymagań. Powstaje tabela: wymaganie, źródło, czy firma je spełnia, kto to sprawdza.
- Kalendarz. Termin składania ofert, termin na pytania i termin związania ofertą trafiają do kalendarza zespołu z przypomnieniem.
- Przegląd przez człowieka. Kierownik ofertowania potwierdza listę, uzupełnia braki i decyduje, czy firma startuje.
Pytania do zamawiającego i lista ryzyk
Asystent oznacza miejsca niejasne albo sprzeczne, na przykład inny termin realizacji w SWZ i w umowie, brak ilości w jednej pozycji OPZ albo wymóg certyfikatu bez wskazania normy. Z tych miejsc przygotowuje szkic pytań do zamawiającego, który zespół poprawia i wysyła sam.
Druga lista to ryzyka do omówienia: wysokie kary, krótki termin dostawy, wymagane doświadczenie na granicy możliwości firmy. Szerzej o czytaniu samej umowy piszę na stronie AI do analizy umów.
Granice odpowiedzialności: AI czyta, zespół decyduje
Co robi asystent
Czyta wszystko, wypisuje wymagania i terminy, porównuje wersje dokumentów, przygotowuje szkice pytań.
Co robi człowiek
Ocenia, czy firma spełnia warunki, liczy cenę, podejmuje decyzję o starcie i podpisuje ofertę.
Czego nie oddaję maszynie
Interpretacji przepisów, oceny szans na wygraną i ostatecznej kontroli kompletności oferty.
Wdrożenie i koszt asystenta przetargowego
Najprostszy wariant działa na folderze z dokumentami: wrzucacie pliki postępowania, a po kilku minutach dostajecie tabelę wymagań. Rozbudowany wariant korzysta z bazy wcześniejszych ofert, referencji i certyfikatów firmy, tak jak asystent AI na dokumentach firmy, i od razu podpowiada, który dokument dołączyć. Przygotowanie samej oferty handlowej po decyzji o starcie można połączyć z automatyzacją ofertowania.
Prosty agent AI zaczyna się od około 1200 zł netto. Inne zastosowania znajdziesz na stronie agenci AI dla firm, a wycenę dla Waszego rodzaju przetargów podam po rozmowie i obejrzeniu jednej przykładowej dokumentacji.
Najczęstsze pytania
Czy AI może samo przygotować ofertę przetargową?
Może przygotować szkice: zestawienie wymagań, listę dokumentów, opis techniczny na podstawie wcześniejszych ofert. Ceny, oświadczenia i podpis zostają po stronie firmy. Ofertę złożoną bez przeglądu człowieka uważam za zbyt ryzykowną.
Czy asystent przeczyta skany dokumentów przetargowych?
Tak, jeśli skan jest czytelny. Najpierw przechodzi przez rozpoznawanie tekstu, a potem jest analizowany jak zwykły PDF. Przy słabych skanach asystent oznacza fragmenty, których nie udało się odczytać, żeby ktoś je sprawdził ręcznie.
Ile trwa analiza jednej SWZ przez AI?
Odczyt i zestawienie wymagań to zwykle kilka minut, zależnie od liczby i objętości plików. Dłużej trwa przegląd przez człowieka, ale zaczyna się od gotowej tabeli ze źródłami zamiast od czytania całości.
Czy dokumentacja przetargowa jest poufna przy analizie przez AI?
Sama SWZ jest zwykle publiczna, ale Wasze notatki, ceny i referencje już nie. Dlatego korzystam z dostępu przez API z ustalonymi warunkami przetwarzania danych albo z modelu działającego w firmie. Wybór ustalamy przed wdrożeniem.
Powiązane strony
Startujecie w przetargach i toniecie w dokumentach?
Napisz, w jakich postępowaniach bierzecie udział i ile dokumentów zwykle czytacie. Pokażę, jak wyglądałoby zestawienie dla jednego z nich.