Integracja Saldeo z systemami klientów biura rachunkowego
Biuro rachunkowe pracuje w Saldeo, ale dokumenty klientów wciąż przychodzą mailem, na zdjęciach z telefonu i w paczkach pod koniec miesiąca. Podłączam źródła, w których faktury powstają, tak żeby same trafiały do Saldeo.
Autor: Szymon Łakomy. Aktualizacja:
Skąd dokumenty mogą płynąć do Saldeo
| Źródło | Co trafia do Saldeo | Jak to ustawiam |
|---|---|---|
| Skrzynka z fakturami od dostawców | załączniki PDF i zdjęcia dokumentów | osobny adres lub folder, z którego automat przekazuje tylko faktury, bez reszty korespondencji |
| Program sprzedażowy lub sklep klienta | faktury sprzedaży | eksport zaraz po wystawieniu dokumentu, bez czekania na koniec miesiąca |
| KSeF | faktury ustrukturyzowane, kosztowe i sprzedażowe | gotowe połączenie albo osobna integracja, zależnie od ustawień konta |
| Panele dostawców | faktury za media, telefon, paliwo | pobieranie z panelu tam, gdzie pozwala na to regulamin dostawcy |
Jak wygląda miesiąc po wdrożeniu
- Klient wystawia fakturę w swoim programie, a jej kopia od razu pojawia się w Saldeo.
- Faktura od dostawcy przychodzi na adres do dokumentów i bez udziału klienta ląduje w Saldeo.
- Biuro widzi dokumenty na bieżąco i może dopytać o konkretną pozycję, zanim klient o niej zapomni.
- Pod koniec miesiąca automat sprawdza, czy z każdego źródła przyszły dokumenty, i wysyła klientowi listę braków.
- Księgowa zajmuje się dekretacją i wyjaśnieniami, a nie zbieraniem papierów.
KSeF zmienia źródło faktur, ale nie usuwa całej pracy
Gdy faktury są wystawiane w KSeF, dokument kosztowy klienta jest dostępny w systemie państwowym, a nie tylko w jego skrzynce. Zbieranie robi się prostsze, ale biuro nadal potrzebuje dokumentów spoza KSeF, na przykład faktur od zagranicznych dostawców czy paragonów. Integracja łączy oba strumienie tak, żeby w Saldeo nic się nie zdublowało. Połączenie z KSeF po stronie programu do faktur opisuję na stronie integracja z KSeF.
Gdzie kończy się ta integracja
- nie księguje dokumentów, bo rozpoznawaniem i dekretacją zajmuje się Saldeo i księgowa, a automatyzację tego etapu opisuje strona automatyczne księgowanie faktur kosztowych,
- nie zmienia ustawień konta biura w Saldeo bez jego zgody,
- nie wysyła dokumentów do programu księgowego z pominięciem Saldeo, jeśli biuro ma ustalony inny obieg.
Inne procesy, które biuro może zautomatyzować, od przypomnień o dokumentach po zestawienia dla klientów, zebrałem na stronie automatyzacja w biurze rachunkowym.
Dostępy do kont klientów bez rozsyłania haseł
Integracja korzysta z kluczy API i kont technicznych, a nie z loginów księgowych czy klientów. Każdy klient biura ma osobną konfigurację, więc odłączenie jednego nie zatrzymuje pozostałych. Dziennik operacji pokazuje, który dokument, kiedy i z jakiego źródła trafił do Saldeo. Przydaje się to, gdy klient pyta, czy jego faktura w ogóle dotarła, albo gdy biuro kończy współpracę i trzeba wyłączyć tylko jedno połączenie.
Najczęstsze pytania
Czy Saldeo ma API?
Tak, Saldeo udostępnia API dla partnerów i firm, które łączą z nim własne systemy, a do tego ma gotowe połączenia z wieloma programami księgowymi. Zanim zacznę, sprawdzam w dokumentacji, czy dane źródło da się podłączyć bez programowania.
Kto zamawia integrację: biuro czy jego klient?
Bywa różnie. Biuro często zamawia jeden mechanizm dla wielu klientów, na przykład wspólny sposób przekazywania faktur ze skrzynek. Klient z nietypowym programem sprzedażowym zamawia zwykle połączenie tylko dla siebie. W obu przypadkach ustalamy, kto zarządza dostępami.
Czy faktury z maila będą trafiały do Saldeo bez mojego udziału?
Tak, jeśli dostawcy wysyłają je na wskazany adres albo do wydzielonego folderu. Automat rozpoznaje załączniki z fakturami, pomija stopki i grafiki z podpisów, a wątpliwe wiadomości odkłada do przejrzenia przez człowieka.
Czy dokument z KSeF nie trafi do Saldeo dwa razy?
Przed przesłaniem integracja porównuje numer faktury, NIP wystawcy i kwotę z dokumentami, które już są w Saldeo. Jeśli ta sama faktura przyszła mailem i z KSeF, przekazuje tylko jedną kopię.
Powiązane strony
Klienci wciąż przysyłają faktury w paczkach?
Napisz, ilu klientów prowadzicie w Saldeo i skąd najczęściej przychodzą ich dokumenty.