Integracja Pipedrive z programem do faktur, ERP i stroną firmy
Pipedrive dobrze prowadzi handlowca od pierwszego kontaktu do wygranej. Gorzej z tym, co dzieje się obok: zapytaniem z formularza, fakturą, kartoteką w ERP i terminami w kalendarzu. Te miejsca łączę z CRM tak, żeby nikt nie przepisywał danych.
Autor: Szymon Łakomy. Aktualizacja:
Gdzie Pipedrive styka się z resztą firmy
| System | Co przekazuję | Kierunek |
|---|---|---|
| Formularz na stronie lub landing page | osoba, organizacja i transakcja ze źródłem zapytania | do Pipedrive |
| Program do faktur | dane nabywcy i produkty z wygranej transakcji, potem numer dokumentu i status zapłaty | w obie strony |
| ERP lub program handlowy | kartoteka kontrahentów, limit kupiecki, saldo należności | z ERP do Pipedrive |
| Kalendarz Google lub Outlook | spotkania umówione przez klienta jako aktywności przy transakcji | do Pipedrive |
| Arkusz lub raport | zestawienie lejka, wygranych i przegranych razem z powodem | z Pipedrive |
Zaczynam od jednego wiersza tej tabeli, zwykle od tego, który dziś zabiera handlowcom najwięcej klikania. Kolejne dokładam dopiero wtedy, gdy pierwszy przez kilka tygodni działa bez poprawek.
Którędy podłączam: Marketplace, API czy webhooki
Aplikacja z Marketplace
Pipedrive ma katalog gotowych aplikacji. Jeśli któraś robi dokładnie to, czego potrzebujesz, nie buduję własnej. Sprawdzam to jako pierwsze.
API Pipedrive
Pozwala czytać i zapisywać osoby, organizacje, transakcje, produkty i aktywności. Tą drogą wchodzą dane z formularza czy z ERP.
Webhooki
Pipedrive sam powiadamia integrację o zmianie, na przykład o oznaczeniu transakcji jako wygranej. Faktura nie czeka wtedy na cykliczne sprawdzanie.
Pola własne mają w API techniczne klucze zamiast czytelnych nazw, dlatego na początku spisuję mapę pól. Bez niej po każdej zmianie w ustawieniach CRM coś przestaje się zgadzać.
Wygrana transakcja zamienia się w dokument
Najczęstsze zlecenie wygląda tak: handlowiec oznacza transakcję jako wygraną, a dział finansowy dostaje gotowy dokument z NIP-em, produktami i terminem płatności. Integracja pobiera produkty przypisane do transakcji, sprawdza dane nabywcy i zakłada fakturę w programie do faktur. Numer dokumentu wraca do Pipedrive jako pole albo notatka.
Serie, wysyłka i przypomnienia o dokumentach to temat strony automatyzacja fakturowania, a przekazanie faktur do systemu państwowego opisuję przy integracji z KSeF. Tutaj pilnuję tylko, żeby dane z CRM dotarły kompletne.
Wspólna kartoteka klientów z ERP
- NIP jest kluczem, po którym łączę organizację w Pipedrive z kontrahentem w ERP,
- adres i nazwę aktualizuje jeden system, drugi tylko je odczytuje,
- saldo i przeterminowane należności z ERP widać w polu organizacji,
- nowy klient z CRM trafia do ERP dopiero po wygranej, żeby nie zaśmiecać kartoteki.
Przy programach takich jak Subiekt czy Comarch ERP Optima droga dostępu zależy od wersji i licencji. Więcej o tym piszę przy programach Subiekt GT i nexo i w tekście o łączeniu ERP z CRM.
Co zostaje poza integracją i ile kosztuje połączenie
Przypomnienia o follow-upie, ocena leadów i kolejność pracy handlowca to automatyzacja samego procesu, którą opisuję w tekście o automatyzacji sprzedaży. Jeśli dopiero wybierasz system, przeczytaj porównanie Pipedrive czy Bitrix24.
Koszt rośnie z liczbą systemów i kierunków. Samo przekazywanie zgłoszeń z formularza do Pipedrive wyceniam od około 500 zł netto, wariant z fakturami od około 800 zł netto, a dwukierunkową synchronizację kartoteki z ERP zwykle od około 2000 zł netto.
Najczęstsze pytania
Czy połączę Pipedrive z polskim programem do faktur?
Zwykle tak, bo popularne programy do faktur mają API. Jeśli w Marketplace nie ma aplikacji dla Twojego programu, łączę oba systemy przez n8n albo Make. Gdy program nie ma API, zostaje import pliku, o czym mówię przed wyceną.
n8n czy Make do integracji z Pipedrive?
Oba narzędzia mają gotowe moduły Pipedrive. Make jest wygodny przy kilku prostych scenariuszach, a n8n lepiej znosi rozbudowane przepływy i może działać na Twoim serwerze. Wybór zależy też od tego, kto będzie później wprowadzał zmiany.
Czy integracja zmieni coś w pracy handlowców?
Niewiele. Pracują w Pipedrive jak dotąd, tylko część pól wypełnia się sama, a w karcie organizacji pojawia się numer faktury i saldo. Jedyna nowa zasada to uzupełnienie NIP-u i produktów przed oznaczeniem wygranej.
Co się stanie, gdy program do faktur nie odpowiada?
Zdarzenie z Pipedrive czeka w kolejce, a integracja ponawia próbę. Po kilku nieudanych podejściach osoba z działu finansów dostaje wiadomość z linkiem do transakcji i wie, którą sprzedaż obsłużyć ręcznie.
Powiązane strony
Pipedrive ma wymieniać dane z innym programem?
Wypisz systemy, z którymi CRM ma się łączyć, i opisz, co handlowcy przepisują dziś ręcznie. Pracuję zdalnie z firmami z całej Polski.