Integracja monday.com z fakturami, sklepem i CRM

Tablica monday.com jako centrum zleceń

W wielu firmach usługowych i produkcyjnych tablica monday.com zastępuje arkusz zleceń: każdy element to zlecenie, a kolumny to klient, termin, status, osoba i kwota. Kłopot w tym, że te dane powstają gdzie indziej. Zlecenie przychodzi ze sklepu albo maila, klient jest w CRM, a faktura w programie księgowym. Integracja sprawia, że tablica zasila się sama, a zespół tylko zmienia statusy.

Gdy tablic przybywa, a uprawnienia i formuły robią się zawiłe, rozważ aplikację do zarządzania zleceniami zbudowaną pod Twój proces.

Przykładowe połączenia z polskimi systemami

Zdarzenie	Co dzieje się na tablicy	Drugi system
Opłacone zamówienie w sklepie lub BaseLinkerze	nowy element z pozycjami zapisanymi jako podelementy	WooCommerce, Shoper, Allegro przez BaseLinkera
Status zmieniony na gotowe do faktury	kolumna z numerem dokumentu wypełnia się po chwili	program do faktur
Nowy klient w CRM	element na tablicy klientów z linkiem do karty w CRM	Pipedrive, HubSpot, Livespace
Koniec miesiąca	zestawienie elementów zamkniętych w miesiącu trafia do arkusza	Arkusze Google lub Excel

Wysyłkę gotowych faktur do KSeF obsługuje program do faktur, co opisuję przy integracji z KSeF. Zamówienia z wielu kanałów najłatwiej pobierać przez BaseLinkera, o czym piszę w tekście o połączeniach BaseLinkera z innymi programami.

API GraphQL i webhooki: co to oznacza w praktyce

API monday.com działa w języku zapytań GraphQL. Dla Ciebie oznacza to tyle, że jednym zapytaniem da się pobrać element razem z kolumnami i podelementami, zamiast kilku osobnych wywołań. Webhooki monday.com informują integrację o zmianie wartości kolumny czy utworzeniu elementu, więc reakcja na zmianę statusu następuje od razu.

n8n i Make mają gotowe moduły monday.com. Gdy czegoś w nich brakuje, na przykład obsługi konkretnego typu kolumny, piszę zapytanie bezpośrednio do API.

Kolumny do ustalenia przed integracją

status z jednoznacznymi etykietami, na przykład nowe, w realizacji, gotowe do faktury, zafakturowane,
kolumna z NIP-em lub identyfikatorem klienta, po której łączę element z CRM i programem do faktur,
kolumny na numer dokumentu i link do zamówienia, wypełniane wyłącznie przez integrację,
osobna kolumna na błędy integracji, żeby zespół widział, który element wymaga uwagi.

Zmiana nazwy etykiety statusu potrafi zatrzymać przepływ, dlatego spisuję, od których kolumn zależy integracja, i zaznaczam to w opisie tablicy.

monday.com czy ClickUp

Oba narzędzia mają API, webhooki i wbudowane automatyzacje, więc integracje wyglądają podobnie. Różnią się przykłady: tutaj częściej tablice zleceń i sprzedaży, tam zadania z maili i raporty czasu. Te drugie opisuję na stronie automatyzacja ClickUp.

Najczęstsze pytania

Czy wbudowane integracje monday.com wystarczą?

Przy poczcie, kalendarzu czy popularnych aplikacjach zagranicznych często tak. Polskich programów do faktur, Subiekta czy BaseLinkera w katalogu zwykle nie ma, więc te połączenia buduję sam. Liczba akcji automatyzacji i integracji w panelu zależy od planu.

Czy integracja obsłuży podelementy, na przykład pozycje zamówienia?

Obsłuży. Pozycje zamówienia zapisuję jako podelementy z ilością i ceną, a przy fakturze zbieram je z powrotem w jedną listę pozycji dokumentu.

Kto może zmieniać kolumny, z których korzysta integracja?

Najlepiej tylko administrator tablicy. Zależnie od planu monday.com pozwala ograniczyć edycję wybranych kolumn, a kolumny wypełniane przez integrację opisuję tak, żeby nikt nie nadpisywał ich ręcznie.

Co się dzieje, gdy program do faktur odrzuci dane z tablicy?

Integracja wpisuje komunikat do kolumny błędów i oznacza element, na przykład kolorem statusu. Osoba odpowiedzialna uzupełnia brakujący NIP albo adres i ponownie zmienia status, co uruchamia kolejną próbę.

Integracja monday.com z polskim programem do faktur, sklepem i CRM