Integracja HubSpot z polskimi systemami: sklep, faktury, ERP
HubSpot powstał z myślą o rynku amerykańskim, więc gotowe połączenia rzadko obejmują polskie programy do faktur, ERP czy platformy sklepowe. Brakujące mosty buduję przez API HubSpota, żeby marketing, sprzedaż i księgowość widziały te same dane o kliencie.
Autor: Szymon Łakomy. Aktualizacja:
Dlaczego gotowe aplikacje często nie wystarczają
W katalogu aplikacji HubSpota jest wiele integracji, ale większość dotyczy narzędzi popularnych za granicą. Polski program do faktur, Subiekt, Optima, Shoper czy BaseLinker albo nie mają tam aplikacji, albo mają ją od niezależnego dostawcy z wąskim zakresem. Najczęściej brakuje czegoś z tej listy:
- NIP-u jako właściwości, po której łączą się firmy w obu systemach,
- rozróżnienia kwot netto i brutto w złotych,
- powrotu numeru faktury i statusu płatności do transakcji,
- pozycji zamówienia, bez których nie da się segmentować klientów po produkcie.
Obiekty HubSpot i ich odpowiedniki w Twoich programach
| Obiekt w HubSpot | Odpowiednik po polskiej stronie | Na co uważam |
|---|---|---|
| Kontakt | klient sklepu, osoba z formularza | adres e-mail jako klucz i zapis zgód marketingowych |
| Firma | kontrahent w ERP lub w programie do faktur | NIP w osobnej właściwości, bez spacji i myślników |
| Transakcja | zamówienie, oferta albo umowa | który etap oznacza, że można wystawić dokument |
| Produkt i pozycja transakcji | kartoteka towarów w ERP | jedno źródło cen, zwykle ERP |
| Zgłoszenie | reklamacja, zwrot, zapytanie serwisowe | numer zamówienia jako powiązanie |
Gdy obiekty są dobrze przypisane, reszta to reguły: kiedy dane płyną, który system je nadpisuje i co zrobić z rekordem, którego nie da się dopasować.
Trzy połączenia, które buduję najczęściej
Sklep do HubSpota
Zamówienie z WooCommerce lub Shopera zakłada kontakt, firmę z NIP-em i transakcję z pozycjami. Marketing widzi, kto co kupił, i wykorzystuje to w kampaniach.
Transakcja do programu do faktur
Przejście na etap wygranej tworzy dokument w programie do faktur. Numer i status zapłaty zapisuję we właściwościach transakcji.
ERP do karty firmy
Raz dziennie lub częściej saldo, limit i ostatni dokument z ERP trafiają do firmy w HubSpocie, więc handlowiec nie musi pytać księgowości.
Tworzenie samych faktur należy do strony automatyzacja fakturowania. Wymianę danych z programami handlowymi opisuję w artykule o połączeniu CRM z ERP, a dane ze sklepu przy integracji WooCommerce.
Aplikacja prywatna i uprawnienia krok po kroku
- W koncie HubSpot tworzysz aplikację prywatną albo dajesz mi uprawnienia, żebym zrobił to sam.
- Zaznaczam tylko te zakresy dostępu, których integracja potrzebuje, na przykład kontakty, firmy i transakcje.
- Token trafia do zaszyfrowanych danych uwierzytelniających w n8n albo na serwer, nigdy do treści przepływu.
- Zdarzenia z HubSpota odbieram przez webhooki albo przez przepływ w HubSpocie, który wywołuje adres integracji. Dostępność obu dróg zależy od planu.
- Testuję na kilku rekordach oznaczonych jako testowe i usuwam je po uruchomieniu.
Sekwencje, przypomnienia i ocenę leadów zostawiam stronie o automatyzacji procesu sprzedaży. Ta integracja dostarcza do HubSpota dane, na których taki proces może pracować.
Najczęstsze pytania
Czy do integracji potrzebny jest płatny plan HubSpot?
Nie zawsze. Podstawowe operacje przez API zwykle działają także na tańszych kontach, ale część funkcji, na przykład przepływy wywołujące webhooki, zależy od planu. Przed wyceną sprawdzam, co jest włączone na Twoim koncie. Cen planów nie podaję, bo HubSpot je zmienia.
Czy HubSpot połączę z Subiektem albo Comarch ERP Optima?
Da się, choć nie bezpośrednio. Subiekt i Optima pracują najczęściej na serwerze w biurze, a nie w chmurze, więc instaluję obok małą usługę, która czyta dane i wysyła je do HubSpota przez API. Zakres zależy od wersji i licencji programu.
Co z kontaktami, które już są i w HubSpot, i w sklepie?
Przed pierwszą synchronizacją łączę je po adresie e-mail, a firmy po NIP. Rekordy bez pewnego dopasowania trafiają na listę do ręcznego przejrzenia, zamiast mnożyć duplikaty.
Jak długo trwa integracja HubSpota ze sklepem?
Pierwszy przepływ, czyli zamówienia jako kontakty i transakcje, zajmuje zwykle kilka dni pracy, licząc testy. Najwięcej rozmów wymaga ustalenie, jakie właściwości mają powstać w HubSpocie i kto będzie z nich korzystał.
Powiązane strony
HubSpot nie widzi danych z Twoich polskich programów?
Podaj, z jakiego sklepu, programu do faktur lub ERP korzystasz i których informacji brakuje w HubSpocie. Całość robię zdalnie, niezależnie od miasta.