Integracja z CEIDG: dane i status jednoosobowej działalności w Twoim systemie
Kontrahent na jednoosobowej działalności może ją zawiesić albo zamknąć z dnia na dzień, a Ty dowiadujesz się o tym przy niezapłaconej fakturze. Podłączam rejestr CEIDG do CRM, formularza lub programu do faktur, żeby dane i status sprawdzały się same.
Autor: Szymon Łakomy. Aktualizacja:
Który rejestr odpowiada na jakie pytanie
| Kontrahent lub pytanie | Gdzie szukam |
|---|---|
| jednoosobowa działalność gospodarcza | CEIDG |
| wspólnicy spółki cywilnej | CEIDG, osobno dla każdego wspólnika |
| spółka z o.o., akcyjna, komandytowa | KRS, a podstawowe dane także w rejestrze REGON |
| czynny podatnik VAT i rachunek do przelewu | wykaz podatników VAT prowadzony przez Ministerstwo Finansów |
Każde źródło ma własne zasady dostępu i inny zakres danych.
Gdy w bazie są zarówno działalności, jak i spółki, łączę kilka źródeł w jednym kroku. Pobieranie danych spółek opisuję na stronie integracja z API GUS REGON, a status VAT i rachunki sprawdzam według zasad opisanych przy weryfikacji na białej liście VAT.
Zawieszenie działalności widać w rejestrze, zanim zobaczysz je w płatnościach
Dane sprawdzone przy pierwszej umowie po kilku miesiącach mogą być nieaktualne. Właściciel mógł zawiesić działalność, przenieść firmę pod inny adres albo ją zamknąć. Integracja co jakiś czas przechodzi przez listę klientów i dostawców z NIP-em, porównuje status z poprzednim odczytem i zgłasza tylko różnice.
Powiadomienie dostaje osoba, która może z nim coś zrobić: handlowiec przed kolejną wysyłką z odroczonym terminem albo księgowość przed zapłatą zaliczki podwykonawcy. Upominanie klientów o zaległe faktury to osobny proces, opisany na stronie automatyczne przypomnienia o płatnościach.
Od wniosku o klucz do pierwszego zapytania
- Składasz wniosek o dostęp do API CEIDG w imieniu swojej firmy i otrzymujesz klucz.
- Ustalamy, gdzie ma działać sprawdzanie: w formularzu rejestracji, w CRM, w programie do faktur czy w okresowym raporcie.
- Mapuję pola z odpowiedzi rejestru na pola w Twoim systemie, łącznie z adresem do doręczeń i kodami PKD, jeśli są potrzebne.
- Obsługuję przypadki brzegowe: NIP spółki zamiast osoby, historyczne wpisy tego samego przedsiębiorcy, chwilowy brak odpowiedzi rejestru.
- Testuję na znanych kontrahentach, a potem włączam kontrolę całej bazy.
Aktualny opis usługi i warunki korzystania z klucza czytam w dokumentacji CEIDG przed rozpoczęciem pracy.
Miejsca, w których dane z CEIDG oszczędzają klikanie
Rejestracja klienta firmowego
Klient podaje NIP, a formularz sam uzupełnia nazwę i adres. Sprzedawca nie musi ręcznie ustalać, czy taka działalność istnieje.
Onboarding nowego klienta
Przy nowej umowie integracja zapisuje w karcie klienta status wpisu i datę sprawdzenia. Cały proces wprowadzania klienta opisuję na stronie automatyzacja onboardingu klienta.
Karta podwykonawcy
Zanim zlecisz pracę osobie na działalności, widzisz, czy jej wpis jest aktywny i czy adres zgadza się z umową.
Każdy odczyt zapisuję z datą i źródłem. Gdy ktoś zapyta, jaki status miał kontrahent w dniu podpisania umowy, odpowiedź znajdziesz w historii jego karty, a nie w czyjejś pamięci.
Najczęstsze pytania
Czym różni się API CEIDG od usługi GUS REGON?
CEIDG prowadzi wpisy jednoosobowych działalności i wspólników spółek cywilnych, z aktualnym statusem i danymi właściciela. REGON obejmuje wszystkie podmioty, w tym spółki, ale z innym zakresem informacji. Przy mieszanej bazie kontrahentów łączę oba źródła.
Czy dostęp do API CEIDG jest płatny?
Rejestr jest publiczny, a dostęp do interfejsu dostajesz po złożeniu wniosku o klucz. Bieżące zasady weryfikuję przed startem w dokumentacji CEIDG. Koszt po Twojej stronie to wykonanie połączenia i ewentualna opieka nad nim.
Jak często sprawdzać status kontrahentów?
Dla stałych odbiorców z odroczonym terminem płatności sensowny jest rytm tygodniowy, dla pozostałych miesięczny. Dodatkowo status sprawdzam w chwili zakładania nowego zamówienia lub umowy, bo wtedy zapada decyzja.
Ile kosztuje integracja z CEIDG?
Prosta automatyzacja, na przykład comiesięczna kontrola statusu kontrahentów z arkusza lub CRM, zaczyna się od około 500 zł netto. Wyszukiwanie w formularzu, połączenie z REGON i białą listą oraz kilka systemów naraz wyceniam po rozmowie.
Powiązane strony
Chcesz wiedzieć, kiedy kontrahent zawiesi działalność?
Napisz, gdzie trzymacie listę klientów i dostawców oraz jak często podpisujecie umowy z nowymi firmami.