Wdrożenie ChatGPT w firmie zamiast prywatnych kont pracowników
W wielu firmach ChatGPT już działa, tylko na prywatnych kontach: każdy ma swoje rozmowy, ustawienia i pliki. Wdrożenie polega na tym, żeby to samo narzędzie działało na koncie firmy, z administratorem i jasnym dostępem.
Autor: Szymon Łakomy. Aktualizacja:
Co jest nie tak z prywatnymi kontami
Pracownik, który odchodzi z firmy, zabiera z prywatnym kontem historię rozmów, wgrane pliki i dopracowane polecenia. Firma nie wie, kto korzysta z czatu, z jakimi ustawieniami prywatności i do czego. Nie da się też odebrać dostępu jednym ruchem. To, co w ogóle wolno wpisać do czatu, omawiam w tekście czy można wklejać dane firmy do ChatGPT. Tutaj chodzi o to, żeby narzędzie należało do firmy.
Wybór planu: na co patrzę przed zakupem
OpenAI ma osobne plany dla zespołów i dla przedsiębiorstw. Nazwy, ceny i zakres funkcji się zmieniają, więc przed rekomendacją sprawdzam je na stronie OpenAI, a nie z pamięci. Porównuję cztery sprawy:
Liczba osób
Ilu pracowników naprawdę pracuje z tekstem, mailami i dokumentami. Licencji nie kupuję na zapas dla całej firmy.
Logowanie
Czy plan pozwala wchodzić kontem Microsoft lub Google firmy, tym samym, którym pracownik otwiera pocztę.
Dane
Jakie są domyślne ustawienia danych w planie firmowym, czy rozmowy służą do trenowania modeli i czy dostawca podpisuje umowę powierzenia.
Administracja
Co może administrator: zapraszać i usuwać osoby, włączać łączniki, blokować udostępnianie GPT poza firmę.
Konto organizacji i administrator
- Przestrzeń firmy zakładam na adres w domenie firmy, nie na prywatny adres właściciela.
- Dwóch administratorów, obaj z drugim składnikiem logowania, opisanym na stronie uwierzytelnianie dwuskładnikowe w firmie.
- Logowanie kontem służbowym, jeśli plan to obsługuje. Po wyłączeniu konta w firmie pracownik traci też dostęp do czatu.
- Zaproszenia tylko na adresy firmowe. Prywatne konta zostają prywatne, a sprawy firmy trafiają wyłącznie do jej przestrzeni.
- Odejście pracownika. Usunięcie z przestrzeni dopisuję do listy z poradnika onboarding i offboarding IT pracownika.
Projekty i własne GPT z materiałami firmy
Projekt to wspólne miejsce na rozmowy, pliki i instrukcję dla jednego tematu. Własny GPT to asystent z instrukcją i plikami firmy, z którego korzysta cały zespół. Przykłady, które przygotowuję:
- GPT do pierwszej wersji odpowiedzi na zapytanie, z cennikiem, warunkami współpracy i trzema wzorcowymi mailami,
- GPT do opisów produktów w stylu sklepu, z listą słów, których firma nie używa,
- projekt do notatek ze spotkań, z instrukcją, jak zapisywać ustalenia i zadania.
Każdy GPT ma właściciela, który aktualizuje pliki. Stary cennik w GPT szkodzi bardziej niż brak GPT.
Łączniki do dysku i poczty
ChatGPT w planie firmowym może łączyć się z dyskiem, pocztą i kalendarzem, zależnie od planu i zgody administratora. Łącznik widzi to, do czego dostęp ma zalogowany pracownik, więc najpierw przeglądam udostępnienia na dysku. Włączam łączniki pojedynczo, od tego, którego zespół faktycznie potrzebuje. Gdy asystent ma działać w systemach firmy, na przykład w CRM albo programie magazynowym, lepiej sprawdza się integracja ChatGPT API z aplikacją firmową.
Pierwszy miesiąc i przegląd
Zaczynam od kilku osób, które dziś korzystają z czatu najczęściej. Zespół poznaje narzędzie na szkoleniu z AI dla pracowników. Po miesiącu robimy przegląd:
- kto korzysta regularnie, a kto ma licencję i jej nie używa,
- które GPT i projekty pracują, a które można usunąć,
- czy włączone łączniki są potrzebne,
- co dopisać do zasad korzystania z AI.
Najczęstsze pytania
Ile kosztuje wdrożenie ChatGPT w firmie?
Licencje opłacasz bezpośrednio u OpenAI według aktualnego cennika, który sprawdzam przed zakupem. Moją pracę, czyli konfigurację przestrzeni, logowania, łączników i pierwszych GPT, wyceniam po rozmowie o liczbie osób i zadaniach.
Co z rozmowami na prywatnych kontach pracowników?
Zostają na prywatnych kontach, nie przenoszę ich hurtem. Proszę zespół, żeby dopracowane polecenia i ważne pliki odtworzył w projektach firmowych, a do pracy używał już tylko konta w przestrzeni firmy.
Czy każdy pracownik musi mieć licencję?
Nie. Zaczynam od osób, które codziennie piszą maile, oferty albo dokumenty. Po miesięcznym przeglądzie decydujemy, czy dać dostęp kolejnym osobom, czy zabrać licencję komuś, kto z niej nie korzysta.
Czy własny GPT może odpowiadać klientom na stronie?
W planie firmowym własny GPT służy zwykle pracownikom w przestrzeni firmy. Asystent dla klientów na stronie to osobne rozwiązanie, z własną bazą wiedzy i przekazaniem rozmowy do człowieka, opisane na stronie chatbot AI dla firm.
Powiązane strony
Chcesz przenieść zespół z prywatnych kont na firmowe?
Napisz, ile osób korzysta z ChatGPT i do jakich zadań. Odpowiem, od czego zacząć konfigurację.