Integracja Apilo z programem do faktur, magazynem i CRM
Apilo zbiera zamówienia ze sklepu i marketplace w jednym panelu. Kiedy te zamówienia mają dalej trafiać do księgowości, magazynu zewnętrznego albo CRM, a gotowa wtyczka nie wystarcza, dobudowuję brakujące połączenie przez API.
Autor: Szymon Łakomy. Aktualizacja:
Najpierw gotowe moduły, potem własny kod
Apilo ma w panelu wiele gotowych połączeń: z platformami sklepowymi, marketplace, firmami kurierskimi i programami do faktur. Ich lista zależy od planu i z czasem się zmienia, więc zanim cokolwiek napiszę, sprawdzam w dokumentacji i na Twoim koncie, co da się włączyć bez programowania.
Własne połączenie ma sens dopiero wtedy, gdy:
- program do faktur lub magazyn w firmie nie ma gotowego modułu w Apilo,
- potrzebujesz reguły, której panel nie oferuje, na przykład osobnej ścieżki dla klientów hurtowych,
- dane z Apilo mają trafić do CRM albo raportu, którego Apilo nie zna,
- kilka systemów musi się zgadzać co do jednego zamówienia i trzeba to pilnować.
Które dane wymieniam z Apilo i w którą stronę
| Dane | Kierunek | System po drugiej stronie | Na co uważam |
|---|---|---|---|
| Zamówienia | z Apilo na zewnątrz | program do faktur, magazyn zewnętrzny, CRM | które statusy uruchamiają wysyłkę danych dalej |
| Statusy i numery przesyłek | do Apilo | magazyn lub firma fulfillment | żeby klient dostał numer śledzenia bez ręcznego kopiowania |
| Stany magazynowe | zwykle do Apilo | program magazynowy lub hurtownia | jeden system jako źródło ilości, nie dwa |
| Numery dokumentów sprzedaży | do Apilo | program do faktur | korekty i zwroty jako osobny przypadek |
| Klienci firmowi | z Apilo do CRM | Pipedrive, HubSpot lub inny CRM | NIP jako klucz przy łączeniu rekordów |
Przy stanach i zamówieniach decyduje to, kto jest źródłem prawdy. Ustalam to na początku, bo od tego zależy kierunek każdej synchronizacji.
Przykładowe scenariusze z panelem Apilo
Zamówienie do magazynu zewnętrznego
Opłacone zamówienie trafia do firmy, która pakuje towar, a numer przesyłki wraca do Apilo i dalej do klienta.
Faktura w programie bez gotowego modułu
Dane z zamówienia trafiają do programu do faktur przez jego API albo plik, a numer dokumentu zapisuje się w Apilo.
Klient hurtowy w CRM
Pierwsze zamówienie z NIP-em zakłada firmę w CRM i przypisuje opiekuna, który dalej prowadzi relację.
Codzienny raport sprzedaży
Rano do arkusza lub na maila trafia zestawienie zamówień z każdego kanału razem z wartością i liczbą zwrotów.
To przykłady, a nie gotowe pakiety. Każdy przepływ dobieram do tego, jak dziś pracuje Twój zespół.
Plan wdrożenia integracji z Apilo
- Przegląd konta Apilo i listy włączonych modułów, żeby nie dublować tego, co już działa.
- Wybór jednego przepływu na start, zwykle tego, który dziś zabiera najwięcej ręcznej pracy.
- Dostęp do API Apilo dla integracji, z kluczem przypisanym tylko do niej.
- Budowa przepływu w n8n albo jako skrypt na serwerze, z logiem każdej operacji.
- Testy na kilku prawdziwych zamówieniach: z rabatem, ze zwrotem, z brakującym towarem.
- Uruchomienie i powiadomienia o błędach do osoby, która obsługuje sprzedaż.
Szerszy obraz łączenia narzędzi opisuję na stronie integracje z popularnymi systemami, a orientacyjne kwoty w poradniku ile kosztuje integracja API.
Apilo czy BaseLinker
Tego porównania tu nie rozwijam. Jeśli wybierasz system do sprzedaży wielokanałowej, przeczytaj stronę alternatywa dla BaseLinkera. Jeśli zostajesz przy BaseLinkerze, podobne połączenia opisuję na stronie integracja BaseLinker.
Najczęstsze pytania
Czy Apilo ma API do własnych integracji?
Tak, Apilo udostępnia API, przez które można pobierać zamówienia i zapisywać wybrane dane z powrotem. Zakres dostępnych operacji zależy od planu i sprawdzam go w dokumentacji przed wyceną. Jeśli czegoś w API brakuje, mówię o tym przed rozpoczęciem pracy.
Ile kosztuje integracja Apilo z programem do faktur?
Prosty przepływ, na przykład przekazanie opłaconych zamówień do programu do faktur i zwrot numeru dokumentu, zaczyna się od około 800 zł netto. Kilka kierunków synchronizacji i reguły dla różnych kanałów wyceniam po rozmowie.
Czy mogę połączyć Apilo z CRM?
Tak. Najczęściej przenoszę do CRM klientów firmowych i ich zamówienia, żeby handlowiec widział historię zakupów. Łączę rekordy po NIP albo adresie e-mail, żeby nie powstawały duplikaty.
Co, jeśli Apilo zmieni coś w API?
Integracja zapisuje każdą operację w logu i zgłasza błąd, gdy odpowiedź API wygląda inaczej niż zwykle. Wtedy poprawiam przepływ. Przy stałej opiece takie poprawki wchodzą w zakres utrzymania.
Powiązane strony
Brakuje Ci połączenia w Apilo?
Napisz, z jakim programem lub CRM ma się łączyć Apilo i co dziś robicie ręcznie.